Leistungserfassungsblatt
Inhaltsverzeichnis
Wofür braucht man das Leistungserfassungsblatt?
Wenn Unternehmen Leistungen von Dienstleistern oder Lieferanten beanspruchen, müssen Sie die erbrachte Leistung festhalten. Das bietet eine Orientierung dafür, was an den jeweiligen Leistungsträger zu zahlen ist.
Sollten Sie einen Einheitspreisvertrag mit einem Dienstleister oder Lieferanten abgeschlossen haben – also einen Vertrag, in dem ein Geldbetrag pro definierter Leistungsmenge bestimmt ist – können Sie für die Leistungserfassung Leistungserfassungsblätter nutzen. Im Service Entry Sheet halten Sie die Menge der Leistung fest, sodass daraus ein zu zahlender Betrag resultiert.
Das Leistungserfassungsblatt bietet ebenfalls einen Überblick darüber, welche Belege den Leistungen zuzuordnen sind. Abhängig vom Auftrag haben Sie die Möglichkeit, mehrere Leistungserfassungsblätter zu nutzen.
Das ist beim Leistungserfassungsblatt zu beachten
In der Regel setzen Unternehmen Leistungserfassungsblätter im Rahmen von Einheitspreisverträgen an. Sie halten erbrachte Leistungen fest, für die jeweils ein Betrag pro definierter Menge bestimmt ist. Da der zu zahlende Betrag von der tatsächlich erbrachten Menge abhängig ist, muss der Auftragnehmer diese festhalten. Anschließend können das z. B. die Auftraggeber verifizieren. So haben beide Parteien einen Überblick und können entsprechend abrechnen.
Es ist wichtig, festzuhalten, in welchem Zeitraum Leistungen erbracht wurden. Eine Leistungserfassung und die entsprechende Rechnungsabwicklung gelten in der Regel nur für abgeschlossene bzw. terminierte Leistungen.
Handhabung von Leistungserfassungsblättern im SAP-Standard
Eine geläufige Handhabung eines Leistungserfassungsblattes bzw. Service Entry Sheets im SAP-Standard sieht folgendermaßen aus:
- Anlegen: Das Anlegen des Leistungserfassungsblattes erfolgt über Logistik > Materialwirtschaft > Leistungserfassung > Pflegen oder über den Transaktionscode ML81N. Hier können Sie die erbrachten Leistungen festhalten.
- Bearbeiten: Einmal angelegt, ist ein Service Entry Sheet vielseitig bearbeitbar, sodass Sie jegliche Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen können. Darüber hinaus gibt es diesbezüglich die Funktionen „löschen“ oder „anzeigen“.
- Abnehmen: Nach der Fertigstellung überprüfen Verantwortliche auf Auftraggeberseite das Service Entry Sheet.
- Sonstiges: Bei dem Leistungserfassungsblatt können Sie auch Voreinstellungen vornehmen, indem Sie beispielsweise Leistungen in Kategorien unterordnen und so einfach in das Leistungsverzeichnis übernehmen.
Diese Vorteile bieten Service Entry Sheets
- Das Service Entry Sheet erleichtert den Workflow mit externen Leistungsträgern. Sie bieten die Möglichkeit, schnell und übersichtlich festzuhalten, welche Leistungen erbracht werden, um eine schnelle Abrechnung zu gewährleisten. Dadurch können Auftraggeber eine schnelle Übermittlung der Gelder an Dienstleister und Lieferanten durchführen.
- Mitarbeiter können sich durch eine schnelle Leistungserfassung auf andere Aufgaben konzentrieren, die ihre volle Aufmerksamkeit beanspruchen. Das steigert die Produktivität.
- Einmal im System gespeichert, können Sie eine festgehaltene Leistungserfassung nach Belieben aufrufen. Dies erleichtert die Kalkulation zukünftiger Aufträge, da nun verzeichnet ist, wie hoch z. B. eine sich wiederholende Leistung ist.
- Die Abläufe mit anderen Unternehmen werden ersichtlich, was nicht nur einen besseren Überblick über erbrachte Leistungen, sondern auch ihre Einordnung in Unternehmensdynamiken erlaubt.
- Erbrachte Leistungen und die Kostenansprüche verschiedener Vertragspartner sind bei gleichen Leistungen vergleichbar. Das bietet die Grundlage für eine Optimierung des Kosten-/Nutzen-Verhältnisses.
- Pro Belegfluss können Unternehmen mehrere Leistungserfassungsblätter anlegen, sodass sie Leistungen gesondert oder über verschiedene Konten bezahlen können.
- Auch ungeplante Leistungen können in einem Leistungserfassungsblatt festgehalten werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn eine Leistung mit einer unerwarteten Einzelleistung verknüpft ist.
- Zuverlässige Rechnungsabwicklungen sind der Grundstein für einen Vertrauensaufbau mit Vertragspartnern.
Fallbeispiel – Das Leistungserfassungsblatt in der Praxis
Zur Veranschaulichung, wie ein Leistungserfassungsblatt bzw. Service Entry Sheet dabei helfen kann, flexibel und schnell Leistungen zu verzeichnen, hier ein kurzes Fallbeispiel:
Firma Schmidt beauftragt Reinigungsunternehmen Meier im April, die Fenster zu putzen. Dabei wird im Vertrag festgehalten, dass pro geputztem Fenster 5 € gezahlt werden müssen. Während Firma Meier am ausgemachten Tag die Fenster putzt, fängt es plötzlich an zu regnen. Sie können auf unbestimmte Zeit an dem Gebäude nicht weiterarbeiten.
Wie viel Firma Schmidt an Firma Meier zahlt, kann nun in einem Service Entry Sheet festgehalten werden. Zuerst überprüft der Facility Manager des Gebäudes, wie viele Fenster geputzt wurden – es sind in diesem Fall insgesamt 20. Dies überträgt er in das Leistungserfassungsblatt. Firma Schmidt kann nun bestimmen, wie viel zu zahlen ist und vermittelt an die Firma Meier die erfasste Leistung. Diese bestätigt die erfasste Leistung, sodass der korrekte Betrag von 100 € an sie ausgezahlt werden kann.
Leistungserfassung per Fiori-App durchführen
Die Leistungserfassung muss nicht seitens des Auftraggebers bzw. zentral im Unternehmen erfolgen, sondern kann auch mobil, d. h. am Ort der Leistungserbringung abgebildet werden. Unsere Fiori-App bietet eben diese Möglichkeit Service Entry Sheets standort- und geräteunabhängig zu nutzen.
In der Praxis führt der Dienstleister die vereinbarten Arbeiten durch und trackt seine Leistungserbringung anschließend direkt in der App. Das allein spart der Auftraggeberseite viel internen Aufwand: die Übertragung von Mails ins SAP-System fällt weg – der Prozess wird eingedampft auf Kontrollieren und Freigeben. Dabei steigt die Transparenz, weil jeder Arbeitsschritt live getrackt werden kann. Lieferanten und Dienstleiter erfreuen sich ebenfalls an der Leistungserfassung per App – auch für sie wird der Prozess einfacher.
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Fazit
Leistungserfassungsblätter ermöglichen es Unternehmern, die viele externe Dienstleister oder Lieferanten beauftragen, erbrachte Leistungen einfach zu erfassen. Mit Service Entry Sheets können Sie Ihre Leistungserfassung flexibler gestalten, nach Bedarf Verbesserungen vornehmen und ungeplante Leistungen problemlos im Auge behalten. Im Großen und Ganzen sparen Sie im Unternehmen innerhalb der Rechnungsabwicklung viel Zeit ein, sodass der Fokus auf anspruchsvollere Aufgaben gelenkt werden kann. Das kann sogar so weit gehen, dass die Leistungserfassung mithilfe von Apps komplett von Externen vor Ort übernommen werden kann.
Wenn Sie zu dem Thema „Leistungserfassungsblatt“ bzw. „Service Entry Sheet“ Fragen haben oder Sie in Ihrer Prozessoptimierung bezüglich des Leistungserfassungsblattes Hilfe brauchen, kommen Sie gerne auf uns zu. Falls Sie Interesse an unserer Service Entry Sheet App haben, können Sie hier eine Demoanfrage stellen.
FAQ
Was ist ein Einheitspreisvertrag?
Einheitspreisverträge zeichnen sich dadurch aus, dass ein Preis pro definierter Menge bestimmt ist. Nach der erbrachten Leistung können Sie die Menge der Leistung im Leistungserfassungsblatt angeben. Daraus resultiert der Betrag, der an den Vertragspartner übermittelt werden muss.
Was sind geplante und ungeplante Leistungen?
Leistungen kann man in die Kategorien „geplante“ und „ungeplante Leistungen“ einordnen. Geplante Leistungen werden im korrekten Umfang erbracht, wie es im Vertrag festgehalten ist. Arbeitnehmer können ungeplante Leistungen hingegen erst im Leistungserfassungsblatt erfassen.
Kann die Leistungsabnahme auch über den Ersteller des Leistungserfassungsblattes erfolgen?
Wer das Leistungserfassungsblatt abnimmt, kann abhängig vom Dokument bestimmt werden. Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass Ersteller und Abnehmer die gleiche Person sind.
Wie kann ich mit Externen, die das Service Entry Sheet genehmigen sollen, in Kontakt treten?
Sie können eine Regel im Leistungserfassungsblatt einrichten, die vorgibt, dass Externe die Kontaktdaten der genehmigenden Person angeben müssen. So ist gesichert, dass bei Nachfragen oder zur schnellen Abwicklung ein Ansprechpartner zur Verfügung steht.
Was passiert nach der Abnahme des Leistungserfassungsblattes?
Ist ein Leistungserfassungsblatt erfolgreich abgenommen worden, kann nun die Rechnungsprüfung beginnen. Dabei sind verschiedene Arten der Abrechnung möglich, die sich alle auf die eingetragenen Leistungen im Service Entry Sheet beziehen.
Wie kann ich ein Service Entry Sheet erstellen?
Sie können mit dem Transaktionscode ML81N oder im Menü Logistik > Materialwirtschaft > Leistungserfassung > Pflegen auswählen. Von dem Punkt an bearbeiten Sie das Leistungserfassungsblatt bzw. Service Entry Sheet und fügen beispielsweise Leistungen in das Leistungsverzeichnis ein.
Was ist das Leistungsverzeichnis?
Das Leistungsverzeichnis im Service Entry Sheet ist eine Tabelle, in der Leistungen eingetragen werden. Das Personal definiert hier u. a. die Leistung oder Leistungsmenge, aus der eine zu zahlende Geldsumme resultiert.
