Die 3 häufigsten Probleme im Beschaffungsprozess – und wie Sie sie vermeiden können
Kennen Sie das? Im Lager stapelt sich falsch bestellte Ware und Ihre Mitarbeiter im Einkauf kommen nicht dazu, sich dem Problem zu widmen, weil sie über beide Ohren in Papierkram stecken. In vielen Unternehmen läuft der Beschaffungsprozess nach wie vor überwiegend analog oder über uneinheitliche Systeme ab – Stichwort: Freitextbestellungen. Ineffiziente Bestellprozesse und verlangsamte Anschlussprozesse sind die Folge. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die häufigsten Probleme im Beschaffungsprozess vor, die Sie mithilfe eines E-Procurement-Systems leicht vermeiden können.
1. Mitarbeiter im Einkauf haben keine Zeit für Wesentliches
Das erste Problem, das vielen Unternehmen nicht fremd ist: Mitarbeiter im Einkauf stecken in zeitfressenden Routineaufgaben fest und haben keine Zeit, sich um wesentliche Aufgaben zu kümmern. Sie verbringen beispielsweise Stunden damit, per Hand geeignete Lieferanten zu suchen, zu vergleichen und auszuwählen oder Bestellanforderungen in Word-Vorlagen einzutippen. Stunden, in denen sich der Einkauf um dringende Bestellungen oder das Lieferantenmanagement kümmern könnte.
2. Inkorrekte Bestellungen
Unternehmen, die ihren Einkauf nicht über ein zentrales digitales System abwickeln, haben oft mit fehlerhaften Bestellungen zu kämpfen. Dafür gibt es mehrere Ursachen:
- Die Bestellungen werden per Telefon abgewickelt. Hierbei gehen schnell Informationen unter oder es entstehen Missverständnisse.
- Die Bestellung erfolgt über ein unübersichtliches, uneinheitliches Bestellformular, das auf Seiten des Lieferanten händisch ins System eingegeben werden muss. Auch hier unterlaufen schnell Fehler.
- Maverick Buying: Einzelne Fachabteilungen bestellen „am Einkauf vorbei“ und wählen z. B. andere Lieferanten aus, als die, mit denen der Einkauf bereits Verträge ausgehandelt hat. Im schlimmsten Fall muss die bestellte Ware dann retourniert und beim richtigen Händler erneut bestellt werden.
- Aufträge konnten nicht durchgeführt werden, weil benötigtes Material ausging und nicht rechtzeitig nachbestellt wurde. Durch aktuelle, reale Lagerbestände können Bestellungen automatisch aufgegeben und damit Materialmangel entgegengewirkt werden.
3. Hohe Einkaufs- und Prozesskosten
Aus den oben genannten Problemen ergibt sich dieses dritte: Hohe Einkaufs- und Prozesskosten. Vor allem durch Maverick Buying schnellen die Einkaufskosten in die Höhe, da Bündelungsoptionen und andere Einsparpotenziale, die der Einkauf aushandeln könnte, nicht ausgenutzt werden. Auch die Prozesskosten könnten deutlich reduziert werden, wenn Abläufe zentral und effizient abgewickelt werden würden.
Was können Sie tun?
Wenn Sie Maverick Buying verhindern und ineffiziente Prozesse im Einkauf verbessern möchten, empfehle ich Ihnen, E-Procurement in Erwägung zu ziehen. Die elektronische Beschaffung über digitale Netzwerke beschleunigt und standardisiert Ihren Einkaufsprozess. Ein E-Procurement-System lässt sich problemlos in Ihr SAP-System integrieren, sodass Sie alle wichtigen Informationen und Funktionen zentral an einem Ort ablegen können. So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und minimieren die Fehlerquote bei Bestellungen.
Haben Sie noch Fragen zum Thema? Auf unserer Fachbereichsseite finden Sie bereits einige Beiträge zum Thema E-Procurement. Ansonsten stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne persönlich zur Verfügung.
