SAP Fakturierung

Was bedeutet eigentlich Faktura – was ist eine Fakturierung? Der Begriff Faktura wird häufig synonym zur Rechnung verwendet. Im Unternehmensalltag wird er als Oberbegriff genutzt, um alle möglichen Abrechnungsbelege für Geschäftsvorgänge zu bezeichnen.

Mögliche Belegarten sind zum Beispiel:

  • Kundenrechnung
  • Gutschrift
  • Lastschrift
  • interne Rechnung
  • Pro-forma-Rechnung
  • Stornobelege

Eine Faktura bezieht sich immer auf einen oder mehrere vorhergehende Geschäftsvorgänge. Aus der Faktura kann in SAP ein Beleg für den Kunden erzeugt werden. Dies kann ein gedrucktes Formular, ein PDF-Dokument oder eine Rechnung sein, die über ein elektronisches Interface (EDI) entgegengenommen wird.

Als Fakturierung werden alle Prozessschritte bezeichnet, die zum Erstellen einer Faktura notwendig sind und zur Buchhaltung gehören, zum Beispiel: Verfassen einer Rechnung, Verbuchen von Geschäftsvorgängen, Abwicklung von Rabattsystemen, Erstellen von Gutschriften.

Aufbau einer Faktura

Jede Faktura hat die gleiche Grundstruktur. Sie setzt sich aus einem Kopf und beliebig vielen Positionsdaten zusammen.

Zusammensetzung einer Faktura mit Kopf und Positionsdaten

Kopfdaten

Auf der Kopfebene sind allgemeine Daten zur Faktura hinterlegt:

  • Art der Faktura
  • Regulierer
  • Status
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • Kopfkonditionen (Preise, Rabatte…)
  • Termine

Positionsdaten

Auf der Positionsebene werden Informationen zu den fakturierten Waren oder Dienstleistungen vermerkt. Zu den Informationen gehören: Menge, Gewicht, Volumen, Detailinformationen zum Material und Positionskonditionen. In SAP sind zudem Preisfindungsinformationen aufgeführt.

Fakturierung in SAP

Eine Faktura ist in den Vertriebsprozess eingebettet. Sie ist immer mit einem oder mehreren Vorgängergeschäftsvorgängen verbunden und löst Folgevorgänge aus.

Jede Faktura muss sich zwingend auf einen vorhandenen Vertriebsbeleg beziehen, zum Beispiel eine Gutschriftanforderung oder eine Lieferung, der in der Vorgangshistorie einsehbar ist. Anwender können im SAP-System nach Fakturen suchen, die für einen bestimmten Vorgängervorgang angelegt wurden.

Die Daten für die Faktura werden in SAP größtenteils automatisch aus dem Geschäftsvorgang abgeleitet, für den die Faktura erstellt wird. Anschließend werden alle Daten an das Rechnungswesen weitergeleitet. Ab dann können die Daten zum Großteil nicht mehr geändert werden. Ausnahmen gelten zum Beispiel für das Gültigkeitsdatum der Faktura (z.B. für die Ermittlung der Zahlungsfrist).

Nach dem Weiterleiten der Daten an das Rechnungswesen können weitere Folgevorgänge ausgelöst werden, wenn ein Kunde zum Beispiel eine Rechnung moniert. In diesem Fall können Anwender eine Reklamation im System anlegen.

Aus der Faktura können für den Kunden Belege erstellt werden. Dazu werden mithilfe der SD-Nachrichtenfindung über SAPScript, Smartforms oder Adobe Interactive Forms Formulare erzeugt. Sie können an die individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden.

SAP Fakturierung – Vorgehensweise

Wie wird eine Faktura in SAP angelegt und bearbeitet? Dazu gilt es, sich zunächst mit dem Aufbau des Belegs vertraut zu machen:

Belegstruktur

Wie jede Faktura bestehen Fakturen in SAP aus Kopf und Positionen. Im Kopf werden allgemeine Daten eingetragen, die für die gesamte Faktura gelten. In den Positionen werden Daten eingetragen, die nur für die jeweilige Position Gültigkeit haben.

Kopfdaten (Beispiele)

  • Nummer des Regulierers
  • Faktura-Datum
  • Belegwährung
  • Nettowert der gesamten Faktura
  • Preiselemente auf Kopfebene
  • Zahlungsbedingungen und Incoterms
  • Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers

Positionen (Beispiele)

  • Materialnummer
  • Fakturamenge
  • Gewicht und Volumen
  • Nettowert der einzelnen Positionen
  • Preiselemente der einzelnen Positionen
  • Nummer des Referenzbelegs für die Faktura

Vorgehensweise

Um eine neue Faktura anzulegen, wählen Anwender im Bild Fakturierung „Faktura anlegen“ aus. Sie befinden sich dann im Bild, in dem die notwendigen Daten eingetragen und automatisch eingefügte Daten geprüft werden können.

Zunächst sollten Anwender in der Spalte „Beleg“ die Nummern der Vertriebsbelege eingeben, für die die Faktura erstellt wird, beispielsweise Lieferungen, Aufträge oder Gutschriftanforderungen.

Sollen nur einzelne Positionen und/oder Teilmengen fakturiert werden, wählen Anwender die „Positionsauswahl“, markieren die gewünschten Positionen oder geben Teilmengen für einzelne Positionen vor.

Hinweis: Für die Positionsauswahl bei lieferbezogener Fakturierung muss die Fakturarelevanz des Positionstyps das Kennzeichen K haben.

Um erstellte Fakturen anzusehen und zu verändern, wählen Anwender „Bearbeiten > Ausführen“. Damit wird die Vordergrundverarbeitung ausgelöst.  Treten Fehler auf, finden Anwender Hinweise, die zur Lösung beitragen können, im Protokoll („Bearbeiten > Protokoll“).

„Faktura > Sichern“ stellt die Hintergrundverarbeitung sicher und erstellt die Faktura. Achtung: Danach haben Anwender keine Möglichkeit mehr, die Faktura zu ändern. Stellen sie später fest, dass die Faktura fehlerhaft oder unvollständig ist, müssen sie die Faktura stornieren. Sind die Vertriebsbelege dagegen nicht fehlerhaft oder unvollständig, wird die Nummer der zuletzt erstellten Faktura angezeigt.

Fazit

Die Fakturierung ist ein zentraler Prozessschritt im Vertrieb. In SAP können Fakturen zeitsparend und effizient erstellt werden, da sie auf bereits bestehende Daten zurückgreifen und sich nahtlos in den bisherigen Kundenvorgang einfügen.

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