Faktura planen mit SAP SD
Um den Umgang mit Fakturen übersichtlicher zu gestalten, bietet SAP SD verschiedene Möglichkeiten und Apps. Mit ihnen lassen sich Fakturen durch diverse Funktionen anzeigen, steuern und planen. Wie Sie Letzteres genau umsetzen und so Ihre Rechnungsprozesse effizienter organisieren können, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Häufige Probleme bei der Planung von Fakturen
Ein verbreitetes Problem beim Fakturaprozess ist die fehlende Transparenz. Besonders die Fragen “Wann wird was fakturiert?” und “Wann müssen welche Daten geliefert werden” stellen Unternehmen regelmäßig vor Herausforderungen. Oftmals geht es aber auch um die ganz allgemeine Schwierigkeit, dass Fakturen schlichtweg nicht zeitlich planbar sind. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie SAP SD bei diesen Problemen helfen kann und gleichzeitig den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Freigabe übersichtlich darstellt.
Fakturaerstellung planen
In SAP lässt sich die Erstellung von Fakturen, wie z. B. Kundenrechnungen, planen und später dann als Erstellungsjob anzeigen. Dabei kann man zusätzlich entscheiden, ob die Erstellung sofort gestartet werden soll oder als Hintergrundjob geplant wird. Dies bietet sich an, um das System bei regelmäßiger Fakturenerstellung nicht unnötig zu belasten und Bearbeitungszeit zu sparen. Man plant sie dann zu Zeiten geringer Systemverwendung ein, beispielweise nachts.
Wie angesprochen, haben Sie eine Übersicht über sämtliche Faktura-Erstellungsjobs zur Verfügung, welche Ihnen außerdem Detailinformationen zu den verschiedenen Jobs bietet.
Diese orientieren sich an der ursprünglichen Erstellung und Einrichtung. Bei sich wiederholenden Fakturen sehen Sie entsprechend die Wiederholungsdetails und –einstellungen. Letztendlich können Sie auch entscheiden, welche Fakturapositionen genau in den Erstellungsjobs enthalten sind, dazu gehören vor allem:
- Fakturadaten (Bereich der Fakturadaten und Fakturaart)
- Organisationsdaten (Versandstelle, Sparte, Vertriebsweg, Verkaufsorganisation und SD-Beleg)
- Kundendaten (Auftraggeber, Zielland)
- Vorschlagsdaten (Kennzeichensetzung zur Sperrung von Buchungen)
- Belegartdaten (lieferbezogen oder auftragsbezogen)
Sind sich Erstellungsjobs untereinander ähnlich, lassen sie sich einfach kopieren und dann entsprechend anpassen. Dies gilt auch für die später folgenden Ausgabe- und Freigabejobs.
Nun zur Einplanung an sich. Dies bezüglich bieten sich Ihnen diverse Optionen: Zum einen können Sie den Zeitpunkt bestimmen, also sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt. Das jeweilige Startdatum lässt sich ganz einfach manuell eingeben oder im Kalender auswählen. Zusätzlich können Sie Wiederholungen nach einem ausgewählten Rhythmus einstellen, von minütlich bis monatlich oder in Form von Intervallen (z. B. alle 5 Tage). Des Weiteren kann man ein Enddatum für die geplante Erstellung eingeben, die Zeitzone ändern, Feiertage eintragen und beachten lassen und entscheiden, ob Fakturen nur an Werktagen oder auch an arbeitsfreien Tagen angelegt werden sollen.
Fakturaausgabe planen
Für die Planung der Ausgabe gilt im Grunde das Gleiche wie für die Erstellung. Auch hier haben Sie die genannten Konfigurations- und zeitlichen Einplanungsmöglichkeiten sowie auch die Einsicht sämtlicher Informationen. Sie können z. B. nach eingeplanten Ausgabejobs filtern, besonders anhand eines bestimmten Zeitraums oder dem aktuellen Status (abgebrochen, beendet, in Bearbeitung, eingeplant und bereit). Weitere Daten, die gefiltert werden können, sind Job-ID, Lauf-ID, Zeit von, Zeit bis, Beschreibung, Name oder ID des Anlegers (gilt übrigens auch für die Erstellungs- und Freigabejobs).
Die Fakturapositionen lassen sich ebenfalls wieder einstellen und beinhalten im Fall von Ausgabejobs:
- Ausgabedaten (Ausgabekanäle wie zum Beispiel E-Mail und Druck)
- Fakturadaten (Fakturaart, Fakturadatum, Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte, Auftraggeber, Regulierer und Bestimmungsland)
- Bearbeitungsmodus (granulare Steuerung durch drei verschiedene Bearbeitungsmodi: Erstbearbeitung (Status Auszugeben), Fehlerbearbeitung (Status Fehler), Wiederholte Bearbeitung (bereits bearbeitete Positionen) – ermöglicht es, Ausgabepositionen bei Bedarf selektiv erneut zu senden)
Fakturafreigabe planen
Die Planung der Belegfreigabe funktioniert nach dem selben Prinzip wie die beiden Vorgängerprozesse. Die verschiedenen, einstellbaren Fakturapositionen sind hier:
- Kundendaten (Auswahl des Regulierers)
- Organisationsdaten (Verkaufsorganisation)
- Belegdaten (SD-Beleg, Fakturaart, Fakturatyp)
- Erstellungsdatum (Erstellungsdatum oder Zeitraum)
- Unvollständigkeitsdaten (Entscheidung über Freigabe von Fakturen für Belege mit einer Abrechnungssperre, einem Fehler in der Accounting-Schnittstelle und/oder einem Berechtigungsfehler)
Nach Definition und Prüfung der jeweiligen Daten bzw. Positionen können Sie die Erstellungen, Ausgaben und Freigaben einplanen – sie werden dann als neuer Job in der entsprechenden Liste angezeigt. Nach der Freigabe wird die Faktura an die Finanzbuchhaltung gebucht und ein Beleg erstellt.
Welche Vorteile bietet das Planen von Fakturen?
Das Planen von Fakturen in SAP bringt wesentliche Vorteile mit sich. Zum einen hat man durch die vielen Informationen und Filteroptionen einen umfassenden Überblick über alle anstehenden Prozesse. Die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten bei der Einrichtung von Jobs sorgen zudem für eine hohe Flexibilität in der Planung. Darüber hinaus lassen sich einfache und wiederkehrende Jobs schnell einrichten und automatisieren, das Kopieren bei Ähnlichkeit spart ebenfalls viel Zeit. Zusätzlich ermöglicht ein Protokoll jederzeit die Überprüfung auf Fehler und eine Diagnose von Problemen beim Anlegen der Jobs. Insgesamt wird so die Effizienz des Rechnungsprozesses gesteigert, was letztendlich nachhaltig für eine Reduzierung der Arbeitslast und Prozesskosten sorgt.
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