Freigabe- und Berechtigungskonzept für eine saubere Materialstammdatenpflege
Eine gepflegte Stammdatenbank ist essenziell für reibungslose Prozesse innerhalb des Unternehmens. Speziell in Bezug auf Materialstammdaten können Abweichungen und Unregelmäßigkeiten wie Dubletten für erhebliche Probleme in der Produktion, im Beschaffungsprozess oder im Kundenmanagement sorgen. Wie Sie die Pflege der Stammdaten mithilfe eines guten Freigabe- und Berechtigungskonzepts wesentlich effektiver und fehlerfreier gestalten können, erklären wir in diesem Beitrag.
Warum benötigt es ein Berechtigungskonzept für Stammdaten?
Wenn zu viele Leute Zugriff auf die Materialstammdaten haben, können schnell Fehler passieren. Besonders häufig kommt es dann zur Entstehung von doppelten Datensätzen, also Dubletten. Aber auch schlichtweg fehlerhafte Einträge wie z. B. falsche oder veraltete Kunden- und Lieferantendaten sind oftmals Folge eines löchrigen oder nicht vorhandenen Berechtigungskonzepts.
Zudem stellt es eine Gefährdung der Sicherheit dar, wenn zu viele Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die Datenbank haben, bzw. die Berechtigung besitzen, Daten zu ändern. Allgemein sollten nur Mitarbeiter mit entsprechender Expertise und Verantwortung Zugriff auf bestimmte Datensätze haben.
Woraus sollte ein Berechtigungskonzept für Materialstammdaten bestehen?
Für ein entsprechendes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept sind verschiedene Aspekte wichtig und hilfreich. Im Folgenden werden wir Ihnen die wesentlichen Ansätze einmal kurz vorstellen:
Rollen und Berechtigungen verteilen
Kern eines effizienten Freigabe-/Berechtigungskonzepts ist die klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sowie eine genaue Definition der erforderlichen Berechtigungen für die Materialstammdatenpflege. Dazu gehört auch eine differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten auf die Materialstammdaten nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Materialtyp, Materialgruppe, Beschaffungskategorie oder Vertriebsorganisation. Zudem kann eine Einschränkung der Löschrechte für Materialstammdaten dazu beitragen, versehentliches oder böswilliges Löschen von wichtigen Daten zu verhindern.
Workflow-Steuerung
Für die eben genannte Rollen- und Berechtigungsverteilung eignet sich, bei gegebenen Umständen und Mitteln, eine Steuerung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen für Änderungen an den Materialstammdaten durch Workflows. So kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können.
Mehr zur Steuerung durch Freigabe- und Berechtigungsworkflows und mit welchen Tools sie umgesetzt werden können, erklären wir später in diesem Beitrag.
Überwachung und Reporting
Wichtig ist außerdem eine regelmäßige Überwachung der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Materialstammdatenpflege sowie ein Reporting von Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten. Dazu gehört eine entsprechende Protokollierung sämtlicher Änderungen an den Materialstammdaten, um nachvollziehen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat und wann diese stattgefunden haben.
Schulungen und Awareness-Programme
Allgemein empfehlen wir, regelmäßige Schulungen und Awareness-Programme für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchzuführen, um sie für die Bedeutung und Auswirkungen der Materialstammdatenpflege zu sensibilisieren und ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln.
Stammdatenpflege und Berechtigungssteuerung in SAP
Im ERP-Standard, bzw. innerhalb der Transaktion MM01 (Materialstamm erstellen) in SAP MM, lassen sich das Anlegen, Ändern und Anzeigen von Materialien über die Berechtigungen bereits sehr gut einschränken. So können einige Probleme hinsichtlich des Managements und der Berechtigungssteuerung schon weitgehend gelöst werden. Für bestimmte Nutzer werden dann einige der Reiter nicht mehr angezeigt, sie sind also in der Bearbeitung bewusst auf die für sie relevanten Felder fokussiert.
Mit SAP MDG (Master Data Governance) bietet SAP zudem ein umfangreiches Tool zur Stammdatenpflege. In MDG werden bereichsübergreifend sämtliche Stammdaten an einem zentralen Ort gesammelt. Somit wird eine wesentlich einfachere und übersichtlichere Pflege gewährleistet. Anwender sehen zudem jederzeit, wie sich die Stammdatensätze entwickeln, wer darauf zugreift und wie sich ein höherer Nutzen aus den Daten ziehen lässt.
Freigaben und Berechtigungen können Sie zudem optimal über entsprechende Workflows regulieren und einstellen. Beispielsweise werden Änderungen ganz einfach über einen Change Request angefragt. Wenn sich Daten im Prozess der Änderung befinden, werden sie in den sogenannten inaktiven Bereich versetzt und erst wieder für den Zugriff freigegeben, wenn der Workflow abgeschlossen ist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer mit den aktuellsten Daten arbeitet.
Die Workflow-Modellierung erfolgt dabei entweder über regelbasierte Workflows oder durch den Einsatz des klassischen SAP Business Workflows als Framework zur Abbildung und Optimierung von Prozessen. Bei letzterem können Sie diverse Workflowtemplates anpassen, indem Sie sie individuell für Ihr Unternehmen modifizieren. Außerdem ist es möglich, die Workflows zu automatisieren. Dadurch entstehen mit der Zeit eine gewisse Routine und Effizienz, da Ihre Mitarbeiter sich auf sichere, implementierte Prozesse verlassen können.
Zusätzlich ergibt sich für Berechtigungsrollen innerhalb von SAP MDG eine hohe Wiederverwendbarkeit, da sie auf Objektebene des eingesetzten ERP basieren. Das bedeutet also, dass Sie diese Rollen nur einmal definieren müssen und sie dann in verschiedenen Systemen einsetzen können.
Der Einstieg in SAP MDG ist für SAP-erfahrene Nutzer etwas einfacher, jedoch in jedem Fall anfangs mit viel Aufwand und Kosten verbunden, auch je nachdem, wie viele Subsysteme integriert werden sollen. Bei einer hohen Menge an Stammdaten lohnt sich dieser Prozess aber langfristig, denn einmal konfiguriert stellt MDG ein sehr mächtiges Werkzeug dar.
Fazit
Wie Sie sehen, ist die Ausarbeitung eines guten Berechtigungskonzepts an einige entscheidende Punkte geknüpft, welche sich mit etwas Planung und technischem Knowhow aber problemlos umsetzen lassen. Jedoch ist es besonders bei einer hohen Datenmenge offensichtlich, dass spezielle Softwaretools zum Einsatz kommen sollten, um diese Datenmassen langfristig fehlerfrei und effizient bewältigen zu können.
SAP-Nutzer sollten zunächst prüfen, ob die Funktionen der ERP-Tools nicht bereits ausreichen, um die Berechtigungen zu verteilen. Besonders bei großen und komplexen Datenmengen ist jedoch SAP MDG die beste Wahl. Das Tool verkörpert sämtliche angesprochenen Punkte, Freigabe- und Berechtigungsworkflows sorgen stets für hohe Transparenz und Sicherheitsstandards. Dabei lassen sich sämtliche Stammdaten eines Unternehmens an einem zentralen Ort sammeln, indem andere Module (wie eben z. B. SAP MM – Materialstammdaten) integriert werden.
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Unterstützung bei Berechtigungskonzepten zur Materialstammdatenpflege
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