SAP LO-AB – Automatisierte Tankkartenabrechnung
Ein optimales Szenario für die Nutzung des SAP-Agenturgeschäfts (LO-AB) ist die Verwaltung von Tankkarten. Kundenseitig müssen zahlreiche Unternehmen mit vielen Fahrzeugen verwaltet werden. Hier gibt es verschiedene Vereinbarungen, wie z. B. Grundgebühren, die automatisiert abgerechnet werden sollen. Auf der anderen Seite stehen die Lieferanten – in diesem Fall sind es Tankstellen. Diese erwarten eine zentrale Abrechnung für sämtliche Tankvorgänge. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie SAP LO-AB die Abrechnung von Tankkarten unterstützt, welche Vorteile es bietet und welche Schritte für eine erfolgreiche Einführung entscheidend sind.
Was kann SAP LO-AB?
Das SAP Agency Business (LO-AB) bietet im Gegensatz zu anderen SAP Modulen die Möglichkeit, eigene, sehr flexible Belegflüsse zu erstellen. Diese Belege können im gleichen Beleg kunden- und lieferantenseitige Informationen und Konditionen aufnehmen. Sie sind somit optimal für die Abwicklung von Geschäften zwischen Dritten geeignet.
Ein Beispiel ist eine Tankquittung, bei der unser Unternehmen als Vermittler auftritt. Die Tankstelle ist der Lieferant und der Nutzer der Tankkarte ist der Kunde. Dieser Sachverhalt lässt sich eins zu eins im Agenturgeschäft nachbilden. Es ist also möglich Belege anzulegen, bei denen man selbst weder der Kunde noch der Lieferant ist. Das Agenturgeschäft bietet dann die Möglichkeit, diese Belege in unterschiedliche Abrechnungsprozesse auszusteuern.
In der Lieferantenabrechnung werden die Tankquittungen aller Tankstellenbetreiber aggregiert und abgerechnet. Das Agenturgeschäft bietet dabei einen detaillierten Belegfluss. Jede Tankquittung kann von der Entstehung bis zur Abrechnung genau nachverfolgt werden. In der Realität ist der Belegfluss äußerst komplex, da die Abrechnung aus rechtlichen Gründen zunächst pro Land erfolgen muss und anschließend erneut aggregiert werden kann.
Aus allen Tankquittungen, die mit den Tankkarten des Kunden durchgeführt wurden, werden die getankten Liter und Preise ermittelt und dem Kunden in Rechnung gestellt. Auch Grundgebühren, Rückvergütungen und andere Vertragsbestandteile können Sie direkt in der Abrechnung berücksichtigen. Diese Komponente ermöglicht eine transparente, automatisierte Abbildung von Tankkartenabrechnungen und sorgt dafür, dass Unternehmen alle Vorgänge effizient und rechtssicher steuern können.
Vorteile von LO-AB im Überblick:
- Es besteht die Möglichkeit, Belege zu erstellen, bei denen Kunde und Lieferant voneinander abweichen.
- Sie können Kunden- und Lieferantenkonditionen separat verwalten und abrechnen.
- Der Belegfluss im LO-AB ist flexibel und ermöglicht es, Belege mehrfach zusammenzufassen und mit Vergütungslisten zu arbeiten.
- Verschiedene Prozesse lassen sich integrieren. So ist es beispielsweise möglich, auch Boni, Gutschriften und ähnliche Posten in die Tankkartenabrechnung einfließen zu lassen.
- Der Belegfluss ist transparent, sodass jeder einzelne Beleg durch den gesamten Lebenszyklus nachverfolgt werden kann.
- Fast alle SAP-Module lassen sich in LO-AB integrieren.
- LO-AB nutzt für die Preisfindung und die Schnittstellen zu FI und CO die Standardfunktionen aus MM und SD.
Einführung von LO-AB für die Tankkartenabrechnung
Mithilfe des Agenturgeschäfts können Sie Tankquittungen im SAP-Standard abbilden. LO-AB bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten für die Abrechnungsprozesse in SAP. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Anforderungen und Prozesse zunächst genau verstehen, um das Modul optimal einführen zu können. Neben den Abrechnungsprozessen müssen Sie dabei auch rechtliche und steuerliche Anforderungen berücksichtigen. Auch die Freigabeprozesse sowie die Buchung der Belege in der Buchhaltung und im Controlling haben von Beginn an einen hohen Stellenwert.
Wichtige Schritte bei der Einführung:
- Prozessanalyse: Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Welche rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen sind zu bedenken? Gibt es andere Anforderungen?
- Customizing: Einrichtung des Customizings im Agenturgeschäft. Einrichtung von Abrechnungsprozessen und -belegarten für die Erfassung von Tankquittungen sowie für die kunden- und lieferantenseitige Abrechnung.
- Integration: Sicherstellung reibungsloser Schnittstellen zwischen den Belegen und der Finanzbuchhaltung sowie dem Controlling, damit Sie die Belege ohne Brüche verarbeiten können.
- Testphase: Intensive Tests mit realen Tankbelegen. Integrative Tests von der Erfassung der Tankquittung bis zur fertigen Abrechnung, um sicherzustellen, dass Buchungen korrekt erfolgen.
Datenmigration und Integration in bestehende Stammdaten
Das Modul SAP LO-AB greift direkt auf die Stammdaten von Material, Kunde und Kreditor zu. Es ist auch zu den neuen Geschäftspartnern in S/4HANA kompatibel. Die Preise und Konditionen können direkt aus den Konditionssätzen von Vertrieb und Einkauf übernommen werden.
Zusätzliche Stammdaten können in das LO-AB integriert werden. Komplexere Verträge lassen sich beispielsweise in SAP CCM abbilden.
Viele Stammdaten können also ohne Migration im Agenturgeschäft weiterverwendet werden. Da die Abrechnung jedoch möglichst vollautomatisch erfolgen soll, ist die Qualität der Stammdaten nochmals wichtiger.
Kritische Aufgaben sind:
- Datenbereinigung: Die Einführung von LO-AB ist ein guter Anlass, um bestehende Stammdaten und Verträge aufzuräumen und neu zu organisieren.
- Mapping: Die Vertrags- und Abrechnungsdaten aus dem Altsystem müssen den LO-AB-Strukturen korrekt zugeordnet werden.
- Go-Live-Begleitung: Eine engmaschige Betreuung beim Start stellt sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Stammdaten korrekt sind und es zu keinen Abrechnungsfehlern kommt.
Change-Management: Fachbereiche mitnehmen
Die Einführung von LO-AB kann viele Fachbereiche betreffen. Kunden- und Lieferantenbetreuer müssen verstehen, wie sie die Prozesse ihrer Ansprechpartner nachvollziehen können. Es ist wichtig, Key-User aus den betreffenden Bereichen von Anfang an zu involvieren. So kann sichergestellt werden, dass das System so aufgesetzt wird, dass die Anforderungen von Kunden und Lieferanten bestmöglich erfüllt werden.
Auch die Finanzbuchhaltung und das Controlling sollten früh in das Projekt eingebunden werden. Das Agenturgeschäft bietet umfassende Möglichkeiten, jeden Beleg und jeden Wertefluss von Anfang bis Ende nachzuvollziehen. Dennoch ist es wichtig, von Anfang an im Blick zu haben, welche Auswertungen für das Controlling relevant sind und welche rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen in der Finanzbuchhaltung bestehen.
Durch eine frühe Einbeziehung in das Einführungsprojekt können Sie sicherstellen, dass Sie alle Anforderungen und Wünsche der verschiedenen Stakeholder berücksichtigen. Im späteren Projektverlauf sind umfassende und praxisnahe Schulungen wichtig, damit die Mitarbeiter das System akzeptieren und effizient in den Arbeitsalltag integrieren können.
Was bringt die Einführung von LO-AB für ihr Unternehmen?
Die Einführung von SAP LO-AB kann viele Vorteile bringen. Wir betrachten hier das Szenario einer Tankkartenabrechnung. Sie können LO-AB jedoch auch für viele andere Prozesse nutzen.
- Implementierung im SAP-Standard: Viele komplexe Prozesse lassen sich via Customizing in LO-AB ohne Eigenentwicklungen umsetzen, wodurch sich die Kosten für Wartung und Implementierung reduzieren.
- Automatisierung: Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler.
- Transparenz: Jeder Beleg ist mit allen Vorgänger- und Nachfolgerprozessen bis in das kleinste Detail nachvollziehbar.
- Integration: Nahtloser Datenfluss in FI und CO sowie Bezug in viele SAP-Module möglich.
- Flexibilität: Abbildung unterschiedlicher Prozesse, Konditionen und Abrechnungsmodelle möglich.
- Compliance: Rechtssichere Dokumentation aller Abrechnungen. Archivierung. Vollständiger Belegfluss in einem System.
Fazit
Die Tankkartenabrechnung über eine Vielzahl von Kunden mit Tankvorgängen von zahlreichen Tankstellen ist komplex. SAP LO-AB macht sie effizient, transparent und rechtssicher. Für den Erfolg sind eine saubere Prozessanalyse, eine durchdachte Integration in das SAP-System und die enge Einbindung der Fachbereiche entscheidend.
Bei richtiger Umsetzung profitieren Unternehmen von einer deutlichen Entlastung der Fachabteilungen und von transparenten, nachvollziehbaren Prozessen im SAP-System.
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