Wie Sie Ihren Beschaffungsprozess im Einkauf optimieren
Wie organisieren Sie den Einkauf in Ihrem Unternehmen? Zentral über die Einkaufsabteilung oder dezentral, sodass jeder das bestellt, was er gerade braucht? Und sind Sie überwiegend zufrieden oder empfinden Sie Ihren Beschaffungsprozess als unkoordiniert, zu kosten- und zeitintensiv und würden ihn daher gerne optimieren? Mit einem E-Procurement-System etablieren Sie einen zentralen, automatisierten Bestell-Prozess, der Ihre Einkaufskosten senkt und auch die Effektivität nachfolgender Prozesse steigert.
Chaos im Einkauf – die Realität in vielen Unternehmen
Viele Unternehmen lassen ihren Einkaufsprozess dezentral über die einzelnen Abteilungen ablaufen. Das bedeutet, es gibt in der Regel kein vereinheitlichtes Verfahren für Bestellungen. Szenarien wie das Folgende sind daher keine Seltenheit: Ein Mitarbeiter benötigt neue Arbeitsschuhe. Er geht eigenständig auf die Website eines Lieferanten, wählt das passende Paar aus und bestellt es – ganz einfach, wie bei Amazon.
Ein paar Tage später treffen die Schuhe ein und der Mitarbeiter gibt die Rechnung in die Buchhaltung. Hier geht der Ärger los, denn die Buchhaltung kann damit erstmal nichts anfangen: Woher kommt diese Rechnung? War der Einkauf in die Bestellung involviert? Wie können wir die Schuhe abrechnen? Ohne es zu wissen, tritt der Mitarbeiter mit seinem Einkauf eine regelrechte Lawine an Verwaltungsarbeit los, die viel Zeit und Geld kostet. Durch dieses sogenannte Maverick Buying entstehen Unternehmen Mehrkosten von bis zu 15 %.
In einem anderen Szenario bestellt ein Mitarbeiter zwar über das dafür vorgesehene System im Unternehmen. Dieses ist aber sehr umständlich organisiert und arbeitet zudem mit Freitextbestellungen – Missverständnisse und zusätzlicher Aufwand sind auch hier vorprogrammiert.
Es geht auch anders: mit E-Procurement
Um endlich alle den Einkauf betreffenden Prozesse unter einen Hut zu bekommen, also zu zentralisieren, standardisieren und automatisieren, können Sie auf ein E-Procurement System wie SAP Ariba setzen. Die zentrale Beschaffung bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:
- Pro Warengruppe können Sie 2-4 % Kosten sparen
- Sie können jederzeit aktuelle Lagerbestände einsehen – und automatisch Waren nachbestellen lassen
- Alle Bestellungen laufen ausschließlich über ein zentrales System ab – so hat die Einkaufsabteilung bei jeder Bestellung die Möglichkeit, ihre Expertise einzubringen und günstige Konditionen sowie Preisvorteile auszuhandeln
- Die meisten Lösungen lassen sich problemlos an Ihr ERP-System anbinden, sodass Sie die Bestellungen für Folgeprozesse weiterverarbeiten können
Diese Punkte steigern die Effizienz Ihres Einkaufs und seiner Folgeprozesse sowie die Kosteneffizienz.
Zusätzlich ist es z. B. sinnvoll, einen zentralen Leitfaden für Bestellungen zu etablieren, der für jeden Mitarbeiter verpflichtend ist. Gestalten Sie den Einkaufsprozess transparent und kommunizieren Sie die einzelnen Schritte mit Ihren Mitarbeitern.
Fazit
Ganz egal wie Sie den Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen derzeit organisieren: Es ist nie zu spät für eine Verbesserung. Mit einem zentralen E-Procurement laufen all Ihre Einkäufe standardisiert über ein System ab. So haben Sie immer alle Bestellungen im Überblick und können diese zentral verwalten. Durch die Anbindung an Ihr ERP-System läuft der Beschaffungs-Prozess sowie seine Folgeprozesse insgesamt (kosten-)effizienter ab. Wenn Sie sich gerne mit den verschiedenen E-Procurement-Systemen oder speziell mit unserer Lösung beschäftigen und herausfinden möchten, welche Software am besten zu Ihnen passt, melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihre Fragen.
