Tim Lutz
5. Juni 2023

Punch-Out Kataloge

Punch-Out beschreibt eine Art der Katalogbeschaffung, bei der der Einkäufer über sein Beschaffungssystem auf den Online-Shop des Händlers zugreift. Doch wie genau unterscheiden sich Punch-Out- von herkömmlichen (CIF)-Katalogen, wie läuft der Bestellprozess ab und wie können Sie Punch-Out-Kataloge in Ihr System integrieren? In diesem Beitrag erfahren Sie es.

Was ist Punch-Out?

Lieferanten, die Punch-Out-Kataloge nutzen, betreiben eigene Online-Shops, über die sie ihre Ware verkaufen. Die B2B-Anwendung ermöglicht es Käufern, über die eigene Beschaffungssoftware auf die Webseite des Lieferanten zuzugreifen. Über ihre Online-Shops stellen die Händler ihren Kunden Artikelbeschreibungen, Standard-Preise und verschiedene Funktionen wie z. B. 360°-Ansichten der Produkte zur Verfügung. Beim Punch-Out verlässt der Anwender sein eigenes Beschaffungssystem und wechselt in den extern angebundenen Katalog des Lieferanten.

Katalogbeschaffung mit CIF

Catalog Interchange Format (CIF) war der Katalogstandard, bevor es Punch-Out gab. CIF ist ein elektronisches Dateiformat, das Lieferanten verwendet haben, um Katalogdaten an ihre Kunden zu übertragen. Unternehmen laden die Produktdaten des Lieferanten also in ihr eigenes Beschaffungssystem, sodass sie ihnen direkt in ihrer Einkaufslösung zur Verfügung stehen. Der Nachteil bei diesem Standard: Es ist relativ zeitaufwändig, kleinere Änderungen im CIF-Katalog vorzunehmen, bspw. ein neues Produkt hinzuzufügen. Lieferanten müssen dann den gesamten Katalog neu veröffentlichen und Unternehmen diesen erneut herunterladen. Das ist für beide Seiten ineffizient und zeitintensiv.

CIF-Kataloge ergeben daher vor allem für Lieferanten Sinn, deren Sortiment relativ klein ist und die ihren Kataloginhalt nur selten aktualisieren müssen. Besteht hingegen eine hohe Fluktuation der Katalogartikel, ergibt eine alternative Katalogform wie Punch-Out Sinn.

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Katalogbeschaffung mit Punch-Out

Wie bereits beschrieben, ist Punch-Out eine B2B-Anwendung, mit der einkaufende Unternehmen über die eigene Procurement-Software auf die Webseite ihrer Lieferanten zugreifen können. Dazu verlassen Sie Ihr eigenes System und geben den webbasierten Katalog Ihres Lieferanten im Browser ein, um seine Webseite zu öffnen. Beim technischen „Betreten“ des Online-Shops werden in der Regel auch Benutzerinformationen an den Shop übermittelt, sodass dessen Sortiment sowie kundenspezifische Konditionen angepasst werden können. So zeigt Ihnen der Shop bspw. die Produkte an, die aufgrund Ihrer Branche oder Ihrer Bestellhistorie am ehesten interessant für Sie sind. Aus dem Katalog wählen Sie die gewünschten Artikel aus und fügen diese dem Warenkorb auf der Webseite hinzu. Über diesen führen Sie allerdings nicht die tatsächliche Bestellung durch. Stattdessen wird der Warenkorb auf der Webseite des Lieferanten, wenn Sie diese schließen, mit dem Warenkorb Ihres E-Procurement-Systems synchronisiert. Sie führen die Bestellung dann wie gewohnt über Ihr eigenes System durch.

Diese Vor- und Nachteile bietet Punch-Out

Gegenüber der herkömmlichen Katalogbeschaffung, bei der die Katalogdaten der Lieferanten in das eigene System geladen werden, bietet Punch-Out einige Vor- und Nachteile.

Nachteile

  • Sie müssen zwischen Ihrer Beschaffungslösung und dem Katalog hin- und herwechseln: Da beide Systeme unterschiedliche Benutzeroberflächen und Artikelstrukturen haben, fällt es Anwendern möglicherweise schwer, sich auf Anhieb zurecht zu finden.
  • Weiteres Potenzial für Verwirrung bieten die verschiedenen Einkaufswägen in den beiden Lösungen. Während der Einkaufswagen im Online-Shop des Händlers lediglich dazu dient, ausgewählte Artikel zu speichern und später an das unternehmensinterne E-Procurement-System zu übertragen, ist der Einkaufswagen im eigenen System der Ausgangspunkt, um die eigentliche Bestellung abzuwickeln.

Vor allem Nutzer, die die unterschiedlichen Punch-Out-Kataloge nur gelegentlich nutzen, könnten Probleme haben, sich zu orientieren und müssen sich immer wieder neu zurechtfinden.

Vorteile

  • Punch-Out-Kataloge vereinfachen Unternehmen den Einkaufsprozess, weil der Schritt, Katalogdaten verschiedener Lieferanten runterzuladen und zu aktualisieren, entfällt.
  • Trotzdem werden alle Bestellungen über das eigene System, also zentral und einheitlich, abgewickelt.
  • Da Lieferanten ihre Punch-Out-Kataloge online pflegen und in Echtzeit aktualisieren können, erhalten Sie aktuellere Informationen über die Artikel. Dazu zählt Verfügbarkeit, aktuelle Rabatte, Versandkosten, usw.
  • Punch-Out-Kataloge lassen sich an die Vertragsvereinbarungen mit dem jeweiligen Unternehmen anpassen (bspw. in Bezug auf Versandarten und Bestellmethoden).

So läuft die Punch-Out-Integration ab

Um externe Kataloge in Ihr System zu integrieren, benötigen Sie zunächst eine geeignete Schnittstelle wie bspw. eine Ariba-Punch-Out-Schnittstelle für Unternehmen, die ihr E-Procurement mit Ariba realisieren oder eine SAP-OCI-Schnittstelle für Unternehmen, die ihre elektronische Beschaffung über SAP SRM laufen lassen.

Des Weiteren sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass alle Benutzer des Kataloges uneingeschränkten Zugriff auf das Internet haben müssen. Punch-Out Kataloge setzen schließlich die Implementierung und Verwaltung einer interaktiven Website voraus, die rund um die Uhr erreichbar ist. So stellen Sie sicher, dass die Benutzer zu jeder Zeit auf den Katalog zugreifen können.

Dieser und auch die folgenden Schritte erfordern viel technisches Knowhow, vor allem im Bereich der XML- und cXML-Programmierung. Aus diesem Grund raten auch die Hersteller ihren Kunden meist, die Punch-Out-Integration auszulagern und von externen Experten durchführen zu lassen.

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Für diese Produkte lohnen sich Punch-Out Kataloge

Punch-Out Kataloge eigenen sich für viele verschiedene Produkte. Erstens sind sie ideal für Produkte mit einer großen Anzahl an Konfigurationen und Optionen. Die Faktoren, die Sie hier kombinieren können, sind z.B. Farben, Größen oder verschiedene Liefermethoden. Zweitens können Sie sie für Bestände verwenden, die mehrere Tausend Artikel umfassen. Drittens sind sie besonders nützlich für Produkte, deren Preise auf vorher vereinbarten Verträgen basieren. Dies ermöglicht eine benutzerdefinierte Preisfestsetzung. Darüber hinaus eignen sich Punch-Out Kataloge auch für Produkte, die Sie für jeden Kunden individuell anpassen müssen.

Fazit

Lieferanten, die ihren Kunden Punch-Out-Kataloge zur Verfügung stellen, betreiben quasi eigene Online-Shops, über die Unternehmen bei ihnen einkaufen können. Demnach beschreibt der Begriff Punch-Out ein Beschaffungsverfahren, bei dem Unternehmen diese Kataloge statt herkömmlicher CIF-Kataloge nutzen. Das Besondere dabei: Die Katalogdaten werden nicht mehr in das eigene Procurement-System geladen – stattdessen verlassen Einkäufer ihr eigenes System kurzzeitig und suchen gewünschte Artikel im Online-Shop des Händlers. Der Einkaufswagen im eigenen System wird dann mit dem des Online-Shops synchronisiert, sodass der eigene Bestellvorgang weiterhin zentral über das eigene System abläuft.

Punch-Out im eigenen Unternehmen zu integrieren ist allerdings nicht ganz einfach, da hier viel technisches Knowhow notwendig ist. Wenn Sie sich Unterstützung hierbei wünschen oder ansonsten weitere Fragen zum Thema haben, melden Sie sich gerne bei uns. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!

FAQ

Was ist Punch-Out?

Punch-Out ist eine Art Katalogbeschaffung und B2B-Anwendung, bei der der Einkäufer über sein Beschaffungssystem auf den Online-Shop, bzw. den extern angebundenen Katalog des Händlers zugreift. Der Händler stellt seinen Kunden dort Artikelbeschreibungen, Standard-Preise und verschiedene andere Funktionen zur Verfügung.

Wie funktioniert Punch-Out?

Zunächst verlassen Sie das eigene System und greifen auf den webbasierten Katalog des Lieferanten zu. Basierend auf der eigenen Branche und Bestellhistorie zeigt der Shop bereits Produkte an, die Sie interessieren könnten. Legen Sie dann Produkte in den Warenkorb, wird dieser mit Ihrem E-Procurement-System synchronisiert und Sie führen die Bestellung wie gewohnt durch.

Welche Vorteile bieten Punch-Out-Kataloge?

Zum einen fällt der Schritt weg, Katalogdaten verschiedener Lieferanten herunterzuladen und zu aktualisieren, während alle Bestellungen über das eigene System, zentral und einheitlich, abgewickelt werden. Des Weiteren können Lieferanten ihre Punch-Out-Kataloge aber auch stets online pflegen und in Echtzeit aktualisieren, wodurch die Artikelinformationen immer aktuell bleiben. Insgesamt wird so der gesamte Einkaufsprozess stark vereinfacht.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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