Mit diesen Strategien sorgen Sie für ein effektives Stammdatenmanagement
Stammdaten sind ein integraler Bestandteil von Unternehmen, da sämtliche Unternehmensprozesse auf diesen Daten aufbauen. Damit Ihre Unternehmensprozesse mit qualitativ hochwertigen Daten ablaufen können, ist ein entsprechend effizientes Stammdatenmanagement notwendig. Mit welchen Ansätzen Sie dieses Aufgabenfeld angehen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Stammdatenmanagement mit technologischem Fokus
Bei vielen Unternehmen steht bei der Entwicklung und Umsetzung einer Strategie zur Bereinigung von Stammdaten eine IT-Lösung im Vordergrund. Dies kann z. B. der Einsatz eines ERP-Systems sein.
ERP-Einführung für das Stammdatenmanagement
Üblicherweise liegt der Schwerpunkt einer ERP-Einführung auf der Übernahme und Anpassung der Geschäftsprozesse in das System. Dabei kommt der Prozessintegration und -konsolidierung eine hohe Bedeutung zu, während die Stammdaten oft nur beiläufig betrachtet werden. Dies führt häufig zu unvollständigen Stammdaten, was Testläufe erschwert und deren Aussagekraft mindert. Fehlende Daten müssen daher nachträglich ergänzt werden.
Stattdessen können Sie bei der Integration eines ERP-Systems zunächst die bestehenden Prozesse entflechten. Dabei sollten Sie die Daten sorgfältig strukturieren, sammeln und aufbereiten. Darüber hinaus ist es wichtig, sich ändernde Daten, wie z. B. Bestandsdaten, vom restlichen Datenpool zu trennen. Sobald die relevanten Daten organisiert sind, können Sie die entsprechenden Prozesse im ERP-System einrichten. Das ERP dient dabei als zentrale Master Data Management (MDM) Lösung.
Risiken eines ERP-Systems beim Stammdatenmanagement
Ziel eines ERP-Systems ist oft die Harmonisierung der Unternehmensprozesse und der Softwarelandschaft. Häufig decken diese Systeme nicht das gesamte Spektrum der Anforderungen der einzelnen Unternehmensbereiche ab. Aus diesem Grund steigt der Bedarf an spezifischen Lösungen für individuelle Problemstellungen in den jeweiligen Unternehmensbereichen.
Wenn Sie also ein ERP als zentrale MDM-Lösung einsetzen wollen, kann es zu einem ständigen Datenaustausch kommen. Zudem entwickeln die einzelnen Unternehmensbereiche eine unterschiedliche Sicht auf die Daten und arbeiten unterschiedlich damit. Die Gefahr von Redundanzen ist daher an dieser Stelle hoch.
Darüber hinaus deckt ein ERP-System nur Teile einer MDM-Lösung ab. Daher ist es wichtig, die Anforderungen an ein MDM-System zu definieren. So kann es z. B. sinnvoll sein, eine neutralere Anwendung einzusetzen, die weiter von den Prozessen entfernt ist. So haben Sie eine separate Sicht auf die Stammdaten und können diese gesondert bearbeiten bzw. pflegen.
Stammdatenmanagement mit organisatorischem Fokus
Neben einem technisch forcierten Ansatz haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, einen organisatorischen Fokus zu verfolgen. Hierbei können Sie bspw. die Wichtigkeit des Stammdatenmanagements in Ihre Unternehmenskultur aufnehmen. Stammdaten sind ein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens und Ihrer Geschäftsabläufe, die Sie gemeinsam angehen können.
An dieser Stelle lohnt es sich, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen und eine klare Rollenverteilung vorzunehmen. So legen Sie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Datenpflege fest. Gleichzeitig integrieren Sie Aspekte der Datenpflege in das Tagesgeschäft und optimieren die Zusammenarbeit der Unternehmensbereiche zugunsten der Datenqualität. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Schulungen im Bereich der Datenpflege anzubieten und so das Know-how zu fördern.
Auf administrativer Ebene ist es sinnvoll, sich klare Qualitätsziele zu setzen und das Datenmanagement Schritt für Schritt anzugehen. Hierbei dokumentieren Sie die datenbezogenen Prozesse, legen neue Standards fest und führen entsprechende Richtlinien ein. Dadurch wird eine konsistente Datenhaltung gewährleistet. Darüber hinaus ist eine Datenanalyse bzw. ein Monitoring hilfreich, um Ihre Daten im Blick zu behalten und auf Probleme reagieren zu können.
Schritte für die strategische Umsetzung des Stammdatenmanagements
Ein sauberes Stammdatenmanagement muss sich nicht nur auf eine der beiden Optionen – die Implementierung des richtigen IT-Systems oder die richtige Organisation – konzentrieren. Vielmehr können Sie diese Ansätze kombinieren, um eine effektive und nachhaltige Strategie zu entwickeln.
Motiv und Roadmap entwerfen
Zu Anfang ist es von hoher Bedeutung, ein Motiv festzulegen und zu bestimmen, welche Anforderungen das Stammdatenmanagement erfüllen sollte. In dem Zuge legen Sie Maßnahmen fest, priorisieren sie und erstellen eine Roadmap, an der Sie sich orientieren.
Hierbei ist es wichtig, Ihre beteiligten Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. So können Sie die Beteiligten eine Bewertung der geplanten Maßnahmen durchführen lassen und darauf eine geeignete Strategie entwickeln.
Organisationsstruktur entwickeln
Um die entsprechenden Aufgaben und Tätigkeiten effizient durchzuführen, ist es essenziell, eine Organisationsstruktur für Ihr Stammdatenmanagement aufzustellen. Dies beinhaltet die Definition von Regeln, Rollen und Verantwortlichkeiten. In diesem Schritt ist es wichtig, Ihre bestehenden Strukturen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen bzw. Änderungen vorzunehmen, die zu Ihrer Strategie passen.
Auswahl der richtigen IT-Lösung
Sobald Sie Ihre Strukturen eingerichtet haben, können Sie mit der Auswahl einer IT-Lösung beginnen. Diese Systeme sollten vor allem die Automatisierung verschiedener Aufgaben, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder die Einbindung externer Dienste unterstützen.
Ziel ist es, ein System zu finden, das Ihre Strategie optimal unterstützt. Aus diesem Grund sind in diesem Schritt Tests notwendig, in denen Sie verschiedene Lösungen vergleichen und bewerten. Dabei sind z. B. die Anforderungen der Geschäftsprozesse oder die Bedürfnisse der verschiedenen Unternehmensbereiche von großer Bedeutung.
Darüber hinaus sollten Sie in diesem Schritt auch die Datenmodelle an diese Anforderungen anpassen. Um Ihre Stammdaten effizient verwalten zu können, nutzen Sie idealerweise einfache Prozesse, in denen Sie Ihre Stammdaten anlegen oder pflegen. So etablieren Sie in Ihren Unternehmensbereichen reibungslose Abläufe für die Stammdatenpflege.
Langfristige Ausrichtung des Stammdatenmanagements
Für die praktische Umsetzung des Stammdatenmanagements haben Sie Ihren Mitarbeitern in der Organisationsphase bereits verschiedene Aufgaben und Rollen zugewiesen. Diese gilt es nun, auszufüllen und umzusetzen. Um die Qualität dieser Prozesse langfristig auf einem hohen Niveau zu halten, sind ggf. Anpassungen notwendig.
Hierfür können Sie Qualitätstests einführen oder eine vorausschauende Maßnahmenplanungen einrichten. In dem Zuge haben Sie die Möglichkeit, Harmonisierungsmaßnahmen zu planen und zu fördern, um eine einheitliche Datenbasis zu erreichen.
Fazit
Für die Stammdatenpflege stehen Ihnen verschiedene Ansätze mit unterschiedlichen Potenzialen zur Verfügung. Dabei bietet ein technologischer Fokus die Möglichkeit, Automatisierungen in der Stammdatenbearbeitung zu etablieren und damit Ihre Mitarbeiter bei der Stammdatenpflege zu entlasten. Daneben betrachten und optimieren Sie bei einem organisatorischen Fokus die Stammdaten als eine Einheit und beziehen dabei Ihre Mitarbeiter mit ein.
Dieser Ansatz verfolgt vor allem, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter diesbezüglich zu verbessern und Ihre Stammdaten langfristig auf einem hohen Qualitätsniveau zu halten. Daneben können Sie diese beiden Ansätze kombinieren und Ihr Stammdatenmanagement strategisch angehen. Hierbei verfolgen Sie von der Zielsetzung bis zur praktischen Umsetzung des Stammdatenmanagements verschiedene Schritte, um Ihre Daten zu optimieren.
Wenn Sie weitere Fragen zum Stammdatenmanagement haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
