Jan-Christian Kaspareit

6. Juni 2023

2 Kommentare

SAP Settlement Management löst das Agenturgeschäft ab

Das Abrechnungsmanagement läuft mit der Softwareversion SAP S/4HANA und löst das SAP ERP LO-AB Modul (das sog. Agenturgeschäft) ab. Die eigentlichen Kernprozesse der Abrechnung – wie die Zentralfakturierung und die Zentralregulierung – werden im SAP Settlement Management erweitert: So ist nun das Condition Contract Management (CCM), vormals Condition Contract Settlement (CCS), als fixer Bestandteil in diesem Modul integriert.

Bonusabrechnungen und sämtliche nachträgliche Vergütungen werden jetzt viel transparenter abgebildet und können individuell für jeden Kunden bzw. jeden Lieferanten festgelegt werden. Die ursprünglichen Lösungen für nachträgliche Vergütungen wie beispielsweise Bonusvereinbarungen oder Werbekostenzuschüsse im SAP-System gibt es nicht mehr. Die SAP SD Bonusabrechnung (aus dem Bereich „Vertrieb“) sowie der SAP MM Bonus (aus dem Bereich „Einkauf“) werden in S/4HANA vollkommen abgelöst.

Auffallend ist das neue Wording. SAP hat hier versucht, mehr Einheitlichkeit zu erzielen. Damit können auch Nicht-Techniker und Nicht-Technikerinnen das SAP-System leichter verstehen und intuitiv bedienen. Module werden aktuell als „Management“ bezeichnet und im Abrechnungsmanagement beinhalten die zentralen Begrifflichkeiten stets das Wort „Abrechnung“, z. B. Abrechnungsbelege (statt Fakturierung), Abrechnungsprozess (statt Regulierung), Abrechnungsbeleglisten (statt Vergütungslisten). Das wirkt sich positiv auf die Nutzerfreundlichkeit aus und macht den Aufbau des Systems nachvollziehbar.

Durch die neue SAP-HANA-Datenbank ist die Datenstruktur in der S/4HANA-Softwareversion heute eine andere als in den vorherigen Versionen – dank des neuen Designs ist die Datenmenge geringer.

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Verbindung von Logistik und Finanzwesen

Das Abrechnungsmanagement ist eine Schnittstelle zwischen Logistik und Finanzwesen. Es dient als Logistikkomponente im SAP-System und liefert gleichzeitig die Vorarbeit für die Abteilungen Buchhaltung und Rechnungswesen eines Unternehmens. Die Rechnungserstellung ist eine zentrale Funktion im Abrechnungsmanagement und die Finanzabteilung wird daher mit einer umfassenden Basis an Daten und Information zu allen Kontrakten versorgt. Ein direkter Link liefert stets den aktuellen Stand der Abrechnungen und der Konditionen, die vereinbart wurden und sich auf die Abrechnung auswirken – sowohl für Kunden als auch für Lieferanten.

Ein wichtiges Tool im Abrechnungsmanagement sind die Abrechnungsbeleglisten (ehemals Vergütungslisten), die sowohl für die Logistik als auch für die Finanzbuchhaltung wichtige Informationen enthalten. Hier hat man Zugriff auf vereinbarte Konditionen. Diese können zum Beispiel einen Bonus, Rückstellungen oder Gebühren betreffen. Es ist dabei sofort ersichtlich, wie es um die Gültigkeit der Konditionen steht, für welche Perioden die Vereinbarungen gelten und sogar, welche Umsätze als Basis für die Berechnungen heranzuziehen sind. Die Aktualität ist hier ein nennenswerter Pluspunkt, denn bei Änderungen wird immer automatisch eine Neuberechnung angestoßen. Pflege und Verwaltung der Daten im System funktionieren somit verlässlich und bilden stets den aktuellen Stand ab.

Es sind außerdem keine unnötigen Stornierungen und kein Neuaufsetzen eines Kontraktes mehr durchzuführen, wenn sich etwas ändert oder eine falsche Eingabe verbessert wird. Insgesamt fallen daher früher übliche langwierige Korrekturschleifen weg und die Endprüfung der Abrechnung vor der Freigabe für die Buchhaltung ist wesentlich leichter.

Durch die Erweiterung der Listenfunktion hat SAP es geschafft, Kreditoren- und Debitoren-Abrechnungen gemeinsam abzubilden und hier keine getrennten Listen mehr zu führen. SAP verfolgt damit konsequent das Ziel, alle Belegarten zu synchronisieren.

Der sogenannte „Transfermanager“ sorgt zudem dafür, dass die Feldbefüllung auf der Benutzeroberfläche einfach angepasst werden kann – je nachdem, ob an der Abrechnung oder den Finanzbelegen der Buchhaltung gearbeitet wird.

Welche Vorteile bietet das SAP Settlement Management?

Zunächst einmal gilt: Keine Funktion der Vorgängermodule geht im SAP Settlement Management verloren. Ganz im Gegenteil: SAP hat die Funktionalitäten erhalten, an vielen Punkten sogar erweitert und schließlich Neues integriert. Die Migration bestehender Daten kann für einen Umstieg auf das SAP Settlement Management bzw. auf S/4HANA einerseits gut vorbereitet werden und andererseits läuft bei der tatsächlichen Migration vieles automatisch. Bereits bei der Version SAP ERP 6 kann mit der Umsetzung neuer Lösungen begonnen werden.

Um auf jeden Fall jeglichen Datenverlust auszuschließen, egal an welchem Punkt ein Unternehmen steht, ist eine genaue Planung des Migrationsprozesses sehr empfehlenswert.

Die folgenden Punkte zeigen die Stärken des Abrechnungsmanagements im Überblick:

Flexibilität

Individuelle Anpassungen sind im Settlement Management in einfacher Weise umsetzbar und auch jederzeit schnell abzuändern. Bei jedem Kunden oder Lieferanten können bestimmte Konditionen bzw. Kontraktkonditionen festgehalten werden. Auch periodische Berechnungen funktionieren problemlos. SAP hat das Customizing hier auf ein neues Level gebracht, neue Möglichkeiten erschaffen und die Struktur sehr logisch aufgebaut. Barrieren für optimale individuelle Einstellungen wurden erfolgreich aus dem Weg geräumt. Das ganze Abrechnungsmanagement ist somit auf flexible Anpassung der Konditionskontrakte ausgelegt.

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Nutzerfreundlichkeit

SAP ist bemüht, das Wording stets logisch zu verbessern. Dadurch soll die komplexe Software zunehmend verständlich und nachvollziehbar werden. Kontinuierliche Vereinfachung steigert die Nutzerfreundlichkeit. Beispielsweise hat SAP die Anzahl der Transaktionen reduziert und setzt stattdessen viel mehr auf Nachfolgefunktionen integriert, bei denen Aktionen einander folgen. Für die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist der Schulungsaufwand heute geringer, während die Produktivität aber steigt – eine Win-Win-Situation für jedes Unternehmen.

Zur Nutzerfreundlichkeit können auch das SAP Fiori Launchpad und die SAP Fiori Apps gezählt werden. Damit können gezielt Prozesse des SAP-Systems erweitert werden. Hier sind Layout und Struktur individuell anpassbar. Außerdem können gezielt Suchanfragen gestellt werden, um Informationen über Transaktionen oder auch Reports zu erhalten.

Transparenz

Sowohl für Kunden als auch für Lieferanten sind die Abrechnungsprozesse so abgebildet, dass alle Transaktionen deutlich erkennbar sind und dazugehörige Informationen leicht abzurufen sind. Da ausgehend vom Settlement Management Modul auch Einblick ins Rechnungswesen genommen werden kann, ist es zum Beispiel einfach möglich, Konten ausfindig zu machen und die Transparenz dadurch nochmals zu erweitern.

Gute Transparenz bedeutet, dass sämtliche Workflows eindeutig nachgeprüft werden können. Zur Sicherheit sind immer wieder Freigaben erforderlich – das Vier-Augen-Prinzip kommt damit zum Einsatz. Erst wenn ein weiterer Mitarbeiter oder eine weitere Mitarbeiterin die Freigabe genehmigt, erfolgt eine endgültige Freigabe. Nur dann kann tatsächlich abgerechnet werden. Zum Beispiel wird so gewährleistet, dass Bonuszahlungen nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt werden. Zudem ist eine ausführliche Dokumentation möglich: Wenn notwendig können schriftliche Anmerkungen oder auch Fotos an Ort und Stelle hinterlegt werden, um noch mehr Details und Klarheit zu schaffen.

Vereinheitlichung

Geschäftsprozesse werden im Settlement Management Modul vereinheitlicht. Die Komplexität der Abrechnungsprozesse wird dadurch reduziert. Das Vereinheitlichen des Wordings wirkt sich ebenfalls positiv auf die Nutzerfreundlichkeit aus. Die Benutzeroberfläche wird stetig verbessert und auch hier hilft Vereinheitlichung dabei, die Bedienung des Moduls intuitiver zu machen.

Informationsmanagement

Das SAP Abrechnungsmanagement bündelt sehr viel Information, die leicht abgerufen werden kann. Zusätzlich kann auf gespeicherte Information aus anderen Modulen zugegriffen werden. Im Kopfbereich der Benutzeroberfläche ermöglichen unterschiedliche Buttons einen schnellen Überblick. Näheres zu Buchhaltung, zu Kunden oder Lieferanten, zum Status einer Abrechnung, zu Preiselemente, zur Administration, zu Storno und Reklamationen oder auch zur Abrechnung wird geboten. Bei Bedarf können einzelne Punkte analysiert werden.

Der Status eines Kontrakts wird immer aktuell angezeigt und kann neu, freigegeben, gesperrt (das bedeutet bereits endabgerechnet) oder losgelöst sein.

Außerdem kann unterschiedliches Datenmaterial für das Abrechnungsmanagement herangezogen werden, z. B. Belege, Bestellungen, Lieferungen und weitere externe Daten.

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Bonusabrechnung und SAP CCM im Settlement Management

Neben der kompakten und zentralgesteuerten Organisation der Unternehmensabrechnung liegt die Stärke des SAP Settlement Managements im Bereich der Bonus- und der Provisionsabrechnung. Das Condition Contract Management (CCM) macht die Herausforderungen bei der Bonusabwicklung handhabbar. Gerade beim Bonus und bei weiteren Formen der nachträglichen Vergütung (z. B. Provisionen, Maut, Pönalen, Werbekostenzuschüsse) kommt es durch Ungenauigkeiten oft zu erheblichen finanziellen Verlusten – Boni werden falsch zugeordnet, für falsche Zeiträume bzw. Perioden gewährt oder an falsche Produkte oder Konditionen geknüpft.

Mit dem Settlement Management und dem CCM wird diese Fehleranfälligkeit stark reduziert. Das Customizing, also das flexible Anpassen jedes einzelnen Kontraktes an die individuellen Vereinbarungen mit einem Kunden oder Lieferanten, ist in diesem Standard-Modul leicht umzusetzen. Unterschiedliche Konditionen stehen dabei zur Auswahl. Zum Beispiel können der Beginn und das Ende eines Gültigkeitsbereichs, eine Angabe von Prozenten, die Angabe einer Staffelung oder auch sonstige Rechenregeln festgelegt werden. Rabattabsprachen mit Kunden oder Lieferanten, Abzüge, Gebühren, Verkaufsprovisionen und Rückbuchungen (Chargeback) nach Kreditkartenabrechnungen gehören hier ebenfalls dazu. All diese Berechnungen sind nun automatisch und fehlerfrei möglich.

Das CCM als Bestandteil des SAP Settlement Managements ermöglicht einem Unternehmen heute, Verbindlichkeiten und Forderungen aktuell abzubilden. Diese Aktualität der digitalen Aufzeichnung ist besonders bei der Bonusabrechnung ein Gewinn. Es werden keine getroffenen Vereinbarungen mehr übersehen und bei Anpassungen erfolgt sofort eine automatische Neuberechnung. Verluste, die unter den Vorgängerversionen noch oft im sechsstelligen Bereich liegen konnten, sind damit vermeidbar.

Konditionen können flexibel gestaltet und jederzeit angepasst werden – ob monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder durch andere Filter bestimmt. Vor allem ist nun der bonusfähige Umsatz leicht festzulegen, der für die Bonusabrechnung herangezogen werden soll. Hier kann ganz einfach mit Ein- und Ausschlusskriterien gearbeitet werden. So können nicht bonusfähige Produkte einfach ausgeschlossen werden.

Auch bei Rückstellungsbuchungen hat SAP eine Verbesserung erreicht: Rückstellungen können nun bereits im Rahmen der Fakturierung erstellt werden. Das bedeutet, dass die Bonusberechnung immer gleich auf Basis der Einzelrechnungen erfolgt und dadurch auch im Rechnungswesen leicht nachzuweisen ist.

Fazit und Ausblick

Das Standard-Softwaremodul SAP Settlement Management setzt bei der Optimierung von Geschäftsprozessen dort an, wo Zeit und Kosten gespart werden können. Die Reduktion des Arbeitsaufwands bei der Unternehmensabrechnung erreicht SAP aufgrund der neuen Flexibilität, Transparenz und Nutzerfreundlichkeit. Für alle Beteiligten sind die Abrechnungsprozesse nachvollziehbar abgebildet. Alle Informationen werden zentral verwaltet und sind problemlos abrufbar. Die transparente Abbildung sämtlicher Transaktionen gewährleistet auch, dass Fehlberechnungen bei Bonuszahlungen ausbleiben und enorme Verlusten verhindert werden.

Zukünftig werden alle Unternehmen den Umstieg zur neuesten Softwareversion SAP S/4HANA und damit zum Settlement Management vornehmen müssen. Bisherige Herausforderungen mit der Bonusabrechnung sollten dadurch gelöst werden. Datenpflege, Freigabeprozesse, Periodenfixierungen, Reklamationen, Boni und all die Bereiche, die in Einzelfällen Schwierigkeiten ausgelöst haben oder nach wie vor auslösen, können dank der Weiterentwicklung zunehmend minimiert werden. Eine gute Vorbereitung und Planung der Datenmigration für den Umstieg auf S/4HANA ist aber trotz allem unbedingt notwendig.

FAQ

Was ist das SAP Settlement Management?

Das SAP Settlement Management ist ein SAP-Standardmodul, das Unternehmen dabei unterstützt, den Arbeitsaufwand im Bereich der Abrechnungen zu minimieren. Es bündelt alle Abrechnungsprozesse und umfassende Informationen in einem Modul, was Zeit spart und Kosten senkt. So macht das Modul die zentrale Abrechnung flexibler, nutzerfreundlicher und transparenter.

Welche Aufgaben übernimmt das SAP Settlement Management?

Das SAP Settlement Management löst das SAP ERP LO-AB Modul (das sog. Agenturgeschäft) ab und erweitert die Kernprozesse der Abrechnung. Es ermöglicht eine transparentere Abbildung von Bonusabrechnungen und nachträglichen Vergütungen. Zudem ist das Condition Contract Management (CCM) als fester Bestandteil in das Modul integriert.

Was ist der Settlement-Prozess in SAP?

Beim Settlement handelt es sich um den Prozess, bei dem Unternehmen die tatsächlichen Kosten für ein bestimmtes Element, ein Netzwerk oder eine Aktivität auf verschiedene Empfänger verteilen. Dabei erstellen sie automatisch Ausgleichsbuchungen, die sie dem Projekt gutschreiben.

Wenn Sie weitere Fragen um SAP Settlement Management haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Jan-Christian Kaspareit

Mein Name ist Jan-Christian Kaspareit und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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