SAP Ariba für Lieferanten: Darum lohnt sich die Anbindung an das Ariba Netzwerk
Viele Lieferanten kommunizieren noch über E-Mail, Telefon oder sogar Fax mit ihren Kunden: für jeden neuen Auftrag oder wenn sie nur kurz den Status einer Lieferung einsehen wollen, müssen sie zum Hörer, zum Faxgerät oder zur Tastatur greifen. Diese Art der Kommunikation ist nicht nur überholt, sondern auch zeitaufwendig und ineffizient. Hier kann SAP Ariba die Lösung sein: Die Software vereinfacht die Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten mithilfe des Ariba Netzwerks. Wie genau, erfahren Sie hier.
Herausforderungen der manuellen Kommunikation
Stellen Sie sich ein Smartphone ohne Internetverbindung vor: Sie können es zwar nutzen, um mit anderen zu kommunizieren, es ist aber mühsam und umständlich. Für jede Statusabfrage schreiben Sie extra eine E-Mail oder führen ein Telefonat. Haben Sie nur einen Kunden, ist der Aufwand noch überschaubar – bei mehreren Kunden können Sie aber schnell mal den Überblick verlieren, da Ihnen eine zentrale Übersicht fehlt. Bei dieser Art der Kommunikation haben Sie einen hohen Arbeitsaufwand und dadurch hohe Kosten.
Zudem gestaltet die manuelle Kommunikation es schwieriger, folgende Fragen zu beantworten:
- Gibt es einen neuen Auftrag?
- Hat mein Kunde die Lieferung erhalten?
- Wie ist der Status meiner Rechnung?
- Wann wird meine Rechnung gezahlt?
Die Lösung: SAP Ariba
SAP Ariba ist eine Einkaufslösung für Unternehmen, die Interessenten, Lieferanten und Unternehmen eine gemeinsame Plattform bietet. Die Lösung ist in mehrere Bestandteile aufgeteilt, die jeweils eigene Funktionen anbieten. Eines der Ariba-Bestandteile stellt das Ariba Netzwerk dar: Das Ariba Netzwerk ist cloudbasiert und gibt Nutzern eine intuitive Möglichkeit, Güter im Geschäftskundenbereich zu beschaffen, indem sie nach Produkten suchen und Angebote von Lieferanten einfach selbst einsehen können.
Abbildung 2: So sieht der Bestell- und Lieferungsprozess über SAP Ariba aus.
Was nun schon vermehrt aufgekommen ist: Unternehmen, die Ariba bereits bei sich im Einsatz haben, fordern oftmals von ihren Lieferanten ebenfalls den Einsatz von Ariba. Tun sie dies nicht, scheiden sie als Lieferant aus. Das stellt Sie als Lieferant natürlich vor die große Entscheidung: in Ariba investieren – weil es sich bspw. für Sie nicht lohnt – damit aber das Risiko eingehen, den Kunden möglicherweise zu verlieren?
Unternehmen, die Ariba bereits nutzen, drängen ihre Lieferanten dazu, auch SAP Ariba zu nutzen. Wenn Sie dies nicht tun, sind Sie für den Kunden in den meisten Fällen als Lieferant raus.
Vorteile von Ariba für Lieferanten
Da Ariba bereits von vielen Unternehmen für die Beschaffung genutzt wird, können Sie die Bindung zu Bestandskunden stärken. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, sich mit vielen verschiedenen Unternehmen zu vernetzen, sodass Sie neue Kunden einfacher und effizienter gewinnen. Mit SAP Ariba erhalten Sie einen Überblick über alle Bestellungen und kennen somit stets alle Rechnungs- und Lieferungsstände.
Zudem sparen Sie durch Ariba Telefonate und das Aufsetzen von Mails ein, da das System Aufgaben wie die Lieferbestätigung automatisiert und selbst eine Mail verschickt. Dadurch werden Ihre Mitarbeiter entlastet und sie vermeiden durch die Automatisierung Tipp- bzw. Übertragungsfehler.
Weil alle Daten digital vorhanden sind, können Sie unterschiedliche Analysen durchführen, um neue Potenziale aufzudecken. Welcher Kunde benötigt welche Güter oder welche Materialien werden am meisten bestellt? Mit Analysen sind Sie u. a. in der Lage, das Einkaufsverhalten Ihrer Kunden besser zu verstehen und Angebote an sie anzupassen.
So sieht der Bestellprozess über SAP Ariba aus
Mit SAP Ariba werden alle zugehörigen Prozesse automatisch vom Ariba Netzwerk übertragen. Bspw. erhält Ihr Kunde automatisch eine elektronische Bestätigung, sobald Sie den Bestellauftrag bestätigen. Somit müssen Sie diesen Schritt nicht mehr manuell per Mail, Telefon oder Fax durchführen. Die folgende Darstellung zeigt Ihnen einen Prozessüberblick über SAP Ariba:
Abbildung 2: So sieht der Bestell- und Lieferungsprozess über SAP Ariba aus.
Ein typischer Bestellprozess bei SAP Ariba sieht meist so aus:
- Der Kunde leitet einen Bestellauftrag an Sie weiter.
- Sobald Sie den Kundenauftrag erstellt haben und wissen, in welchem ungefähren Zeitraum der Kunde die Ware erhalten wird, bestätigen Sie den Auftrag.
- Nachdem Sie die Bestellung versendet haben, schicken Sie Ihrem Kunden ein Lieferavis.
- Wenn die Lieferung angekommen ist, wird der Wareneingang gebucht und Sie bekommen eine Bestätigung, dass Ihr Kunde die Ware erhalten hat.
- Sobald Sie die E-Rechnung verschicken, wird diese direkt in das System des Kunden übertragen, wodurch Sie in der Lage sind, den Rechnungsstatus einzusehen.
Anbindungsmöglichkeiten an das Ariba Netzwerk
Als Lieferant haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, Ihr Unternehmen in das SAP Ariba Netzwerk zu integrieren. Sie können eine Integration über
- das Ariba Web-Portal,
- Robotic Process Automation (RPA)
- oder das Ariba Cloud Integration Gateway
durchführen.
Abbildung 3: Die Integrationstiefe über das Ariba Web-Portal ist zwar nicht tief, jedoch geben Sie am wenigsten Kosten dafür aus
Welche Integration ergibt nun Sinn für Sie? Das Ariba Web-Portal bietet den Vorteil, dass die Kosten niedriger sind, weil Sie noch viele Informationen manuell ausfüllen müssen. Dadurch ist aber auch die Integrationstiefe gering. Nach der einmaligen Registrierung beim Ariba Netzwerk tragen Sie die Daten aus dem Bestellauftrag des Kunden in Ihr SAP-System ein. Und auch die Bestellbestätigung müssen Sie manuell ausfüllen.
Abbildung 4: Bei der Integration über das Ariba Web-Portal müssen Sie die Bestellbestätigung selbstständig ausfüllen
Die Integration mithilfe von Robotic Process Automation wiederum ist durch Softwarerobotern teil- bzw. vollautomatisiert. Die Roboter führen automatisiert Tätigkeiten aus und bedienen dabei die grafische Benutzeroberfläche. Um diese Art von Integration nutzen zu können, müssen Sie zunächst ein RPA-Tool installieren. In diesem Tool wird dann ein geeigneter Prozess nachgebaut, der schrittweise vom Roboter ausgeführt wird. Mit dieser Integration stehen Sie im Mittelfeld: hier haben Sie eine mittlere Integrationstiefe zu mittelhohen Kosten.
Eine Integration über das Ariba Cloud Integration Gateway hat zwar die größte Integrationstiefe, Sie müssen aber mit den höchsten Kosten rechnen. Das SAP Ariba Cloud Integration Gateway standardisiert die Schnittstellen und stellt alle nötigen Komponenten für eine Schnittstellenintegration bereit. Sie besteht dabei aus drei Komponenten:
- der Prozesskonfiguration aus Ihrem System,
- dem SAP Cloud Connector
- und dem Cloud Integration Gateway selbst.
Abbildung 5: Diese drei Komponenten werden bei der Integration mit der SAP Ariba Cloud Integration benötigt
SAP Ariba – lohnt sich die Investition?
SAP Ariba lohnt sich nicht nur für z. B. produzierende Unternehmen – auch Lieferanten profitieren von einer Anbindung an das Ariba-Netzwerk. Damit stellen Sie einen einfacheren Kontakt zu Neu- und Bestandskunden her und erhalten einen Überblick über alle Lieferungen. Mit der Anbindung an das Ariba-Netzwerk fällt jeglicher manuelle Aufwand wie das ständige E-Mail-Schreiben weg – das System erledigt diese Aufgaben für Sie. Zudem sparen Sie Zeit und Kosten und stärken die Bindung zu Ihren Kunden. Da Ariba mittlerweile weit verbreitet ist, setzen viele Unternehmen die Zusammenarbeit über Ariba voraus und entscheiden sich womöglich gegen einen Lieferanten, der Ariba nicht einsetzt. Auch diesen Punkt sollen Sie in Ihre Ariba-Überlegungen einbeziehen.
In meinem Webinar „3 Wege zur erfolgreichen SAP Ariba Integration für Lieferanten“ gehe ich näher auf das Thema Ariba sowie Ihre Integrationsmöglichkeiten ein und gebe Ihnen auch Entscheidungshilfen mit auf dem Weg. Gerne lade ich Sie dazu ein – hier erfahren Sie mehr: Ariba-Webinar für Lieferanten. Oder kontaktieren Sie mich gerne direkt, wenn Sie jetzt schon Rückfragen haben.
