Simon Gottheil
 - 11. April 2019

Schichtplanung – so funktioniert es auch in der Logistik

Personaleinsatzplanung mit Hilfe von SAP

Wenn wir mit Kunden aus der Logistik im Bereich Schichtplanung sprechen, dann fällt schnell auf, dass es hier so manche Herausforderungen gibt, die es zu meistern gilt.

Herausforderungen in der Schichtplanung

  • Einplanen von Leiharbeitnehmer
  • Studenten und Schüler unterstützen unregelmäßig
  • Nicht alle Mitarbeiter haben einen PC oder gar SAP Zugriff
  • Häufig wechselnde Besetzung
  • Gesetzliche Anforderungen an Arbeitszeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter
  • Mehrschichtbetrieb in allen Variationen

Nach erfolgter Schichtplanung trifft dann die theoretische Planung auf die Praxis, Zeiterfassung der Mitarbeiter, Urlaubsplanung, Sonderwünsche der Mitarbeiter, spontane Krankheiten oder regelmäßige Berufufsschultermine oder Betriebsratssitzungen erschweren die Arbeit.

Unsere Lösung: Planung muss Hand in Hand mit Ihren Logistikprozessen funktionieren

Ihr SAP System beinhaltet bereits viele Daten, die für die Planung benötigt werden. Mitarbeiter sind im HR erfasst, Auftragssituation kann abgelesen werden, Zeitwirtschaftsdaten existieren ebenfalls dort und diese Liste lässt sich ewig weiter führen. Daher arbeiten wir mit mindsquare Personaleinsatzplanung die neben einer modernen Oberfläche genau diese Daten zusammenbringt und die Planung so deutlich vereinfacht.

Personaleinsatzplanung - Demo

Diese Daten fließen in unsere Planung

Anbei ein paar Datenbeispiele die wir zur automatischen Planung und Anzeige im System verwenden

  • Aktuelle und prognostizierte Auslastung in den logistischen Prozessen (auf Grundlage von Bewegungsdaten aus dem SAP System)
  • Schichtpläne
  • Abwesenheiten wie Urlaube und Krankheiten
  • Vertretungen und Schichtverschiebungen
  • Personalstammdaten – Namen –
  • GLZ Konten, Überstundenkonten etc.

Eingaben in der Personaleinsatzplanung

Mit diesen Daten kann dann wie folgt weiter gearbeitet werden:

  • Erfassung von Leiharbeitnehmern
  • Planung von Schichten und Zuweisung der Funktionen
  • Urlaubsplanung
  • Erfassung von Zeitdaten – Stempelungen, Mehrarbeiten, Krankheiten etc.
  • Bedarfsdefinition auf Basis Ihrer Logistikdaten
  • Prüfung der Planung auf gesetzliche Konformität
  • Erkennen von Über- und Unterdeckung
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Das Ergebnis – Saubere Daten direkt im SAP

Dadurch, dass wir keine neuen Systeme verwenden, sondern direkt im SAP agieren, werden alle Daten direkt wieder ins System geschrieben.

Es entfällt die Doppelpflege die sonst zur Übertragung von Excel in SAP oder ähnliches notwendig wäre. So befinden sich die Urlaube bereits am Mitarbeitern und Überstunden sind sauber in das System übertragen und genehmigt. Sie brauchen auch eine Rückmeldung in die Logistik – kein Problem – durch die volle Integration ist auch das schreiben von Kapazitäten in Logistik und Produktion ohne Probleme möglich.

Fazit: Schichtplanung funktioniert am besten in einem integrierten System

Wenn Logistik und HR Daten Hand in Hand verwendet werden, entstehen große Einsparpotentiale. Durch einen hohen Automatisierungsgrad und Reduktion von Datenpflege freuen sich Ihre Mitarbeiter für mehr Zeit für das Wesentliche. Darüber hinaus sorgen individuelle Prüfungen für Konformität zu Ihren internen Prozesse und externen Verpflichtungen wie Normen oder Gesetzen.

Sind Sie neugierig geworden, schauen Sie sich doch einfach unsere Demo an https://personaleinsatzplanung.activate-hr.de/demo/.

Simon Gottheil

Simon Gottheil

Ich bin Simon Gottheil, als Fachbereichsleiter kümmere ich mich gerne um Ihre Anfragen rund um SAP HR und SuccessFactors. Gerne zeige ich Ihnen auch neue Wege in der Personaleinsatzplanung auf.

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