SAP Materialstamm

Der Materialstamm ist einer der wichtigsten Stammdaten in SAP. Er beschreibt sämtliche Teile und Produkte, die ein Unternehmen einkauft, herstellt, lagert, vertreibt und versendet. Zudem dient er als zentrale Quelle für alle materialbezogenen Informationen.

Einsatzzweck

Der SAP Materialstamm ist unerlässlich für die Steuerung aller materialbezogenen Prozesse in einem Unternehmen. Als zentrales Datenbankobjekt sorgt er dafür, dass sämtliche Materialdaten an einem definierten Ort zusammengeführt werden können. Somit existieren in SAP-Systemen keine redundante Ablage materialspezifischer Informationen.

Aufbau aus Einkaufssicht

SAP Materialstammsätze sind allesamt gleich aufgebaut. Aus Sicht des Einkaufs existieren in einem Materialstammsatz folgende Organisationsebenen:

  • Allgemeine Daten (Mandantenebene): Hier werden diejenigen Daten hinterlegt, die für jedes Unternehmen, jedes Werk und jedes Lager in einem Konzern gleichermaßen gelten. Hierzu zählen beispielsweise Konstruktionsdaten oder Lagerbedingungen (Verderblichkeit, Lagertemperatur, Gefahrstoff etc.).
  • Werksdaten: In den Werksdaten werden Materialstammdaten abgelegt, die für einzelne Abteilungen oder Betriebe (Werke) eines Unternehmens Relevanz haben. Hier finden sich insbesondere Daten, die für den Einkauf und die Disposition wichtig sind. Dazu zählen unter anderem Mindest- und Höchstbestellmengen sowie der Melde- und Sicherheitsbestand.
  • Lagerortdaten: In den Lagerortdaten werden Informationen gespeichert, die für einen spezifischen Lagerort gelten. Beispielsweise sind dies Daten, mit denen die Bestandsführung gesteuert wird.
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Features und Verwendung

In Unternehmen existieren zahlreiche Abteilungen, die mit dem SAP Materialstamm arbeiten. Er hat nicht nur Relevanz in logistischen und materialwirtschaftlichen Prozessen, sondern dient vielen weiteren Bereichen als Basis für das Tagesgeschäft. Zu nennen sind insbesondere folgende Organisationseinheiten, welche jeweils unterschiedliche Informationen hinterlegen und nutzen:

  • Einkauf: z. B. Bestellmengeneinheit, Grenzen für Über- und Unterlieferungen, zuständige Einkäufergruppe
  • Disposition: Daten zur Materialbedarfsplanung (z. B. Meldebestand, Sicherheitsbestand, Lieferdauer, Losgröße)
  • Prognose: Daten zur Prognose des zukünftigen Materialbedarfs (z. B. historische Verbrauchsmengen, Prognosezeiträume, Prognosemodelle, Art der Beschaffung)
  • Lager: z. B. Verpackungsmaße, Lagerbedingungen, Mengeneinheit für die Materialausgabe
  • Konstruktion: Hinterlegung von technischen Konstruktionsdaten zu einem Material (z. B. Abmessungen, CAD-Zeichnungen)
  • Vertrieb: Daten zur Preisfindung und zur Steuerung von Kundenaufträgen (z. B. Verkaufspreise, Mindestbestellmengen, zuständige Vertriebsabteilung)

Integration

Die Beispiele aus dem vorherigen Abschnitt zeigen, dass der SAP Materialstamm sehr vielseitig eingesetzt wird. So unterstützt er im Einkauf die Bestellabwicklung, während er im Lager für die Bestandsführung, Warenbewegungen und Inventuren herangezogen wird. In der Rechnungsprüfung stellt er die Basis für das Buchen von Lieferantenrechnungen dar. Im Vertrieb dient er hingegen der Abwicklung von Kundenaufträgen. Außerdem greift die Produktionsplanung und -steuerung auf Materialstammsätze zu, um Terminierungen vorzunehmen, Arbeiten vorzubereiten und Bedarfe zu planen.

Nummerierung

Der SAP-Materialstamm gehört zu den wichtigsten Stammdaten in SAP. Zahlreiche Abteilungen haben hier Berührungspunkte.
Jeder SAP Materialstammsatz erhält eine eindeutige Nummer, welche die Kennung eines Materials darstellt. Es wird zwischen interner und externer Vergabe der Materialnummer unterschieden. Bei der internen Nummernvergabe werden die Materialnummern vom SAP-System automatisch zugewiesen. Extern bedeutet hingegen, dass die Nummer von einem Benutzer vergeben wird.

Bei der internen Nummernvergabe ist eine fortlaufende (aufsteigende) Nummerierung gängig. Die externe Variante wird häufig genutzt, wenn sprechende Nummern mit einem unternehmensspezifischen Aufbau gefordert sind. Vorgaben und Einschränkungen lassen sich über das Customizing von SAP pflegen.

Zugangsberechtigungen und deren Steuerung

Im Normalfall hat nicht jeder SAP-Benutzer Zugriff auf alle Daten des Materialstamms. Vielmehr treffen Unternehmen spezifische Regelungen, mit denen der Zugang gesteuert wird. Hierdurch wird insbesondere verhindert, dass Materialstammdaten von nicht berechtigten Mitarbeitern geändert oder gelöscht werden. So können sich Einkäufer im Regelfall beispielsweise sämtliche Materialdaten anzeigen lassen, eine Änderungsberechtigung besitzen sie jedoch ausschließlich für einkaufsrelevante Daten.

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Herausforderungen beim Materialstammdatenmanagement in SAP

Der SAP Materialstamm muss ordentlich gepflegt und aktuell sein, damit er eine optimale Unterstützung für Prozesse bietet. In der Praxis ist dies jedoch nicht immer der Fall. Ursächlich sind Fehler, die immer wieder begangen werden:

  1. Ein Materialstamm wird mehrmals (redundant) angelegt.
  2. Ein Materialstamm wird unvollständig oder fehlerhaft angelegt.
  3. Inaktive, fehlerhafte und doppelte Materialstammsätze werden nicht bereinigt.

Vermeidbar sind diese Fehler durch mehrere Maßnahmen. Zunächst muss der Prozess der Materialstammanlage klar geregelt sein. Gleiches gilt für die Berechtigung zum Anlegen und Ändern von Material. Diese sollte sparsam und nur an Benutzer mit entsprechendem Hintergrundwissen vergeben werden.

Bei der Anlage selbst muss in jedem Fall geprüft werden, ob das vorhandene Material nicht bereits vorhanden ist. Zudem muss organisatorisch und technisch sichergestellt sein, dass alle relevanten Felder korrekt befüllt werden.

Da der Prozess der Materialstammdatenanlage im SAP-Standard eher unkomfortabel ist, setzen zahlreiche Unternehmen individuelle Lösungen zur Anforderung und Anlage neuer Materialien ein. Diese werden entweder selbst entwickelt oder von Drittanbietern zugekauft.


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