Katalogbeschaffung
Inhaltsverzeichnis
Analoge Katalogbeschaffung
Nur, wenn Lieferanten ihren Kunden qualitativ hochwertige und stets aktuelle Produktdaten in (E-)Katalogen zur Verfügung stellen, können diese präzise und effiziente Bestellungen aufgeben und ihre Wertschöpfungskette optimieren.
Traditionell übermitteln Lieferanten ihren Kunden Kataloge in Papierform. Dort führen sie detailliert alle relevanten Produktinformationen (Maße, Lieferumfang, Preis, etc.) auf. Der Kunde nutzt dann Bestellformulare, in die er die gewünschten Produkte einträgt und an den Lieferanten weiterleitet. Diese Art der Bestellung ist zwar weniger fehleranfällig als Freitextbestellungen. Werden Bestellformulare, Bestellbestätigungen und Rechnungen in Papierform hin- und hergeschickt und manuell ins ERP-System eingepflegt, ist der Zeitaufwand aber noch immer enorm.
Eine weitere Schwierigkeit der analogen Kataloge: Sie sind schnell überholt. Ändert sich ein kleines Detail im Sortiment eines Händlers, müssen alle Kataloge, die sich im Umlauf befinden, korrigiert werden. Auch hat nicht jeder Mitarbeiter, der gerade etwas bestellen möchte, einen gedruckten Katalog zur Hand. Einfacher geht’s mit E-Katalogen.
Elektronische Katalogbeschaffung
In den meisten Unternehmen läuft der Einkauf zunehmend digital ab. Besonders zentral dafür sind E-Kataloge, mit denen Sie Bestellungen schnell und unkompliziert abwickeln können. Um diese nutzen zu können, brauchen Lieferanten und ihre Kunden standardisierte Systeme, auf die sie gemeinsam Zugriff haben, sogenannte elektronische B2B-Marktplätze. Auf diesen Plattformen stellen Lieferanten ihre Produkte in einem eigenen E-Katalog aus. Per Mausklick können Unternehmen darüber Waren bestellen – schnell und komfortabel wie in einem Onlineshop.
Varianten von elektronischen Katalogen
Es gibt im Grunde zwei verschiedene Varianten von E-Katalogen: statische und dynamische Kataloge. Die beiden Katalog-Arten unterscheiden sich nicht in ihrem Inhalt (sie enthalten jeweils relevante Produktinformationen und Preise), sondern bzgl. des anfallenden Aufwands für die Datenpflege.
Statische Kataloge
Statische bzw. gehostete Kataloge werden vom Lieferanten betrieben. In statischen Katalogen stellt der Lieferant den Kunden seine Katalogdaten zur Verfügung: einkaufende Unternehmen laden die Daten in ihr Beschaffungssystem, sodass sie ihnen direkt in ihrer Einkaufslösung zur Verfügung stehen. Allerdings müssen die Daten statischer Kataloge stets manuell auf dem aktuellen Stand gehalten werden: Preise oder Produktmerkmale, die sich ändern, gehen nicht automatisch in das Angebot ein. Stattdessen muss ein Mitarbeiter des Anbieters diese händisch in das System einarbeiten und ein Mitarbeiter des einkaufenden Unternehmens den Katalog neu synchronisieren – ein Vorgang, der zeitliche und personelle Ressourcen bindet.
Dynamische Kataloge
Dynamische Kataloge sind statischen Katalogen sehr ähnlich, allerdings sind sie etwas „selbstständiger“. Änderungen der Produktdetails gehen beispielsweise automatisch in den Katalog ein. Manuelle Zwischenschritte sind kaum mehr notwendig.
Vorteile von E-Katalogen gegenüber der analogen Variante
Obwohl sich statische und dynamische Kataloge in der Datenpflege unterscheiden, bieten sie Ihnen doch weitgehend die gleichen Vorteile:
- Bestellprozesse laufen über eine gemeinsame Plattform ab.
- Bestellvorgänge laufen für alle Beteiligten schnell und transparent ab.
- Bei identischen Katalogaustauschformaten können Sie Medienbrüche innerhalb der Lieferkette minimieren.
- Individuelle Angebote und Konditionen für Einkäufer sind möglich (bedeuten bei statischen Katalogen aber mehr Aufwand, da diese manuell erstellt werden).
- Geringes Fehlerrisiko bei Bestellungen, da Katalogdaten automatisch in die Beschaffungssysteme der beschaffenden Unternehmen übertragen werden.
Elektronische Katalogbeschaffung mit SAP
Für den Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP E-Procurement-Systemen und beliebigen anderen Katalogen bietet SAP seinen Nutzern eine offene, standardisierte Katalogschnittstelle: Open Catalog Interface (OCI). Um direkt auf die Kataloge Ihrer Lieferanten zugreifen zu können, wenn Sie eine Bestellanforderung erstellen, binden Sie die OCI-Schnittstelle im Bestellanforderungs- oder Bestellprozess in SAP MM ein.
Nutzer des Beschaffungsmoduls SAP Ariba Buying können die integrierte Kataloglösung SAP Ariba Catalog nutzen, um Katalogartikel aus lokalen Katalogen, inventarisierten Artikeln oder Katalogen bevorzugter Lieferanten zu suchen.
Fazit
Mit Katalogbeschaffung verabschieden Sie sich von ineffizienten Beschaffungsprozessen mittels Freitextbestellungen. Besonders effizient ist Katalogbeschaffung erst in ihrer digitalen Form. E-Kataloge können statisch oder dynamisch, etwas aufwändiger in der Datenpflege oder etwas „selbstständiger“ sein. Egal in welcher Variante – Sie ermöglichen Ihnen schnelles, komfortables Einkaufen mit minimalen Medienbrüchen.
FAQ
Was ist die analoge Katalogbeschaffung?
Bei der analogen Katalogbeschaffung erhalten Unternehmen gedruckte Kataloge von Lieferanten. Die Bestellungen werden auf Papierformularen erfasst und manuell weitergeleitet. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler.
Was sind die Schwierigkeiten bei der analogen Katalogbeschaffung?
Analoge Kataloge sind schnell veraltet, erfordern manuelle Eingaben in das ERP-System und sind nicht immer sofort verfügbar. Änderungen im Sortiment erfordern die Korrektur aller im Umlauf befindlichen Kataloge.
Was ist die elektronische Katalogbeschaffung?
Die elektronische Katalogbeschaffung nutzt E-Kataloge auf elektronischen B2B-Marktplätzen. Unternehmen können über diese Plattformen schnell und einfach Bestellungen aufgeben, ähnlich wie in einem Onlineshop.
Was sind die Vorteile von E-Katalogen gegenüber der analogen Variante?
E-Kataloge bieten gemeinsame Plattformen für Bestellprozesse, schnelle und transparente Bestellvorgänge, minimieren Medienbrüche in der Lieferkette und reduzieren das Fehlerrisiko bei Bestellungen. Sie ermöglichen auch individuelle Angebote und Konditionen für Einkäufer.
Haben Sie noch Fragen zu elektronischer Katalogbeschaffung oder deren technischer Umsetzung? Melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihr Anliegen.
