Standard-Workflows für SAP MM
SAP Business Workflows ist ein einfaches Tool, um wiederkehrende, simple Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu standardisieren. Mit entsprechenden Workflows können Sie viele Geschäftsprozesse wesentlich effizienter gestalten und somit optimieren. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen den Nutzen dieses Werkzeuges und stellen die von SAP vorkonfigurierten Workflow-Szenarien für das MM-Modul vor.
Was sind SAP-Workflows?
SAP bietet über das eigene Framework Workflows, mit denen Unternehmen ihre individuellen Prozesse definieren und koordinieren können. Dabei können sowohl einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren als auch komplexere Geschäftsprozesse zwischen verschiedenen Abteilungen abgebildet werden.
Ihr Einsatzgebiet ist vor allem dort, wo bestimmte Abläufe sich oft und in einer genau definierten Reihenfolge wiederholen und viele Bearbeiter beteiligt sind. Workflows können zudem bei Fehlern und Ausnahmesituation eingreifen, indem sie automatisch starten, wenn ein zuvor festgelegtes Ereignis eintritt.
Allgemein betrachtet sollen Workflows aber vor allem Probleme im Bereich Kommunikation zwischen Bereichen und papiergebundene Prozesse lösen. Denn durch diese entstehen mehr Aufwand, Vorgänge dauern somit länger und kosten mehr Geld. Im Endeffekt sorgen Workflows also für optimierte Abläufe, sowie effizienteres und kostengünstigeres Arbeiten.
Welche Standard-Workflows gibt es für SAP MM?
SAP stellt für viele Module bereits einige vorkonfigurierte Standard-Workflow-Szenarien zur Verfügung. Für MM werden wir Ihnen diese im Folgenden einmal kurz zusammengefasst vorstellen:
Freigabe-Workflows in SAP MM
Freigabe von Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ) / Einkaufsbelegen (MM-PUR-GF)
Wenn eine Freigabe für eine/n Bestellanforderung/Einkaufsbeleg erfolgen soll, z. B. wenn der (Bestell-)Wert eine bestimmte Höhe überschreitet, wird der Freigabeberechtigte benachrichtigt und ein Workitem in den Eingang seines Business Workplace zugeteilt. Dabei wird eine Freigabetransaktion aufgerufen, mit der die Bestellanforderung freigegeben oder abgelehnt werden kann. Diese Bearbeitung kann direkt im Eingang erfolgen, somit muss die freigebende Person weder den Transaktionsnamen, Menüpfad oder Freigabecode wissen.
Dies ist besonders dann hilfreich, wenn das Freigeben von Bestellanforderungen/Einkaufsbelegen nicht zum Tagesgeschäft der jeweiligen Person gehört und deshalb möglichst einfach abzuwickeln sein muss, z. B. bei Vertriebsleitern oder dem Vorstand (bei besonders hohen Bestellwerten).
Freigabe preisgesperrter Rechnungen (MM-IV-LIV)
Wegen Preisabweichungen werden Rechnungspositionen in der Logistik-Rechnungsprüfung gesperrt und können nicht von der Finanzbuchhaltung gezahlt werden. Per Workflow können die zuständigen Einkäufer aber diesbezüglich informiert werden. Sie erhalten also ein Workitem in ihren Eingangskorb, mit dem sie die gesperrte Rechnungsposition bearbeiten können. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
- Bestellungen ändern
- Rechnungspositionen freigeben durch Löschen des Sperrgrunds
- Rechnungspositionen als nicht klärbar kennzeichnen
Wird die Preissperre durch die Bearbeitung von Bestellpreisen oder das Löschen der Sperrgründe aufgehoben, endet der Workflow. Bei “nicht klärbar” erhält ein zuständiger Rechnungsprüfer das Workitem und der Workflow wird auch nur durch diesen letztendlich beendet.
Rechnung vervollständigen
Zusätzlich können im Bereich der Belegvorerfassung Rechnungen, Gutschriften und nachträgliche Be- und Entlastungen vorerfasst werden. Wird dabei das Vorerfassen und Vervollständigen von Rechnungsbelegen von verschiedenen Bearbeitergruppen durchgeführt, kann der Workflow eingesetzt werden.
Das heißt dann, dass alle Nutzer, die dazu berechtigt sind, vorerfasste Rechnungsbelege zu vervollständigen, ein Workitem im Eingangskorb erhalten. Mit diesem lassen sich die vorerfassten Belege nun bearbeiten und es bleibt so lange, bis der Beleg vervollständigt oder außerhalb des Workflows vervollständigt, gelöscht oder gebucht wird.
Der Workflow endet dann, wenn ein Benutzer der Bearbeitergruppe oder Vervollständiger den Rechnungsbeleg
- vollständig sichert
- löscht oder
- bucht.
Verlängerung von Absprachen im Einkauf
Hier gibt es um Absprachen, welche meist für einen festen Gültigkeitszeitraum festgelegt werden. Am Ende wird eine Abrechnung durchgeführt. In manchen Fällen jedoch, wenn die Absprache länger gelten soll, können diese zusätzlich verlängert werden.
Diese Verlängerung muss erfolgen, bevor relevante Belege im Einkauf (z. B. Bestellungen) erfasst werden, deren Preisfindungsdaten in den Gültigkeitszeitraum der neuen Absprache fallen.
Die zuständigen Mitarbeiter im Einkauf, welche auch die Absprachen vereinbart haben, werden per Workflow über die Verlängerungstermine informiert. Dazu erhalten sie zu den jeweiligen Terminen ein Workitem im Eingangskorb, mit dem sie die Verlängerungstransaktion dann abrufen und bearbeiten können.
Fazit
Wir haben Ihnen nun die klassischen, vorkonfigurierten MM-Workflow-Szenarien von SAP vorgestellt, die Sie eins zu eins übernehmen könnten. Allgemein ist es aber natürlich möglich, jegliche einfachen Prozesse sowie wiederkehrende Aufgaben in SAP Business Workflow relativ einfach abbilden und automatisieren, was Ihnen langfristig Prozesskosten spart und die Effizienz erheblich steigert.
Haben Sie weitere Fragen?
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