Wie Sie per Customer Vendor Integration ECC Geschäftskontakte in S/4HANA Business Partner umwandeln
Mit der Migration auf SAP S/4HANA eröffnen sich für Unternehmen viele neue Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren. Jedoch müssen Sie vorerst im Zuge des Übergangs einige Umstellungen tätigen, wie die Wandlung Ihrer Geschäftskontakte aus dem ECC in Business Partner in S/4HANA. Wie Sie diese Migration mithilfe einer CVI (Customer Vendor Integration) abwickeln können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Business Partner in S/4HANA
Business Partner ist das neue Geschäftspartnerkonzept in S/4HANA. Dabei erfassen Anwender einen Kontakt, der im ECC noch Kreditor oder Debitor war, als Business Partner. Erst im zweiten Schritt erfolgt die Einordnung in die Kategorien Debitor oder Kreditor.
Wenn ein Unternehmen in der Vergangenheit als Kreditor und Debitor mit Ihnen interagiert hat, fassen Sie diese also in S/4HANA zu einem Business Partner zusammen. Damit vermeiden Sie mögliche Redundanzen im System, die im ECC noch entstanden sind.
Das neue Geschäftspartnerkonzept ist grundlegend für fast alle Aufgaben in Ihrem neuen System. Daher müssen Sie beim Umstieg auf S/4HANA Ihre Kreditoren und Debitoren migrieren. Das können Sie mit Hilfe einer Customer Vendor Integration (CVI) durchführen.
Was steckt hinter der CVI?
Die CVI ist ein Prozess, in dem Unternehmen ihre Debitoren, Kreditoren und Kontaktpersonen aus dem ECC zu Business Partnern in S/4HANA migrieren. Als zentrales Werkzeug der CVI nutzen die Anwender das CVI-Cockpit, das in die Reiter „Read me“, „Vorbereitung“, „CVI-Laden“ und „Upgrade Vorbereitung“ unterteilt ist.
CVI-Cockpit: So führen Sie eine Customer Vendor Integration durch
Im CVI-Cockpit arbeiten Unternehmen gewöhnlicherweise in einem der vier genannten Reiter. Dabei können sie erst mit dem nächsten Schritt fortfahren, wenn der letzte vollständig abgearbeitet ist. Als erstes bearbeiten Sie den Reiter „Read me“.
Read me
In diesem Reiter finden Sie die Funktionen „Hinweisprüfer“ und die „CVI-Bibliothek“ vor. Insgesamt können Sie diesen Schritt als Briefing für die nächsten Schritte ansehen, da Sie sich in den Funktionen primär alles über den Ablauf und die Details des Prozesses durchlesen.
Vorbereitung
Im ersten Schritt des Reiters „Vorbereitung“ kontrollieren Sie die Konsistenz der Stammdaten Ihrer erfassten Kreditoren, Debitoren und Ansprechpartner. Hier können Sie beispielsweise die Punkte „Postleitzahl“, „E-Mail“ oder „Branche“ in verschiedenen Testläufen überprüfen. Dieser Schritt ist als erster Filter für Dateninkonsistenzen zu sehen, da in den folgenden Reitern noch Inkonsistenzen auftreten können.
Bei Bedarf haben Sie hier die Möglichkeit, die Prüfung einzelner Felder zu unterdrücken, wenn bestimmte Eingaben nicht den Feldanforderungen entsprechen. So können Sie die entsprechenden Kreditoren und Debitoren trotzdem migrieren. Des Weiteren besteht auf dieser Registerkarte die Option, Customizingfunktionen zu testen. Das ist bspw. dann sinnvoll, wenn Sie Objekten aus dem ECC bestimmte Business-Partner-Rollen in S/4HANA zuweisen möchten.
Die Vorbereitung schließen Sie mit der „Vorprüfung der rechtlichen Einheit“ ab. Wenn ein zukünftiger Business Partner sowohl als Kreditor als auch als Debitor im ECC eingetragen ist, können Sie in diesem Schritt überprüfen, ob alle Felder konsistent sind. Falls die Werte unterschiedlich sind, haben Sie die Möglichkeit, ein führendes Objekt auszuwählen. Damit legen Sie fest, welches der beiden Objekte die Werte des anderen für die Migration bzw. Zusammenführung zum Geschäftspartner übernimmt.
CVI-Laden
In den „Aktivitäten vor dem Laden“ müssen Sie zunächst die Pflegetransaktionen im ECC sperren. Auf diese Weise können Sie während der Migration keine neuen Stammdaten anlegen, die Sie z. B. im Schritt „Vorbereitung“ prüfen müssten.
Der zweite Schritt im „CVI-Laden“ sind die „echten Ladeaktivitäten“. Hier führen Sie mit dem „LadWerkzeug“ die Migration Ihrer Geschäftspartner durch. Zunächst bestimmen Sie das Quell- und Zielobjekt, z. B. die Migration eines Debitors in einen Geschäftspartner. Anschließend geben Sie im Feld „Verarbeitung“ an, welchen Debitor Sie migrieren möchten. Es ist auch möglich, mehrere Debitoren in einem Schritt zu migrieren. Das geschieht standardmäßig über Pakete, denen Sie die Debitoren hinzufügen.
Wenn Sie Ihre Debitoren ausgewählt haben, können Sie zunächst einen Testlauf starten. Ist dieser erfolgreich, können Sie mit der Migration beginnen. Diese ist ebenfalls im Rahmen einer Hintergrundverarbeitung möglich. Als nächstes führen Sie die Aktion aus und beobachten über den Monitor, ob die Migration erfolgt ist.
Wenn Ihr Programm dabei Fehler feststellt, korrigieren Sie diese in der „Nachbearbeitung“. Im Feld „Vollständigkeitsprüfung“ zeigt das Programm Kreditoren oder Debitoren an, die keine Geschäftspartner sind. In dem Fall müssen Sie für diese Objekte eine weitere Migration durchführen. Anschließend können Sie in den Aktivitäten nach dem Laden Ihre Pflegetransaktionen wieder freigeben.
Upgradevorebereitung
Genau wie im „CVI-Laden“, können Sie hier nochmals eine Nachbearbeitung vornehmen. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit – ähnlich wie im Reiter „Vorbereitung“ – weitere Customizingfunktionen zu prüfen. Das erweist sich bspw. dann als sinnvoll, wenn Sie ein Customizing von der Position des Business Partners auf eine Unterkategorie, wie z. B. Lieferant, durchführen möchten.
Herausforderungen bei der CVI
Die Migration innerhalb des CVI-Cockpits ist selten fehlerfrei, was oft auf eine lückenhafte Stammdatenpflege zurückzuführen ist. Beispielsweise stimmen häufig bei Unternehmen, die als Kreditoren und Debitoren im alten System verzeichnet sind, die Werte nicht überein. Wie schon einmal angemerkt, können Sie hierbei in der „Vorbereitung“ das führende Objekt auswählen.
Zweitens gibt es häufig fehlerhafte Daten, die nicht den Feldanforderungen entsprechen. Das ist z. B. bei alten Kreditoren oder Debitoren der Fall, bei denen die jeweiligen Angaben zu einem früheren Zeitpunkt korrekt waren, aber im Laufe der Zeit nicht aktualisiert wurden. Gleiches gilt für neu eingerichtete Mussfelder, die in der Vergangenheit noch nicht Pflicht waren. Diese müssen Sie entsprechend ergänzen.
Zusammengefasst: Das sind Ihre nächsten Schritte
Die Customer Vendor Integration ist der Prozess der Migration von Kreditoren, Debitoren und Kontaktpersonen aus SAP ECC in einen Business Partner in S/4HANA. Business Partner nennt sich das neue Geschäftspartnerkonzept in S/4HANA, das in sämtliche Prozesse integriert ist.
Aufgrund dieses neuen Konzepts müssen Sie bei der Umstellung auf S/4HANA eine CVI durchführen. Als zentrales Tool können Sie hierbei das CVI-Cockpit nutzen, das in die Reiter „Read me“, „Vorbereitung“, „CVI-Laden“ und „Upgradevorbereitung“ eingeteilt ist. In diesem Prozess treten häufig Fehler auf, die auf falsche oder unvollständige Stammdaten zurückzuführen sind. Deshalb ergibt es Sinn, vor dem CVI Ihre Stammdaten auf den neusten Stand zu bringen.
Beratung zur Customer Vendor Integration
Wir unterstützen Sie beratend oder auch aktiv bei Ihrer Customer Vendor Integration. Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches Gespräch mit uns. Gemeinsam schauen wir uns darin an, was der sinnvolle nächste Schritt für Sie ist.
