Freigabeprozesse mit flexiblen Workflows unter SAP S/4HANA
SAP wird ab 2028 den Support für SAP ECC einstellen und ab diesem Zeitpunkt hauptsächlich S/4HANA unterstützen. Neben den Änderungen, bspw. in den Bereichen Sales oder Manufacturing, die mit der Umstellung einhergehen, werden sich auch die Arbeitsweisen im System verändern. Wie die flexiblen Workflows in den Freigabeprozessen im Bereich Sales konkret aussehen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Workflows in SAP ECC
Das Modul SAP SD deckt innerhalb von SAP ECC die Organisation sämtlicher Vertriebsaktivitäten ab. Neben den Möglichkeiten, die die Lösung für den Vertrieb Ihrer Produkte bietet, gibt es auch einige Aspekte, die die Performance des Programms hemmen. So enthält das System beispielsweise keine von SAP erstellten Workflows für Freigabeprozesse.
Wenn Sie eine Aufgabe haben, die das Programm nicht standardisiert zur Verfügung stellt, müssen Sie Programmierungen am System vornehmen. Ebenso müssen Sie einen späteren Wartungs- und Pflegeaufwand betreiben, wenn es zu Hindernissen bei der Nutzung des Workflows oder der Kompatibilität mit anderen Programmfunktionen kommt.
Flexible Workflows unter S/4HANA
S/4HANA ermöglicht den Usern, flexible Workflows zu nutzen. Diese Funktion erlaubt es, einen neuen Geschäftsprozess durch die Kombination verschiedener Apps zu erstellen. Der Startpunkt liegt hier in der Regel im Customizing. In den Customizing-Aktivitäten müssen Sie abhängig von der Aktivität z. B. eine Workflow-Szenario-ID eingeben.
Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können Sie den Workflow im Detail planen. Das geschieht in den benutzerfreundlichen Fiori-Anwendungen. So können auch Businessuser ohne Customizing-Erfahrung einen Workflow erstellen.
Beispiel: Freigabeprozess als flexiblen Workflow einrichten
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihrem Unternehmen soll jeder Kundenauftrag über 2000 € vom Leiter der Produktion freigegeben werden müssen. Diesen Workflow können Sie nach dem Startpunkt im Customizing in der Fiori-Umgebung einsehen, konfigurieren und in den folgenden drei Schritten abbilden.
Flexible Workflows Schritt 1
Der erste Schritt besteht darin, in der Anwendung „Teams und Zuständigkeiten“ ein Team anzulegen und ihm einen Teamleiter und weitere Mitglieder hinzuzufügen. Hier könnte es sich z. B. um ein Team handeln, dem Sie den Produktionsleiter und einen Stellvertreter hinzufügen. Das Team ist in der App zunächst von standardisierten Prozessen im Unternehmen losgelöst. So können Sie der Gruppe neue Funktionen zuweisen, wie bspw. verschiedene Genehmigungsstufen für einen Freigabeprozess.
Flexible Workflows Schritt 2
Im zweiten Schritt rufen Sie die Anwendung „Workflows verwalten“ auf. Grundlage für die Einrichtung eines Workflows ist hier ein Dokument bzw. ein Dokumenttyp wie z. B. ein Kundenauftrag. In diesen Prozess integrieren Sie zunächst das Team, das Sie im ersten Schritt angelegt haben.
Als nächstes ist eine Definition der Schritte nötig, angefangen mit den Startbedingungen des Prozesses. Das kann beispielsweise ein Nettowert sein. Die darauffolgenden Schritte müssen Sie ähnlich wie den Startpunkt mit einer Bedingung versehen. Auch das kann eine Wertgrenze oder ein Empfänger des Schrittes sein. In diesem Fall handelt es sich entweder um einen Kundenauftrag mit einem Wert von mehr als 2000 € oder um den Eingang eines Kundenauftrags beim Produktionsleiter.
Flexible Workflows Schritt 3
Nachdem Sie diese Schritte mit ihren jeweiligen Bedingungen definiert haben, können Sie den Workflow aktivieren. Tätigkeiten, die das Team innerhalb dieses Workflows ausführt, sind ggf. in den Standardanwendungen wiederzuerkennen. Dies ist z. B. beim Freigabeprozess für die Änderung des Genehmigungsstatus in der Kundenauftragsliste der Fall.
Vorteile von flexiblen Workflows
Die flexiblen Workflows innerhalb von S/4HANA zeichnen sich durch ihre einfache Handhabung in der Fiori-Umgebung aus. Neben der Zeitersparnis im Prozess auf Seiten der Workflowanwender sind keine Umwege mehr nötig, um Freigabeprozesse beispielsweise per E-Mail abzuwickeln. Stattdessen können Businessuser sehr schnell und flexibel neue Prozesse im Unternehmen einrichten.
Daneben verfügt S/4HANA über eine Reihe von Standard-Workflows, die Sie ebenfalls nutzen und ggf. anpassen können. Somit sind nun wesentlich weniger Programmierungen notwendig, um das System Ihren Ansprüchen nach einzurichten. Dadurch sparen auch Ihre IT-Experten viel Zeit und können sich auf andere, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Fazit
Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA gibt es im Bereich Sales im Gegensatz zu SAP SD einfache Möglichkeiten, flüssige Unternehmensprozesse einzurichten. Hierbei sind die flexiblen Workflows ein sehr effektives Tool, um einfach Workflows im SD-Bereich einzurichten. Mithilfe verschiedener Apps in der Fiori-Umgebung hat SAP somit eine Möglichkeit unter S/4HANA geschaffen, mit dem Businessuser ohne Customizing-Erfahrung Workflows wie Freigabeprozesse einrichten können.
Wenn Sie weitere Fragen zur Nutzung flexibler Workflows unter S/4HANA haben, dann nehmen Sie gerne zu uns Kontakt auf.
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