4 Gründe, warum eine Bestandsführung mit Excel nicht gut funktioniert
Warum führen Sie Bestände? Die Antworten darauf sind meist: Sie wollen wissen, welche Artikel oder Materialien gerade im Bestand zur Verfügung stehen und welche nicht. Sie wollen sich über den aktuellen Bestandswert informieren. Das Vertriebsteam möchte sicherstellen, ob es den Bedarf bei Kunden erfüllen kann. Die spannende Frage dabei ist jedoch, wie Sie die Bestände führen.
In kleineren Unternehmen wird häufig begonnen, die Bestände mit Excel zu führen. Das ist bis zu einer gewissen Größe auch völlig legitim. Sobald ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, ist es jedoch nicht mehr sinnvoll, die Bestandsführung mit Excel durchzuführen.
4 Gründe gegen eine Bestandsführung mit Excel
1. Sperren auf einer Excel-Datei
Sobald mehrere Nutzer auf eine Excel-Datei zugreifen möchten, erhöht sich schlagartig das Risiko, dass Daten falsch gepflegt werden und es zu Inkonsistenzen und somit zu Fehlern kommt. Heutzutage lassen sich Excel-Dateien durchaus von mehreren Benutzern bearbeiten, eine wirksame Sperre gegen Falscheingaben oder ähnliches gibt es allerdings nicht.
2. Pflegeaufwand
Sobald eine Excel-Datei eine gewisse Größe überschreitet, verwenden Ihre Mitarbeiter einen hohen Zeitaufwand damit, die Daten zu validieren und zu überprüfen. Das trifft gerade dann zu, wenn Sie mehrere Lagerorte besitzen und Bewegungen zwischen diesen stattfinden. Übrigens: Wussten Sie, dass 18% der Inventurdifferenzen auf organisatorische Mängel (z. B. Erfassungs-, Buchungs- und Bewertungsfehler) zurückzuführen sind? Nutzen Sie bestehende Informationen aus der Produktion, um große Inventurdifferenzen zu vermeiden.
3. Datenanalyse
Können Sie in Ihrer Excel-Datei zur Bestandsführung ablesen, wie Ihr Bestand beispielsweise letztes Jahr im August war? Wenn Sie viel Aufwand betreiben, dann sicherlich ja. Aber: Ist es der Aufwand wert?
4. Echtzeitdaten
In einer Excel-Datei werden niemals Echtzeitdaten des Bestands enthalten sein. Aber: Nur anhand von Echtzeitdaten lassen sich konkrete, nachhaltige Entscheidungen treffen.
Fazit
Nutzen Sie die Bestandsführung mit Excel oder wie läuft die Bestandsführung bei Ihnen? Ich freue mich auf Ihre Meinung in den Kommentaren. Brauchen Sie Unterstützung bei der Einführung eines Tools zur Bestandsführung? Wir vom Fachbereich Mindlogistik sind Experten auf dem Gebiet und können Ihnen dabei weiterhelfen – kontaktieren Sie uns einfach.
