Tim Lutz

5. Juni 2023

Aufbau und Einzelschritte

Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst zahlreiche Einzelschritte und betrifft neben den Bedarfsträgern insbesondere den Einkauf, die Lagerlogistik und die Buchhaltung. Im Vordergrund der einzelnen Vorgänge stehen der Datenaustausch zwischen dem einkaufenden Unternehmen und dem Lieferanten. Zudem enthält P2P in der Regel mehrere interne Prüf- und Freigabeschritte.

Im Allgemeinen kann der Purchase-to-Pay-Prozess wie folgt skizziert werden:

• Schritt 1: Erstellen einer Bedarfsmeldung durch den Bedarfsträger
• Schritt 2: Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung
• Schritt 3: Bestellung bei Lieferanten
• Schritt 4: Bestellbestätigung (Auftragsbestätigung) vom Lieferanten erhalten
• Schritt 5: Wareneingang mit Bezug zur Bestellung buchen
• Schritt 6: Rechnung empfangen und erfassen (unterschiedliche Formate)
• Schritt 7: Abgleich von Rechnung und Bestellung
• Schritt 8: Freigabe der Rechnung
• Schritt 9: Zahlung

Bedeutung in der betrieblichen Praxis

Der vorherige Abschnitt zeigt, dass Purchase to Pay ein durchaus komplexer Prozess ist, an dem viele Organisationseinheiten und Mitarbeiter beteiligt sein können. Werden sämtliche Schritte manuell durchlaufen, entsteht daher ein enormer finanzieller und zeitlicher Aufwand. Zudem ist der Prozess in diesem Fall häufig zu schwerfällig und zu langsam, wodurch regelmäßig Skontoverluste eintreten. Nicht zuletzt fehlt oftmals der Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Vorgänge aktuell befinden. Dies erschwert unter anderem die Liquiditätsplanung.

Das Ziel ist es daher, Purchase to Pay in möglichst hohem Maße zu automatisieren. Hierfür sind Software-Lösungen erforderlich, die eine Abbildung der Prozessschritte ermöglichen und die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe auf ein Minimum reduzieren.

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Funktionsweise von Purchase-to-Pay-Systemen

Um sämtliche Schritte im P2P-Prozess digital abzubilden, sind mehrere Software-Komponenten erforderlich. Zu nennen sind insbesondere die folgenden:

• E-Procurement-Lösung (inkl. Lieferantenkataloge), vergleichbar mit einem Online-Shop
• ERP- oder Warenwirtschaftssystem
• Lösung zum elektronischen Austausch von Dokumenten (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen), z.B. EDI (Electronic Data Interchange)
• Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen (für alle Rechnungsformate, auch eingescannte Papierrechnungen)
• Buchhaltungssystem für die elektronische, automatisierte Zahlung

Nachfolgenden werden diese Lösungsbestandteile näher beschrieben.

E-Procurement-Lösung

Insbesondere bei alltäglichen Bedarfen mit geringem Wert, zu denen beispielsweise Büromaterial oder Hilfsstoffe zählen, sollte der Purchase-to-Pay-Prozess in einem internen Shopsystem beginnen. Dieses kann die Artikelkataloge der Stammlieferanten enthalten und ermöglicht es dem Bedarfsträger, den Beschaffungsvorgang eigenständig durchzuführen. Bei nicht vorhandenen oder höherwertigen Artikeln kann ein E-Procurement-System auch dazu verwendet werden, eine frei formulierte, elektronische Bedarfsmeldung im Einkauf zu platzieren. Die E-Procurement-Lösung sollte außerdem in der Lage sein, individuelle Freigabeprozesse abzubilden.

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ERP- oder Warenwirtschaftssystem

ERP- und Warenwirtschaftssysteme sind ebenfalls integraler Bestandteil von Purchase to Pay. Hier werden alle prozessrelevanten Stammdaten wie Lieferanten und Materialien vorgehalten. Die Systeme dienen zudem der Verwaltung wichtiger Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingängen. Im Optimalfall führen die Vorgänge aus der vorgeschalteten E-Procurement-Lösung automatisch zur Anlage von Belegen im ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem, sodass manuelle Eingriffe nicht notwendig sind. Weiterhin sind die Software-Lösungen für die Erfassung von Wareneingängen erforderlich.

Lösung zum elektronischen Austausch von Dokumenten

Der papierlose Austausch von Daten zwischen einkaufendem Unternehmen und Lieferant ist eines der wichtigsten Merkmale von Purchase to Pay. Das Ziel ist es, alle relevanten Belege (insbesondere Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen) elektronisch zu übermitteln. Systemtechnisch kann dies entweder über ein ERP-System oder eine separate Middleware abgebildet werden. Optimal ist es, wenn die Daten direkt – also ohne manuelle Importe und Exporte – in die Systeme beider Partner einfließen. Hierfür sind standardisierte Verfahren und Formate erforderlich.

Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Neben der Beschaffung ist die Eingangsrechnungsverarbeitung der zweite wichtige Teil des P2P-Prozesses. Die Herausforderung liegt in diesem Bereich darin, dass Lieferantenrechnungen in unterschiedlichsten Formaten (Papier, PDF, XML usw.) eingehen. Für diese Problematik gibt es mehrere Lösungsansätze. Zunächst kann angestrebt werden, dass alle Lieferanten ihre Rechnungen in einem einheitlichen elektronischen Format (“E-Invoicing”) bereitstellen. Da in der Praxis jedoch nicht alle Lieferanten diese Anforderung erfüllen können oder möchten, sind folgende Optionen denkbar:

• Einschaltung eines Dienstleisters, der Eingangsrechnungen in das gewünschte Format umwandelt
• Einsatz einer Lösung, die alle Eingangsrechnungsformate verarbeiten kann

Letzter Ansatz erfordert das Vorhandensein eines Scanners mit Zeichenerkennungssoftware, sodass auch Papierrechnungen automatisiert verarbeitet werden können.

Buchhaltungssystem für die elektronische, automatisierte Zahlung

Das Ende von Purchase to Pay ist die Bezahlung der Lieferantenrechnung. Hier kommt erneut das ERP-System ins Spiel – diesmal mit seinem Buchhaltungsmodul. Ein hoher Automatisierungsgrad kann in diesem Bereich erreicht werden, wenn die Zahlung von Rechnungen anhand definierter Regeln erfolgt. Eine Regel dieser Art kann beispielsweise lauten: “Stimmen Bestellung und Wareneingangsbuchung überein, soll die Zahlung der Rechnung automatisch erfolgen.” Ergänzend können Regeln dieser Art an Wertgrenzen, deren Überschreiten eine manuelle Freigabe erfordert, gekoppelt werden.

ERP-Software hat in diesem P2P-Prozessschritt außerdem eine wichtige strategische Bedeutung. Sie ermöglicht es, Zahlungsströme differenziert zu steuern. Hierbei lassen sich beispielsweise Aspekte wie die aktuelle Liquidität und Skonti berücksichtigen.

Fazit

Purchase to Pay (P2P) ist ein geschäftsinterner Prozess, der den gesamten Ablauf von der Beschaffung bis zur Bezahlung von Waren im Unternehmen umfasst. Dieser Prozess ist in verschiedene Schritte unterteilt. Dazu gehören Faktoren wie die Bedarfsmeldung, die Bestellung, der Wareneingang, die Rechnungserfassung, der Abgleich von Rechnung und Bestellung, die Freigabe der Rechnung und die abschließende Zahlung.

Die manuelle Durchführung des P2P-Prozesses ist zeitaufwendig und führt zu ineffizienten Abläufen bzw. mangelndem Überblick. Daher streben Unternehmen an, den Prozess weitgehend zu automatisieren. Dafür sind entsprechende Software-Lösungen erforderlich. Diese umfassen E-Procurement-Lösungen, ERP- oder Warenwirtschaftssysteme und Lösungen für den elektronischen Dokumentenaustausch. Darüber hinaus gibt es Software Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie Buchhaltungssysteme für die elektronische Zahlung.

Die Implementierung von P2P-Systemen ermöglicht eine effizientere und transparentere Abwicklung des Beschaffungs- und Zahlungsprozesses, was zu Kosteneinsparungen, Fehlerminimierung und einer verbesserten Liquiditätsplanung führt.

FAQ

Was ist der Purchase-to-Pay Prozess?

Purchase to Pay (P2P), auch bekannt als Procure to Pay, ist ein Unternehmensprozess, der beim Einkauf von Waren beginnt und mit der Bezahlung der Lieferantenrechnung endet.

Was ist der Unterschied zwischen S2P und P2P?

Procure-to-Pay ist ein Teil des gesamten Source-to-Pay-Systems. Beim P2P geht es darum, was zwischen der Bedarfsanforderung und der tatsächlichen Bezahlung passiert. Das S2P berücksichtig schon von Anfang an das Lieferantenmanagement.

Haben Sie weitere Fragen zu Purchase-to-Pay? Dann nehmen Sie zu uns gerne Kontakt auf.

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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