So optimieren Sie Ihr Ersatzteilmanagement für den Einkauf
Um den Bedarf an Ersatzteilen zu decken, ist die Instandhaltung auf einen effizienten Einkauf angewiesen. Dabei bietet die Einführung eines Ersatzteilmanagements die Möglichkeit, die Beschaffungsaktivitäten und den Ersatzteilbestand zu optimieren. Wie Sie die Prozesse in diesem Unternehmensbereich optimieren können und welche Vorteile sich daraus für den Einkauf ergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Herausforderungen im Einkauf mit Ersatzteilen
Der schnelle Zugriff auf die richtigen Ersatzteile trägt maßgeblich dazu bei, dass die Instandhaltung Reparaturen an Maschinen schnellstmöglich durchführen kann. Das bedeutet, dass Sie zunächst auf der Beschaffungsebene ermitteln müssen, welche Ersatzteile in der Instandhaltung benötigt werden.
Viele Unternehmen kommen hier oft zu falschen Ergebnissen oder schätzen den Bedarf falsch ein. Die Folge daraus sind Notbestellungen, die zu hohen Beschaffungskosten und langen Wartezeiten führen. Eine weitere Herausforderung ist der Mangel eines smarten bzw. digitalen Bestellprozesses. Durch die Nutzung analoger Prozesse mangelt es vielen Unternehmen an Transparenz, sodass z. B. der Anforderer keine Rückmeldung über ein bestelltes Ersatzteil erhält.
Darüber hinaus erweist sich die Beschaffung von Ersatzteilen für ältere Maschinen als besonders kompliziert, da häufig keine offiziellen Lieferanten zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund müssen Sie im Einkauf alternative Beschaffungswege erschließen, um diesen Bedarf zu decken. Meist sind solche Beschaffungen mit langen Lieferzeiten verbunden, die es zudem bei allen Aufträgen zu minimieren gilt.
Ersatzteile mithilfe eines Ersatzteilmanagements verwalten
Das Ersatzteilmanagement verbindet die Arbeitsabläufe von Einkauf, Logistik und Instandhaltung, um eine optimale Beschaffung, Lagerung und Verwendung von Ersatzteilen zu ermöglichen.
Ersatzteilmanagement im Einkauf
Der Einkauf sorgt innerhalb des Ersatzteilmanagements für die kurzfristige und langfristige Deckung des Bedarfs an Ersatzteilen. Dabei ist z. B. zu beachten, dass die Lieferzeiten variieren und teilweise mehrere Monate betragen können. Das gilt vor allem für Ersatzteile alter Maschinen.
Aus diesem Grund sollten Sie mit Ihren Lieferanten die Garantien abklären, um eine zuverlässige Ersatzteilversorgung aufzubauen oder alternative Beschaffungsmethoden in Betracht ziehen. Dazu zählen bspw. die Nachfertigung oder der 3D-Druck von Ersatzteilen. Daneben ist es sinnvoll, die Lagerbestände regelmäßig zu überprüfen, um den Bedarf an Ersatzteilen besser einschätzen zu können.
Darüber hinaus können Sie für diesen Teilbereich des Ersatzteilmanagements Prognosen durchführen. So schätzen Sie nicht nur genau ab, wann Reparaturen an Ihrer Maschine notwendig werden, sondern haben ebenfalls einen Überblick über alle Ersatzteile, die Sie langfristig benötigen.
Ersatzteilmanagement im Lager
Auf Lagerebene sorgt ein Ersatzteilmanagement dafür, dass die Ersatzteile praktisch und übersichtlich organisiert sind. Dies gilt sowohl für das digitale System als auch für das Lager. So können sich Instandhalter oder Lageristen leicht zurechtfinden, die benötigten Materialien identifizieren und bearbeiten.
Ersatzteilmanagement in der Instandhaltung
Die Einkaufs- und Logistikprozesse stellen die rechtzeitige Verfügbarkeit von Ersatzteilen in der Instandhaltung sicher. Um einen Überblick über die Materialien zu erhalten, sind transparente Daten und Listen für die Mitarbeiter in der Instandhaltung unerlässlich. Darüber hinaus ist eine strukturierte Benennung der Materialien für die Identifikation der richtigen Ersatzteile von großer Bedeutung. Des Weiteren können sich Instandhaltungsstrategien im Laufe der Zeit ändern. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Ersatzteilmanagement flexibel anpassen können.
Ersatzteilmanagement mit SAP für den Einkauf
Für das Ersatzteilmanagement bietet es sich an, SAP MM (Material Management) als zentrale Lösung einzusetzen. Denn neben der Lagerverwaltung und Bestandsführung können Sie damit auch den Einkauf digital abbilden. Innerhalb der Lösung SAP MM-PUR laufen verschiedene Einkaufsaktivitäten wie Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, Bestellungen, Rahmenverträge etc. ab.
Unter SAP MM-IM fasst das Modul die Vorgänge der Bestandsführung zusammen. Darunter fallen u. a. die Planung und Erfassung von Materialbeständen oder die Bestandsführung inklusive Warenein- und -ausgang. Hierbei ist auch der Materialstamm unter SAP MM-MD von großer Bedeutung. In diesem Submodul können Sie sämtliche Informationen zu den Materialien einsehen, die Sie lagern, herstellen oder beschaffen.
Eine weitere Komponente, die Ihren Einkauf unterstützt, ist SAP Ariba. Dabei handelt es sich um eine Plattform, auf der Sie Ihre Geschäftsbeziehungen pflegen und Ihre Beschaffung abwickeln können. Hierfür ist Ariba wie ein digitaler Marktplatz aufgebaut, der in verschiedene Teilbereiche unterteilt ist. Dazu gehören bspw. SAP Ariba Buying and Invoicing für die Beschaffung von Waren oder SAP Ariba Supplier Management für die Verwaltung von Geschäftspartnern bzw. Lieferanten.
Die Vorteile des Ersatzteilmanagements im Einkauf
Mit einem gezielten Ersatzteilmanagement im Einkauf können Sie von einigen Vorteilen profitieren. Dazu gehört zunächst, dass Sie die Kommunikation zwischen den Teilbereichen Einkauf, Logistik und Instandhaltung fördern und damit eine gute Handlungsgrundlage schaffen. Dies gilt bspw. für Ihre Beschaffungsprozesse, die Sie auf den Ersatzteilbedarf ausrichten.
Darüber hinaus minimieren Sie lange Lieferzeiten durch eine vorausschauende Planung und eine enge Abstimmung mit Ihren Lieferanten. Damit tragen Sie auch zu einem reibungslosen Ablauf der Instandhaltungsaktivitäten bei. Außerdem bildet eine sorgfältige Planung die Grundlage für den Aufbau alternativer Beschaffungswege. So können Sie beispielsweise Ersatzteile von alten Maschinen nachbauen oder per 3D-Druck herstellen lassen.
Des Weiteren unterstützen Sie Lösungen wie SAP MM oder SAP Ariba dabei, Ihre Beschaffungsprozesse intelligent und digital zu gestalten. So erhalten Sie einen optimierten Überblick über sämtliche Beschaffungsprozesse und können z. B. Ihre Instandhalter oder Anforderer von Ersatzteilen über den Bestellstatus auf dem Laufenden halten.
Fazit
Um die Instandhaltung reibungslos zu unterstützen und Maschinenstillstände zu minimieren, ist ein effizientes Ersatzteilmanagement unerlässlich. Dabei gewährleisten eine enge Abstimmung zwischen Einkauf, Logistik und Instandhaltung sowie regelmäßige Bestandskontrollen eine zuverlässige Ersatzteilversorgung. Gerade bei älteren Maschinen ist eine flexible Beschaffungsstrategie notwendig, da traditionelle Lieferanten oft nicht verfügbar sind. Ein gut organisiertes Ersatzteilmanagement fördert somit die Effizienz und Flexibilität des gesamten Instandhaltungsprozesses.
Wenn Sie weitere Fragen zu den Vorteilen eines Ersatzteilmanagements im Einkauf haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
