Tim Lutz
 - 23. Februar 2021

EDI-Provider

Mit EDI (Electronic Data Interchange) tauschen Sie und Ihre Geschäftspartner wichtige Dokumente schnell, sicher und vollständig digital aus – egal, auf Basis welches Geschäftssystems der jeweils andere operiert. Ein EDI-Provider stellt die dafür notwendigen Netzwerke bereit.

Kommunikation ist in der Beschaffung das A und O. Funktioniert die Kommunikation zu Lieferanten und Geschäftspartnern nicht richtig, kann das schwerwiegende Folgen für das gesamte Unternehmen haben. Im digitalen Kommunikationszeitalter sollten Unternehmen dabei längst nicht mehr auf fehleranfällige Mittel wie Lieferscheine oder Faxe bauen, sondern auf EDI umrüsten.

EDI – so funktioniert’s

EDI ist im Wesentlichen ein Datenverarbeitungskonzept, das unabhängig von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien funktioniert. Es ersetzt Dokumente in Papierform durch rein digitale Dokumente. SAP unterstützt z. B. nativ das Nachrichtenformat IDoc, mit dem Unternehmen mit SAP-Systemen Dokumente untereinander austauschen können.

Was aber, wenn Ihr Partner-Unternehmen (oder Sie selbst) ein anderes ERP-System nutzt? Um auch in diesem Fall Dokumente mit Lieferanten und Geschäftspartnern austauschen zu können, wandeln Sie IDocs in den jeweiligen Branchenstandard um. Das geht so:

  • Zunächst verbinden Sie Ihr SAP-System mit einem EDI-Konverter
  • Dieser konvertiert die IDocs in den Branchenstandard, den Ihr Partner nutzt
  • Um Dokumente senden und empfangen zu können, benötigen Sie noch einen Kommunikationsadapter. Hier gibt es zwei Optionen:
    • Sie nutzen ein Mailboxsystem. Dieses stellt quasi einen virtuellen Briefkasten vor ihrem Unternehmen auf, aus dem Sie EDI-Nachrichten, die andere Ihnen geschickt haben, abholen. In gleicher Weise schicken Sie Ihre EDI-Nachrichten an die Mailbox Ihres Geschäftspartners.
    • Oder aber Sie nutzen eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung, bei der Sie eine direkte Verbindung zum Empfänger bzw. Sender aufbauen (also auf den Umweg über eine Mailbox verzichten). Wenn Sie sehr große Datenmengen senden oder empfangen wollen, ist dieses Verfahren eher geeignet.

Analog zum Mobilfunkbetreiber, der für die Handy-Telefonie ein Mobilfunknetz bereitstellt liefern EDI-Provider Netzwerke über die Sie elektronische Daten mittels EDI mit ihren Geschäftspartnern austauschen können.

Purchase-to-Pay abbilden mit EDI

Über EDI können Sie nicht nur Dokumente mit Lieferanten und Geschäftspartnern austauschen, sondern den gesamten Purchase-to-Pay (P2P) Prozess abbilden. In Ihrem SAP-System sieht das so aus:

  • Um eine Angebotsanfrage an Ihren Lieferanten zu senden, verwenden Sie den Nachrichtentypen REQOTE.
  • Sie senden Ihrem Lieferanten eine Bestellung des Typs ORDERs.
  • Ihr Lieferant bestätigt diese mittels Bestellbestätigung ORDRSP, nimmt Änderungen vor oder lehnt sie ab.
  • Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt können Sie mit ORDCHG vornehmen, auf die Ihr Lieferant mit ORDRSP reagiert.
  • Über DELFOR bzw. DELJIT (für Just-in-Time) können Sie den Lieferstatus der Bestellung abrufen.
  • Nach Erhalt der Ware quittieren Sie deren Empfang mittels Empfangsbestätigung RECADV, zeigen evtl. Mängel auf oder dokumentieren nicht akzeptierte Ware.
  • Zuletzt erhalten Sie eine elektronische Rechnung INVOIC.
  • Haben Sie die Rechnung bezahlt, kündigen Sie dies mit REMADV bei Ihrem Lieferanten an.
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Was macht ein EDI-Provider?

Damit unsere Smartphones funktionieren und wir Nachrichten versenden und telefonieren können, brauchen wir einen Mobilfunkbetreiber, der dafür ein Mobilfunknetz bereitstellt.

Analog dazu brauchen auch Unternehmen Netzwerke, über die sie elektronische Daten mittels EDI mit ihren Geschäftspartnern austauschen können. Diese werden von EDI-Providern bereitgestellt.

Es gibt eine Vielzahl von EDI-Providern, die verschiedene Dienstleistungen bezüglich des elektronischen Datenaustausches anbieten:

Routing

Routing beschreibt die Übertragung von elektronischen Daten von einem Sender auf einen Empfänger über das Netzwerk.

Roaming

Es kommt vor, dass Sender und Empfänger verschiedene EDI-Provider haben. Die Daten werden beim Routing dann über verschiedene Provider hinweg transportiert. Dieser Vorgang heißt Roaming. So können im übertragenen Sinne auch Smartphones miteinander kommunizieren, die nicht den gleichen Anbieter nutzen.

Konvertierung

Wenn zwei, die miteinander reden wollen, verschiedene Sprachen sprechen, brauchen sie einen Dolmetscher, der die eine in die andere Sprache übersetzt. Ebenso brauchen Sender und Empfänger, wenn sie verschiedene Dokumentenformate bzw. -standards verwenden, die Möglichkeit, Daten des jeweils anderen in ihr zu Format konvertieren.

Signatur

Mithilfe einer elektronischen Signatur garantieren Sender die Echtheit und Unversehrtheit einer Nachricht.

Archivierung

Elektronische Dokumente werden gespeichert, um später, z. B. aus steuerlichen Gründen, darauf zugreifen zu können.

Ein EDI-Provider unterstützt Unternehmen darüber hinaus bei der Einführung von EDI.

Welcher EDI-Provider ist der richtige?

Wie bereits erwähnt ist das Angebot an EDI-Providern so groß, dass es vielen Unternehmen schwerfällt, einen geeigneten Provider zu finden. Im Folgenden haben wir daher ein paar nützliche Kriterien zusammengestellt, anhand derer Sie Ihre Suche filtern können.

Was soll Ihr Netz können?

Brauchen Sie nur einen EDI-Basisservice oder haben Sie komplexere Anforderungen? Soll der Provider Ihnen und Ihren Geschäftspartnern bspw. auch Schulungen und Support anbieten?

Welche Reichweite hat ein Netz?

Wie viele Ihrer Geschäftspartner nutzen bereits ein bestimmtes Netz? Hat es eine stabile Grundlage innerhalb Ihrer Branche?

Wie setzt sich der Preis für die Nutzung zusammen?

Der Großteil der Provider berechnet aus der Menge der Zeichen in einem Dokument einen Preis. Dazu kommen teilweise noch andere Faktoren, wie bspw. der Umfang der Transaktionen. Häufig können Sie Abos mit EDI-Providern abschließen, die Sie monatlich oder jährlich erneuern können.

Ist das Netz zukunftsfähig?

Um zuverlässig mit Ihrem Netz arbeiten und planen zu können, brauchen Sie einen Provider, der konkurrenzfähig ist und mit großer Wahrscheinlichkeit auch morgen noch für Sie da sein wird. Aufgrund der hohen Konkurrenz unter den Anbietern passiert es oft, dass einzelne Provider schnell wieder vom Markt verschwinden.

Fazit

Gerade in der Beschaffung müssen Sie effizient und sicher mit Ihren Handelspartnern kommunizieren können. Wie die Vergangenheit gezeigt hat, sind das Anforderungen, die Papier und Fax nicht zuverlässig erfüllen. Zum Glück gibt es eine Alternative: elektronischer Datenaustausch über ein EDI-Netz. Das Datenverarbeitungskonzept funktioniert unabhängig von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien und kann Ihren gesamten P2P-Prozess abbilden. Ein EDI-Netz braucht auch einen Netzbetreiber: Angesichts der Fülle an potenziellen EDI-Providern fällt es vielen Unternehmen schwer, einen geeigneten Kandidaten zu finden. Unsere kleine Liste von Kriterien soll Ihnen die Wahl erleichtern.

Haben Sie noch Fragen zum Thema EDI oder benötigen Sie Unterstützung bei der Suche nach einem geeigneten Provider? Wir helfen Ihnen in jedem Fall gerne weiter.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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