Wie Sie durch E-Procurement-Systeme den Überblick über Ihre Bestellungen behalten
Viele Einzelbestellungen und ein hoher Beschaffungsaufwand – dies sind nur zwei Herausforderungen, mit denen sich die Mitarbeiter aus der Einkaufsabteilung tagtäglich beschäftigen müssen. Wie ein E-Procurement-System Ihnen einen Überblick über Ihre Bestellungen schaffen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Herausforderungen der Einkaufsabteilung
In vielen Unternehmen arbeitet die Einkaufsabteilung mit Freitextbestellungen, die per E-Mail oder Telefon getätigt werden. Diese Prozesse sind dezentral, nicht standardisiert und ineffizient. Die Folge: Sie behindern den Einkauf und verzögern Folgeprozesse.
Darüber hinaus stellen auch Bestellungen, die Ihrem SAP-System entgehen, eine große Herausforderung dar. Die einzelnen Bestellungen können meist nicht mehr dem richtigen Besteller zugeordnet werden. Dadurch verlieren Sie den Überblick, was nachträgliche Analysen Ihrer Einkäufe unmöglich macht. Maverick Buying ist hier das Stichwort.
Hier schafft ein E-Procurement-System Abhilfe
Damit Sie nun Güter für Ihr Unternehmen systematisch und effizient beschaffen können, muss ein System her, über das Sie all Ihre Beschaffungen tätigen und somit einen Überblick über alle Bestellungen einhalten können. Hier schafft ein E-Procurement-System Abhilfe.
Mit einem E-Procurement-System sind Sie in der Lage, Ihre Bestellungen von C-Gütern zu tätigen. Dabei ermöglicht das System nicht nur die Bestellabwicklung an sich, sondern bildet auch weitere Schritte ab, die nach einer Bestellung folgen. U. a. können Sie als Vorgesetzter die Bestellungen freigeben.
Das sind die Vorteile eines E-Procurement-Systems
Vielleicht stellen Sie sich jetzt die Frage, ob sich der Aufwand, der mit der Einführung eines E-Procurement-Systems einher geht, lohnt? Im Folgenden stelle ich Ihnen ein paar Vorteile vor, die Sie mit solch einer Lösung erhalten.
Prozesse werden automatisiert
Mithilfe eines E-Procurement-Systems lassen sich Ihre Einkaufsprozesse automatisieren – dadurch erhalten Sie enorme Zeiteinsparungs- und Effizienzsteigerungspotenziale. Manuelle Aufgaben wie das Telefonieren, Mailen oder die Auftragserstellung gehören der Geschichte an: Ihre Mitarbeiter bestellen nun mit ein paar Klicks ihre gewünschte Ware.
Bestellungen laufen über das SAP-System
Viele E-Procurement-Systeme besitzen bereits konfigurierte Schnittstellen, über die sich das E-Procurement-System in Ihr SAP-System integrieren lässt. Außerdem sind Sie in der Lage, das System mit Ihrer Finanzbuchhaltungs- und Rechnungsverarbeitungslösung verbinden. Somit erledigen Sie auch die finanzielle Abwicklung der Bestellungen am gleichen Ort.
Verständliche Prozesse für eine bessere Übersicht
Die meisten E-Procurement-Systeme verfügen über eine übersichtliche Nutzeroberfläche – dadurch stellt sich nicht nur die Bedienung des Systems als einfach dar. Ihre Mitarbeiter wählen über Kataloge die gewünschte Ware mit nur ein paar Klicks aus. Zudem sehen Sie hier auch alle Angebote ein, die Sie mit Ihren Lieferanten zuvor abgeklärt haben. Natürlich schafft ein E-Procurement-System eine verständliche Übersicht aller Bestellungen, die in Ihrem Unternehmen getätigt wurden.
Fazit
Bilden Sie Ihre Einkaufsprozesse mithilfe eines E-Procurement-Systems digital ab – denn so sind Sie u. a. in der Lage, Prozesse aus der Einkaufsabteilung zu automatisieren. Mit vereinfachten Prozessen sparen Sie wiederum Zeit und Kosten ein. Zudem erhalten Sie mit einem E-Procurement-System eine Übersicht über alle unternehmensinternen Bestellungen und können mithilfe von Analysen neue Erkenntnisse schließen. Zwei empfehlenswerte E-Procurement Systeme sind SAP Ariba sowie unsere eigene Lösung, der SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen.
Falls Sie Fragen zu E-Procurement-Systemen haben, können Sie mir diese gerne stellen. Ich freue mich auf den Kontakt!
