SAP S/4HANA: Was Lean Services leisten und wo sie an ihre Grenzen stoßen
Lean Services sollen die Dienstleistungsbeschaffung unter S/4HANA vereinfachen. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass der schlanke Ansatz nicht in allen Szenarien eine gute Alternative zum SAP Modul MM-SRV darstellt. Im Folgenden betrachten wir, wann Lean Services sinnvoll einsetzbar sind.
SAP S/4HANA im Beschaffungsprozess von Dienstleistungen
SAP S/4HANA stellt viele Funktionalitäten bereit, die den Beschaffungsprozess von Dienstleistungen unterstützen. Die Technologie ermöglicht beispielsweise eine einfachere Erstellung, Anzeige, Änderung sowie Bearbeitung von Bestellungen für Dienstleistungen, indem alle Arbeitsschritte nur noch über einen neuen vereinfachten Prozessablauf, auch Lean Services genannt, erfolgen. Aufgrund dessen können Einkäufer automatische und manuelle Eingaben sowie andere Prozesse in kürzester Zeit erledigen. So kann die Effizienz der Bestellungen innerhalb eines Unternehmens optimiert und die Auftragsabwicklung verbessert werden. Dies sorgt für zusätzliche Transparenz, die für eine schnelle und genaue Verwaltung von Dienstleistungseinkäufen erforderlich ist.
Gleichwohl stößt dieses vereinfachte Modell in bestimmten Szenarien an Grenzen, insbesondere bei komplex strukturierten Dienstleistungsanforderungen. Dabei reicht der Funktionsumfang von Lean Services oft nicht aus, um detaillierte Leistungsverzeichnisse oder nachträgliche Leistungsänderungen flexibel abzubilden.
Vorteile von S/4HANA
Der Einsatz von SAP S/4HANA bringt Vorteile zur Verwaltung der Dienstleistungsbeschaffung mit sich. Aufgrund der nahtlosen Übergabe der Beschaffung und Verträge an ein Warenwirtschaftssystem können die Kosten für die Beschaffungsfunktionen nachhaltig gesenkt werden. Gleichzeitig wird durch die Verbesserung der Prozesseffizienz eine Einsparung in den Gesamtausgaben erzielt. Auf diese Weise können die jährlichen Einsparungen gesteigert werden. Für standardisierte oder einfache Dienstleistungsbedarfe ist Lean Services eine sinnvolle Lösung. Sobald jedoch komplexe Anforderungen wie die Gliederung in Leistungspositionen oder externe Leistungsverzeichnisse hinzukommen, ist der Nutzen eingeschränkt. Auch der Datenaustausch mit externen Partnern über strukturierte Formate wird bislang nicht durchgängig unterstützt.
Vergleich zwischen SAP S/4HANA und SAP ECC
Im Vergleich zu SAP ECC ermöglicht S/4HANA die personalisierte, workflow-basierte Freigabe von Leistungserfassungsblättern. Der jeweilige Ansprechpartner hierfür wird im Kopf des Leistungserfassungsblattes genannt. In S/4HANA können zudem (nicht) limitierte Bestellungen angelegt werden, die über die SAP Fiori-App “Leistungserfassungsblatt” quittiert werden. Jedoch bleibt festzuhalten: Bestimmte Funktionen aus dem MM-SRV-Modul, etwa die flexible Abbildung komplexer Leistungsbeziehungen, sind in Lean Services in vereinfachter Form realisiert oder entfallen ganz.
Welche Neuerungen gibt es?
Mit der S/4HANA kommen einige Änderungen für die Dienstleistungsbeschaffung auf den Markt. Da das S in S/4HANA bekanntlich für Simple steht, werden die einzelnen Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Dank SAP Fiori wird zudem eine einheitlich basierte Benutzererfahrung über alle Prozessschritte hinweg geschaffen. Dazu wurden folgende Rollen mit dedizierten SAP Fiori-Apps eingeführt:
- Käufer
- Kaufdokumente nach Anforderungsverfolgungsnummer
- Manager
Zur Vereinfachung steht auch nur noch ein Stammdatenobjekt für Materialien und Dienstleistungen zur Verfügung. Die Differenzierung der Materialen und Dienstleistungen wird stattdessen durch die Verwendung des Produkttyps vorgenommen. Zudem wurde die Materialart „SERV“ für Services eingeführt. Die Ansicht des Materialstamms ist damit übersichtlicher. Außerdem sorgt S/4HANA für eine Vereinheitlichung der Kunden- und Lieferantenstammdaten unter Geschäftspartnern.
Dennoch gehen diese Vereinfachungen auch mit Einschränkungen einher. So erschwert die Reduktion auf ein gemeinsames Stammdatenmodell in manchen Szenarien die Abbildung von komplexen Dienstleistungsstrukturen und nicht alle früheren Detailfunktionen aus MM-SRV sind in Lean Services vollständig vorhanden. Unternehmen sollten daher im Vorfeld prüfen, ob die neuen Strukturen ihre spezifischen Anforderungen ausreichend unterstützen, oder ob ergänzende Erweiterungen notwendig sind.
So profitieren Sie von den Neuerungen
Wenn Sie die Lean Services nutzen wollen, stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Einerseits können Sie einen Materialstamm mit der Materialart „SERV“ anlegen oder andererseits Infosätze anlegen lassen, in denen Sie die Preise für mehrere Lieferanten hinterlegen.
Die Leistungserfassungsblätter für Lean Services können Sie mit Hilfe der SAP Fiori-App „Leistungserfassungsblätter verwalten“ erstellen. Anschließend kann das erstellte Leistungsblatt bearbeitet und speichert werden. Neben der Verwaltung eines Leistungsblatts können Sie auch den Workflow für Leistungserfassungen anlegen. Hier können Sie festlegen, ob eine Freigabe für eine Genehmigung automatisch oder manuell erfolgen soll.
Wie Sie eine Dienstleistungsbestellung mit Dienstleistungsmaterial erstellen
Sobald Sie eine Dienstleistungsbestellung anlegen, übernimmt das Leistungsblatt automatisch die Daten aus der Bestellung und zeigt in den Positionen an, wie viel schon zurückgemeldet wurde. Die Leistungsblätter können nach dem Speichern in Genehmigung gesendet und auch wieder zurückgezogen werden. Komplexe Workflows können hierbei nach den neuen flexiblen Workflows hinterlegt werden. Nach der Genehmigung eines Leistungsblattes wird der Wareneingang automatisch erzeugt. Dementsprechend wird er auch bei einem Widerruf wieder automatisch storniert.
Fazit
SAP S/4HANA ermöglicht eine einfachere Dienstleistungsbeschaffung durch einen schlankeren Prozessablauf. Dies bietet einige Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel eine verbesserte Übersicht oder eine Arbeitserleichterung.
Allerdings gilt: Die Vereinfachung geht mit funktionalen Einschränkungen einher, die je nach Komplexität der Beschaffungsanforderung spürbar sein können. Unternehmen sollten daher sorgfältig prüfen, ob Lean Services im jeweiligen Einsatzgebiet ausreichen oder ob ergänzende Lösungen notwendig sind, um alle Anforderungen abzudecken.
