Jan-Christian Kaspareit
 - 7. September 2020

Millionenverlust durch ungenaue Prozesse: Wie Sie Ihre Bonusabrechnung optimieren

Millionenverlust durch ungenaue Prozesse: Wie Sie Ihre Bonusabrechnung optimieren

In vielen Unternehmen werden Verträge mit Bonusvereinbarungen ausschließlich auf Papier gemacht und in kein digitales System übertragen. Das führt zu einer großen Zettelwirtschaft, bei der Bonuszahlungen unter den Tisch fallen können, weil der Überblick verloren geht. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wo die größten Herausforderungen bei Papierprozessen liegen und welche Lösung es dafür gibt.

Wann gibt es Bonuszahlungen?

Zunächst stellen Sie sich vielleicht die Frage: Was sind überhaupt Bonuszahlungen und wann werden sie geleistet? Bei Bonuszahlungen oder nachträglicher Vergütung handelt es sich um Zahlungen, die ein Käufer rückwirkend vom Lieferanten bekommt. Häufig sind diese Zahlungen daran gekoppelt, dass der Käufer gewisse Bedingungen erfüllt. Das kann zum Beispiel ein Mindestumsatz sein.

Denkbar sind aber auch Werbemaßnahmen von Händlern, wie zum Beispiel Angebote in einem Werbekatalog zu platzieren. So können dem Kunden Anreize geschaffen werden, mehr Umsatz mit dem Lieferanten zu machen oder auch mehr verschiedene Produkte des Lieferanten abzunehmen. Durch die rückwirkende Auszahlung lassen sich so treue Kunden, mit denen Sie viel Umsatz machen, belohnen.

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Nehmen mir mal das Beispiel eines Supermarkts. Dieser kauft bei einem Lieferanten Getränke. Wenn er eine bestimmte Mindestmenge abnimmt, bekommt er dafür nachträglich einen Bonus vom Lieferanten. Der Supermarkt hat dadurch einen Anreiz, ein breites Sortiment vom Lieferanten abzunehmen, um die Umsatzzahlen zu erreichen – im Gegenzug bekommt er dafür günstigere Preise.

Der Lieferant kann aber auch viel gezielter die Warenbewegungen steuern, indem er zum Beispiel konkret die Abnahme von 1,5-Liter-Flaschen belohnt. Es kann auch sein, dass der Supermarkt bereits Boni erhält, wenn er das Produkt auf einer Werbefläche platziert. Deswegen gibt sich der Supermarkt Mühe, viel zu verkaufen und kann Preise niedriger ansetzen, da er die Bonuszahlungen schon mit einberechnen kann.

Hoher Verlust durch Papierprozesse

Bonusabrechnung optimieren: Wie hohe Verluste durch Papierprozesse entstehen

Wenn die Verträge zu den Bonuszahlungen auf Papier erfasst werden – wie es oftmals noch der Fall ist – ist es schwer, über alle Abmachungen den Überblick zu behalten. So kann es passieren, dass schnell mal ein paar Zahlungen vergessen werden und niemand es bemerkt. Das Geld fehlt dem Empfänger der Boni in der Endabrechnung und es ist oftmals nicht nachvollziehbar, warum. Und wir sprechen hier nicht von kleinen Beträgen, sondern von Bonusbeträgen, die in die Millionen gehen können. Das ist aber natürlich stark davon abhängig, wie viele Bonusvereinbarungen Sie selbst haben.

Ein weiteres Problem stellt der Abgleich zwischen den Parteien dar. So ist es manchmal nur schwer nachvollziehbar, ob die angegebenen Verkaufszahlen stimmen und welche Bonuszahlungen geleistet werden müssen. Das führt schnell zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Käufer und Lieferanten, da es dort um viel Geld geht.

Digitalisierung als Chance für Ihre Bonusabrechnung

Um diese Probleme zu vermeiden, bietet sich der Umstieg auf ein digitales System an. Dadurch können Sie Ihre Bonusvereinbarungen an einem Ort ablegen, ohne in dicken Ordnern nach Verträgen zu suchen. Sie legen alles digital ab und sehen mit nur wenigen Klicks, welche Zahlungen noch ausstehen und welche bereits getätigt wurden. So übersehen Sie keine fälligen Zahlungen mehr und erhöhen Ihren Gewinn. Auch die Prozesskosten sinken, sodass mehr von Ihren Bonuserlösen auch tatsächlich bei Ihnen ankommt.

Das hilft Ihnen unter anderem bei der Preiskalkulation Ihrer Produkte. Um nochmal auf das Beispiel Supermarkt zurückzukommen: Wenn Sie für ein Getränk einen Preis festlegen und sicher sein können, dass Sie eine gewisse Menge davon verkaufen und eine nachträgliche Vergütung erhalten, können Sie den Preis reduzieren. Dadurch erhalten Sie einen Wettbewerbsvorteil und verkaufen mehr, was Ihnen wiederum mehr Boni einbringt. Dabei haben Sie Ihre tatsächliche Marge immer im Blick.

Außerdem beugt das System Missverständnissen vor. Dadurch, dass Ihre Verkaufszahlen direkt im System vermerkt werden, können diese auch nicht mehr angefochten werden. Sie erhöhen also auch für den Lieferanten die Nachvollziehbarkeit und können Ihre Verkäufe belegen, da diese direkt ins System übertragen werden.

SAP CCS als Lösung für Ihre Bonusprozesse

Die SAP bietet mit dem Modul SAP CCS eine Lösung, mit der Sie Ihre Bonuszahlungen und die nachträgliche Vergütung abbilden können. Durch die schnelle und intuitive Bedienung können Sie dort all Ihre Kontrakte darstellen und verwalten. Mithilfe verschiedener Kriterien können Sie dabei jederzeit einsehen, welche Zahlungen noch ausstehen bzw. welche schon abgerechnet wurden.

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Sie können dadurch Ihre Bonusprozesse in Ihren Order-to-Cash-Prozess integrieren und die Nachvollziehbarkeit erhöhen. Sie reduzieren außerdem Ihren Arbeitsaufwand deutlich. Je nachdem, wie Sie Ihre Bonusabrechnung vorher abgewickelt haben, können Sie bis zu 30 % des Aufwands einsparen. Verschiedene Studien zeigen zudem, dass bei Unternehmen im Durchschnitt ca. 1 % der Bonuszahlungen nicht eingefordert werden. Durch einen digitalisierten Bonusprozess können Sie also allein durch den Überblick über alle Bonusabsprachen in kürzester Zeit die Kosten für das Projekt wieder reinholen.

Profitieren Sie von unserer Expertise

Ein wichtiger Punkt ist das sehr flexible Customizing in SAP CCS, durch das Sie das Modul auf Ihr SAP-System anpassen können. So haben wir beispielsweise schon Erfahrungen damit gemacht, eine Abweichung von Lieferzeiten im System zu erfassen, wodurch Sie Lieferpönale über SAP CCS abrechnen können. Auch darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, SAP CCS an Ihre unternehmensspezifischen Herausforderungen anzupassen.

Wenn Sie Fragen dazu haben oder SAP CCS in Ihrem Unternehmen integrieren wollen, melden Sie sich gerne bei mir. Wir schauen dann einmal gemeinsam auf Ihre Prozesse und Potenziale. Ich freue mich auf die Kontaktaufnahme!

Jan-Christian Kaspareit

Jan-Christian Kaspareit

Mein Name ist Jan-Christian Kaspareit und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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