So unterstützt SAP LO-AB bei rechtlichen & Compliance-Aspekten
Mit dem Modul SAP LO-AB (Agency Business) können Unternehmen komplexe Abrechnungsprozesse in Vermittlungs- und Zentralregulierungsgeschäften automatisieren. Dabei sind jedoch zahlreiche rechtliche Vorgaben zu beachten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie SAP LO-AB Sie dabei unterstützt, rechtskonform zu arbeiten, Risiken zu reduzieren und Ihre Compliance in Abrechnungs- und Vermittlungsprozessen nachhaltig zu stärken.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten im Kontext von SAP LO-AB?
Unternehmen, die mit Vermittlungs- oder Zentralregulierungsgeschäften arbeiten, sehen sich mit einem komplexen Geflecht aus steuerlichen, handelsrechtlichen und vertragsrechtlichen Vorgaben konfrontiert. Im Steuerrecht besteht die Herausforderung darin, die Umsatzsteuer korrekt auszuweisen, die Vorsteuerabzüge ordnungsgemäß zu berücksichtigen und Rechnungen nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu erstellen. Insbesondere im Agenturgeschäft kann dies zu komplexen steuerlichen Prozessen führen, da sowohl das Abgangs- als auch das Empfangsland in unterschiedlichen Ländern liegen können. Fehlerhafte Abrechnungen können schnell zu Nachzahlungen oder Bußgeldern führen.
Handelsrechtlich schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) vor, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig dokumentiert, ordnungsgemäß gebucht und nachvollziehbar sein müssen. Im SAP-Agenturgeschäft ist es möglich, komplexe Belegflüsse abzubilden. Belege im Agenturgeschäft können direkt auf Belege aus anderen SAP-Modulen referenzieren. Zudem ist es möglich, aus einem Abrechnungsbeleg direkt in die Ursprungsbelege oder sonstige zugeordnete Belege zu springen, um den Geschäftsprozess vollständig von Anfang bis Ende nachvollziehen zu können.
Vertragsrechtlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass individuelle Provisions- und Bonusvereinbarungen mit Partnern eingehalten werden, da Verstöße zu rechtlichen Streitigkeiten führen können, die wiederum hohe Kosten verursachen können. Im Agenturgeschäft lassen sich die Berechnungsgrundlagen für derartige Vereinbarungen positionsgenau und bis ins Detail nachvollziehen. So kann jedem Vertragspartner die Abrechnungsgrundlage transparent dargestellt werden.
Revisionssicherheit verlangt zudem, dass alle Vorgänge so abgebildet werden, dass interne Audits und externe Prüfungen problemlos nachvollzogen werden können. Das Agenturgeschäft bei SAP LO-AB hilft dabei, diese Anforderungen zu erfüllen und die Prozesse rechtlich korrekt und transparent zu gestalten.
Wie vereinfacht SAP LO-AB die Compliance?
Settlement Management (LO-AB) stellt verschiedene Funktionen bereit, die direkt zur Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben beitragen:
- Automatisierte Belegerstellung: Ob Kundenabrechnung, Lieferantenfaktura oder Nebenkostenabrechnung – Settlement Management sorgt für standardisierte und nachvollziehbare Prozesse, in denen Dokumentketten/Referenzen (Itemization, Listen) transparent abgebildet werden können und die den steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen entsprechen. In S/4 arbeitet Settlement Management nicht mit „logistischen Belegflüssen“ wie SD-Auftrag → Lieferung → Faktura, sondern mit Business Volume (aus SD/MM) und erzeugt Settlement Documents. Die Itemization/Listen und Dokumentreferenzen liefern die Nachvollziehbarkeit.
- Integrierte Workflows: Durch Freigabe- und Korrekturprozesse wird sichergestellt, dass Abrechnungen nicht ohne Prüfung in Umlauf gebracht werden.
- Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Agenturbelege werden revisionssicher archiviert und können jederzeit für interne oder externe Prüfungen abgerufen werden.
- Integration in FI und CO: Die automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung und das Controlling gewährleistet konsistente und regelkonforme Verarbeitung von Buchungen.
- Reklamationsbearbeitung: Über das Agenturgeschäftsportal lassen sich Reklamationen dokumentieren und abwickeln – ebenfalls ein wichtiger Baustein für die Compliance.
Die Rolle von Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein zentrales Compliance-Thema ist die Transparenz über alle Abrechnungs- und Zahlungsströme. SAP LO-AB bildet als Settlement-/Agency-Business-Komponente die belegspezifischen Abläufe der Abrechnung ab und macht die gesamte Dokumentenkette von der Leistungserfassung bis zum Abrechnungsbeleg nachvollziehbar. Dadurch entstehen belastbare Prüfpfade, Verantwortlichkeiten lassen sich eindeutig zuordnen und es stehen konsistente Daten für interne Kontrollen sowie externe Prüfungen bereit.
Freigabeprozesse
Die rollenbasierten Genehmigungsworkflows in LO-AB stellen sicher, dass Abrechnungen nur von autorisierten Personen freigegeben werden und jede Entscheidung protokolliert wird. Die Protokollierung von Nutzer, Zeitpunkt und Entscheidungsgrundlage bildet belastbare Audit-Nachweise. Mehrstufige Freigabeketten und Eskalationsregeln verhindern, dass unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungen unkontrolliert in Umlauf gelangen. Zudem sorgen sie dafür, dass Prüfungen bereits vor der Freigabe greifen.
Nachvollziehbare Belegflüsse
LO-AB bildet die gesamte Dokumentenkette lückenlos ab: vom ursprünglichen Leistungsnachweis über alle Zwischenschritte bis hin zum finalen Abrechnungsbeleg. Funktionen für den direkten Sprung in Ursprungsbelege sowie positionsgenaue Verknüpfungen gewährleisten, dass sich jede buchhalterische Position bis zur Quelle zurückverfolgen lässt. Standardisierte Felder und referenzierte Belege machen die Ursachen von Abweichungen schnell erkennbar, beschleunigen Korrekturmaßnahmen und vereinfachen die Prüfung ganzer Geschäftsprozesse.
Verknüpfungen zu anderen Belegen und Modulen
Durch die Referenzierung zu FI-, CO- und logistischen Belegen wird eine unternehmensweit konsistente Rückverfolgbarkeit geschaffen: Provisionsabrechnungen, Zahlungs- und Lieferbelege lassen sich miteinander in Beziehung setzen, sodass Abweichungen, Doppelbuchungen oder Rückrechnungen gezielt analysiert werden können. Durch die nahtlose Integration werden Medienbrüche reduziert, manuelle Übertragungsfehler minimiert und die Datenqualität über Systemgrenzen hinweg verbessert.
Änderungsprotokolle und Zeitstempel
Jede Änderung an Belegen wird mit einem Zeitstempel und den Nutzerinformationen protokolliert. Diese Änderungsprotokolle sind ein zentraler Nachweis für die Revisionssicherheit und ermöglichen forensische Analysen bei Auffälligkeiten. Die protokollierten Metadaten liefern darüber hinaus die Grundlage für automatisierte Prüfregeln, Alerts und Reporting-Mechaniken. Diese machen Abweichungen frühzeitig sichtbar und ermöglichen eine zeitnahe Reaktion.
Segregation of Duties und Berechtigungsmanagement
Die systemgestützte Trennung von Aufgaben, beispielsweise zwischen dem Erstellen, Prüfen und Freigeben von Belegen, reduziert Manipulationsrisiken erheblich. In Kombination mit einem stringenten Berechtigungsmanagement sind Zugriffe und Befugnisse jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar. Periodische Rollenreviews sowie automatisierte Prüfungen durch Governance-Tools gewährleisten die dauerhafte Einhaltung der Trennungsprinzipien.
Revisionssichere Archivierung und digitale Nachweise
In Verbindung mit Archivierungslösungen werden Belege unveränderbar und langfristig aufbewahrt, sodass steuerliche Nachweise und externe Prüfungen abgesichert sind. Vollständige digitale Nachweise erleichtern die Erstellung von Audit-Reports und die schnelle Beantwortung von Prüfungsanfragen, da alle relevanten Informationen in einem konsistenten und leicht zugänglichen Format vorliegen.
Fazit
Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind entscheidende Anforderungen an Abrechnungssysteme im Agenturgeschäft. SAP LO-AB bietet Ihnen alle nötigen Bausteine, um diese Anforderungen effizient zu erfüllen. Dazu gehören rollenbasierte Freigaben, lückenlose Belegflüsse und eine revisionssichere Archivierung. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Compliance-Vorgaben zuverlässig einhalten.
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