So bilden Sie Ihre Provisionsprozesse mithilfe von SAP CCS ab
Provisionsprozesse können in SAP auf verschiedene Weisen abgebildet werden. Ein durchaus üblicher Weg ist das Nutzen einer kundeneigenen Z-Programmierung. Das birgt allerdings ein großes Fehlerrisiko. Komfortabler ist es für Sie, das Tool CCS (Condition Contract Settlement) zur Abbildung von Provisionsprozessen und deren Abrechnung zu nutzen. Wie Sie Ihre Provisionsabrechnung mit SAP CCS abbilden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Problematisch: Provisionsabrechnung mit Z-Programmierung
Eine Provision, also die erfolgsorientierte Vergütung der Arbeit, kann Mitarbeiter zusätzlich motivieren, noch leistungsstärker zu werden. Einige Unternehmen nutzen eine kundeneigene Z-Programmierung, um die entsprechenden Prozesse in ihrem SAP-System abzubilden. Dabei versuchen Sie, eine Mischung aus bestehenden Prozessen und Daten aus dem SAP-Modul zu nutzen. Für Provisionsabsprachen werden dafür ggf. Konditionen im SAP angelegt. Für die Abrechnung werden wiederum Gutschriften im SAP SD Modul erstellt.
Diese Methode mag auf den ersten Blick simpel erscheinen, allerdings bringt sie auch viele Nachteile mit sich. Diese Art der Abrechnung bietet nämlich leider nur eine geringe Transparenz und aufgrund der direkten Ablage von Provisionsabsprachen als Konditionen und der sofortigen Buchung von Gutschriften ist die Fehleranfälligkeit hoch. Zudem ist sie mit einem hohen Wartungsaufwand verbunden.
Alternative: Provision mit SAP CCS
SAP CCS wird eigentlich für die Bonusabrechnung genutzt. Meinen Erfahrungen nach erfüllt das Tool jedoch einen Großteil der Anforderungen, die für die Provisionsabrechnung notwendig sind.
Folgende Funktionen des Prozesses lassen sich sehr gut mit SAP CCS abbilden:
- Pflege von Provisionsvereinbarungen, Preisen und Konditionen
- Provisionsempfänger
- Gültigkeiten
- Texte
- Abrechnungstermine
- Erfassung gemeldeter Umsätze
- Automatische Berechnung der Provisionen
- Erstellung von Gut- und Lastschriften
Pflege von Provisionsvereinbarungen, Preisen und Konditionen
Sie können Ihre Vereinbarungen als Konditionskontrakte in SAP CCS abbilden. Es ist möglich, erläuternde Texte zu hinterlegen, eine Gültigkeit zu definieren und Abrechnungstermine zu pflegen. Über die Umsatzbasis kann eingegrenzt werden, welche Daten für die Abrechnung genutzt werden, beispielsweise durch eine Referenznummer. Mithilfe der Konditionstechnik können Sie Preise oder Nachlässe pflegen.
Erfassung der Umsätze von Distributoren
CCS bietet die Möglichkeit, die Datenherkunft der Umsatzdaten komplett frei zu definieren. Sie können also eine eigene Datenbanktabelle definieren, die alle notwendigen Felder für Ihren Ship-and-Debit-Prozess bietet. Diese können Sie im Customizing von SAP CCS als Berechnungsgrundlage für Konditionskontrakte einstellen.
So ist es z. B. möglich, dass Sie Ihrem Provisionspartner ein Excel-Template zur Verfügung zu stellen, in das er die Umsätze mit Bezug einträgt. Das ausgefüllte Dokument können Sie in SAP hochladen und damit automatisch die Abrechnung auf Basis der Daten erstellen.
Automatische Berechnung der Provisionsansprüche
Die gemeldeten Umsatzdaten können zur Berechnung der Ansprüche herangezogen werden. Über die Konditionstechnik und die im Konditionskontrakt hinterlegten Konditionen können Sie den Anspruch des Partners errechnen.
Erstellung von Gut- und Lastschriften
Auch Abrechnungen über das Agenturgeschäft können mithilfe von CCS erstellt und automatisch in die Finanzbuchhaltung und das Controlling gebucht werden. Die automatische Erstellung von Formularen ist ebenfalls möglich.
So führt Sie CCS ans Ziel
Auch wenn die SAP das CCS-Modul nicht als Tool für die Provisionsabrechnung bewirbt, bietet es aus meiner Sicht die beste Möglichkeit, um die Provisionsprozesse im SAP abzubilden. Dabei lassen sich alle oben genannten Funktionen im Standard abbilden, Sie können aber natürlich auch umfassende weitere Prüffunktionen implementieren.
Die komplette Berechnung der Ansprüche und die Erstellung von Belegen erfolgt im SAP Standard und die der Abrechnung zugrundliegenden Umsätze lassen sich dadurch detailliert nachvollziehen. Außerdem stellt SAP CCS auch in S/4HANA das Tool für die Abrechnung nachträglicher Vergütungen dar, das Modul CCS wurde lediglich in CCM (Condition Contract Management) umbenannt.
Wenn Sie Fragen zur Provisionsabrechnung mit SAP CCS haben und herausfinden wollen, ob dieses Tool zur Abbildung Ihrer Prozesse geeignet ist, dann können Sie sich gerne bei mir melden.
