Nutzerfreundlichkeit in der Materialstammdatenpflege
Gute Materialstammdaten bilden die Grundlage für ein sauberes Materialmanagement. Fehlerhafte Daten sorgen wiederum für Probleme in der Beschaffung, Bestandsführung und bei Materialbewegungen. Eine ständige Pflege der Stammdatenbank ist also essenziell für jedes Unternehmen. Welche Aspekte Sie bei entsprechenden Anwendungen fürs Datenmanagement beachten sollten, um einen möglichst nutzerfreundlichen Pflegeprozesse zu gewährleisten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Worauf sollten Sie achten?
Unabhängig von der genutzten Software gibt es einige Dinge, die man für eine möglichst hohe Nutzerfreundlichkeit beachten kann. Im Folgenden werden wir deshalb diverse Faktoren nennen, die dabei helfen, die Stammdatenpflege etwas einfacher und angenehmer zu gestalten.
Benutzerfreundliches Design
An erster Stelle steht natürlich eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche, eine klare Strukturierung und leichte Zugänglichkeit aller Funktionen sorgen für eine angenehme und stressfreie Bedienung. So sind Nutzer langfristig wesentlich zufriedener und effektiver.
Wenn zusätzlich die Möglichkeit der mobilen Unterstützung in Form einer App oder responsiven Webanwendung besteht, wird zudem ein hohes Maß an Flexibilität erreicht.
Automatisierung
Wiederkehrende und oftmals mühselige Routineaufgaben sollten bestmöglich automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise die automatische Übertragung von Stammdaten aus anderen Systemen und Dateien, sowie die Bereitstellung von Vorlagen. Dies reduziert letztendlich die Arbeitslast und erhöht die Effizienz.
Hilfefunktionen und Standards
Eine gut gestaltete Hilfefunktion kann den Nutzer bei der Eingabe von Daten unterstützen. Hierfür können beispielsweise Textanleitungen oder Video-Tutorials eingesetzt werden.
Dabei kann auch die Nutzung von gewissen Standards wie Dropdown-Listen und Kalenderfunktionen helfen, da so die Dateneingabe erleichtert und Fehler minimiert werden.
Schulung, Training und Feedback
Regelmäßige Schulungen und Trainings sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Anwendungen und Prozesse bestmöglich verstehen und mit ihnen produktiv arbeiten können. Stetiges Feedback ermöglicht zudem, dass die Anwendungen immer wieder verbessert und an die Nutzerbedürfnisse angepasst werden können.
Personalisierung
Darauf aufbauend ist dann die Möglichkeit zur Personalisierung zu erwähnen. Wenn Nutzer z. B. Schriftgröße und –farbe anpassen oder eigene Favoriten-Listen erstellen können, entsteht für jeden eine individuell angepasste User Experience, welche letztendlich die Nutzerzufriedenheit und Produktivität sicherstellt.
Einfache Materialstammdatenpflege mit SAP MDG
Eine sehr gute Möglichkeit zur Pflege der Materialstammdaten bietet die Nutzung von SAP MDG (Master Data Governance). In MDG können Sie alle relevanten Stammdaten an einem zentralen Speicherort lagern und von dort ganz einfach abrufen und verwalten. Ein Import von Daten aus verschiedensten Quellen, wie z. B. andere Systeme und Excel-Dateien, ist problemlos möglich. Diese werden wiederum direkt auf Plausibilität und Fehler geprüft, fehlerhafte Eingänge können dann von Verantwortlichen bearbeitet werden. Die Berechtigung für Änderungen an Stammdaten können Sie über Freigabe-Workflows erteilen und spezifizieren.
Zusätzlich können Nutzer die Anwendung über die Entwicklung eigener Datenmodelle an die Unternehmensstrukturen anpassen. So ist eine hohe Individualität gewährleistet, welche die Bedienung insgesamt nutzerfreundlicher für Mitarbeiter macht, da sie die Strukturen besser nachvollziehen können. Ein umfassendes Monitoring sorgt für generelle Transparenz und ermöglicht eine ständige Beobachtung der Prozesse innerhalb der Datenbereinigung und –freigabe.
Für SAP-erfahrene Nutzer ist der Einstieg in MDG etwas einfacher, in S/4HANA ist das Tool zudem schon direkt integriert. Ansonsten ist es auch als Standalone-System verfügbar. Darüber hinaus ist es sehr gut mit anderen SAP-Modulen vernetzbar, wodurch letztendlich zahlreiche Geschäftsprozesse profitieren. Generell gilt aber, dass mehr Integrationen und Systemverknüpfungen immer mit mehr Aufwand und somit auch Kosten verbunden sind. Einmal aufgesetzt, stellt MDG aber ein sehr mächtiges Werkzeug zur Stammdatenpflege dar. Wie Sie MM und MDG zusammenführen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Fazit
Für die Arbeit mit Anwendungen zur Materialstammdatenpflege sollten also diverse Aspekte vorhanden sein, damit ein reibungsloser und stressfreier Prozess gewährleistet wird. Besonders die Strukturierung und einfache Bedienbarkeit der Benutzeroberfläche sind dabei wichtig. Denn nur in einer angenehmen und geordneten Umgebung lässt sich langfristig produktiv und fehlerfrei arbeiten.
SAP MDG ist dabei das Tool für SAP-Nutzer mit großen und komplexen Datenmengen und verkörpert viele dieser Aspekte, wie z. B. eine individuelle Anpassung der Datenmodelle an die eigenen Unternehmensstrukturen und viele Möglichkeiten zur Automatisierung und Verwendung von Workflows. Die hohe Integration mit anderen Modulen, wie eben z. B. SAP MM, ermöglicht letztendlich eine zentrale und effiziente Verwaltung sämtlicher relevanter (Material-)Stammdaten.
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