Tim Lutz
27. März 2023

Einkäufe in SAP MM sauber planen

Ohne eine gute Einkaufsplanung funktioniert nichts. Materialien werden nicht pünktlich geliefert, der Bestand geht zur Neige, der fließende Beschaffungsprozess wird gestört - ein Problem mit einem Dominoeffekt, das sich auf das gesamte Unternehmen ausbreitet. Der Einkaufsprozess gestaltet sich oft schwierig. Wie Sie mit SAP MM sauber einkaufen, ist deshalb Thema dieses Beitrags.

Ein Einkaufsszenario: Was schieflaufen kann

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter X ist für den Einkauf von Mikrochips für eine Computerfirma zuständig. Dieser sucht den günstigsten Lieferanten heraus und gibt die Bestellung auf. Diese wird innerhalb der nächsten Woche geliefert. Schon da mahnt die Fertigungsabteilung, dass die Teile drei Tage zu spät geliefert wurden. Einen Tag später kommt die nächste schlechte Nachricht: Es handelt sich um die falschen Mikrochips, das hat man leider erst herausgefunden als die Chips eingebaut wurden – ein großes Desaster. Unter Zeitdruck müssen die Mikrochips noch einmal richtig bestellt werden, was wieder eine Woche mehr Zeit in Anspruch nimmt.

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Alltagseinkauf = SAP-MM-Einkauf?

So oder so ähnlich kann es tatsächlich im Beschaffungsprozess eines Unternehmens aussehen. Während Sie bei einem Wocheneinkauf in einem Supermarkt vielleicht einfach die falschen Äpfel kaufen, oder die Milch vergessen, werden in einem Unternehmen so die komplett falschen oder zu wenig Mikrochips bestellt. Die Problematik und deren Ursachen bleiben aber dieselben:

  • Schlechte Einkaufsplanung
  • Verfügbarkeiten nicht geprüft
  • Einkaufsprozess nicht richtig ausgeführt

Sie können natürlich die Äpfel auch einfach beim nächsten Einkauf besorgen oder schnell nochmal zurückfahren, um die Milch zu kaufen. Wenn Materialien nicht sauber eingekauft werden, sind die Folgen für ein Unternehmen jedoch fataler. Meist hat dies dann…

  • Über- oder Mangelbestand
  • Hohe anfallende Kosten durch Mehrfachbestellungen von Materialien
  • Eine beeinträchtigte Beschaffungskette, z. B. in der Lieferung
  • Zunehmende Fehlkommunikation zwischen Abteilungen des Materialmanagements

zur Folge.

In jedem Fall hat ein schlechter Einkaufsprozess negative Folgen. Auch wenn der private Einkauf und der in einem Unternehmen durchaus ihre Parallelen aufweisen, sind sie in ihrem Ausmaß definitiv zu unterscheiden. In einem Unternehmen behindert er die Produktivität massiv, was einschneidende finanzielle Folgen hat.

So kaufen Sie in SAP MM sauber ein

Wie kauft man jetzt also richtig ein? Gibt es eine empfohlene Vorgehensweise? Ja die gibt es! Denken Sie einfach immer wieder an einen normalen Einkauf zurück. Wie kann man diesen planen und durchführen, um alles richtig zu kaufen und das Budget einzuhalten?

Bedarfsermittlung

Wichtig ist vor allem im Voraus die Bestimmung des Bedarfs: Das können Sie selbst erledigen, indem Sie die Bestände im System durchsuchen und überprüfen. Wie Sie in SAP MM effektiv nach Materialien suchen können, erfahren Sie in diesem Beitrag. Sie können sich auch auf Verkaufsdaten stützen, um Bedarfsprognosen zu erstellen.

Bestellanforderung

Mit den Bestellanforderungen stellen Sie schließlich eine offizielle Anfrage zur Bestellung an die Beschaffungsabteilung.

Dafür erstellen Sie in SAP MM unter dem Menüpunkt “Einkauf” eine Bestellanforderung. Hier halten Sie Menge, Informationen über die Qualität, Bedarfstermin und Lieferadresse des Materials fest. Wenn Sie nicht über den Menüpunkt gehen möchten, bietet der Transaktionscode ME51N einen alternativen Weg dafür.

Neben der eigenen, manuellen Eingabe können auch andere Abteilungen Bestellanforderungen erstellen, die sie dann an Sie weitertragen. Ebenso können Automatisierungen helfen, welche immer dann die Bestellanforderungen automatisch erstellen, wenn ein Punkt im Materialbestand erreicht oder unterschritten wird. Merken Sie sich aber, dass automatisierte Anforderungen nur funktionieren, wenn die nötigen Daten dafür in der Bedarfsplanung konfiguriert werden.

Lieferantensuche

Ab diesem Punkt ist die Beschaffungsabteilung zuständig. Auf Grundlage der Bestellanforderungen suchen zuständige Mitarbeiter nun nach geeigneten Lieferanten. Im Lieferantenstamm in SAP MM können sie übersichtlich alle Lieferanten überprüfen, verwalten und vergleichen. Wie bei einem alltäglichen Einkauf können sie hier Preise der Lieferanten vergleichen und nach Mengenrabatten Ausschau halten, dann profitiert auch das ganze Unternehmen. Anschließend versenden die Mitarbeiter Angebotsanfragen.

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Bestellung aufgeben

Haben sie einen geeigneten Lieferanten gefunden, können sie eine Bestellung aufgeben. Dafür gehen sie in SAP MM unter dem Menüpunkt “Einkauf” auf “Bestellung”. Hier tragen Zuständige alle Informationen über den Lieferanten und aus der Bestellanforderung ein, überprüfen diese sorgfältig und schicken sie anschließend ab.

Im System muss der Einkaufs- und Lieferungsprozess nur noch überprüft und überwacht werden, damit Controller sichergehen können, dass alles pünktlich und gemäß den Anforderungen ankommt.

Buchhaltung

Ist die Lieferung pünktlich eingegangen, verbuchen die zuständigen Mitarbeiter diese in SAP MM und der Bestand wird aktualisiert. Die Bestellung ist damit erledigt.

Nachdem Ihre Abteilung richtig eingekauft hat, müssen die Rechnungen nur noch verarbeitet und verbucht werden. Das Finanzwesen klärt dann die Bezahlung der Lieferanten gemäß den Vereinbarungen.

Einkaufen in SAP MM mit Plan und Struktur spart Geld, Zeit und Nerven

Wie mit jedem Prozess in SAP gilt auch hier: Eine Vorausplanung gut durchdachter Prozesse und klarer Strukturen bewirken Wunder für ein Unternehmen. Auch beim Einkauf in SAP MM profitieren Sie davon. Haben Sie immer einen klaren Ablauf und eine durchdachte Struktur beim Einkauf von Materialien und beherrschen Sie die Funktionen und Prozesse von SAP MM, läuft der Beschaffungsprozess reibungsfrei ab. Wenn Sie diesen Prozess immer wieder durchlaufen, wird daraus Routine und damit ein geordneter und übersichtlicher Ablauf.

Haben Sie weitere Fragen?

Tim Lutz Fachbereichsleiter von Mindlogistik

Unterstützung im Einkauf mit SAP MM

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Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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