So digitalisiert EDI Ihre Einkaufsprozesse in SAP

Sie möchten die Nachverfolgbarkeit Ihrer Einkaufsprozesse erhöhen, die Fehlerquote senken und gleichzeitig Zeit und Geld sparen? Durch die Nutzung von Electronic Data Interchange (EDI) im Einkauf wird genau das möglich. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einmal zeigen, wie genau das funktioniert und wie der Purchase-to-Pay-Prozess mit EDI aussieht.

EDI ersetzt Ihre papierbasierten Belege durch elektronische Belege, die direkt aus Ihrem SAP-System an Ihren Lieferanten übertragen werden – ganz egal ob Ihr Lieferant SAP, ein anderes oder gar kein ERP-System nutzt.

Welche Nachrichtenstandards gibt es?

In der Geschäftswelt haben sich eine Reihe von Nachrichtenstandards herauskristallisiert. Ein globaler Standard ist beispielsweise EDIFACT mit speziellen Subsets für einige Branchen. Die europäische Chemiebranche nutzt z. B. das EDIFACT Subset CEFIC, während die Konsumgüterindustrie EANCOM nutzt.

Weitere etablierte EDI-Standards sind u. a. VDA, als Standard der deutschen Automobilindustrie und SWIFT als internationaler Bankenstandard. Branchenneutrale Standards sind beispielsweise die Formate CSV und XML. SAP unterstützt nativ das Nachrichtenformat IDoc, das sich zum Datenaustausch zwischen verschiedenen SAP-Systemen eignet.

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Wie funktioniert die Übertragung der elektronischen Belege?

Um auch darüber hinaus Ihre elektronischen Belege mit Lieferanten austauschen zu können, ist es erforderlich, die IDocs in den Branchenstandard zu konvertieren. Hierfür müssen Sie Ihr SAP-System mit einem EDI-Konverter verbinden. An diesen schicken Sie Ihre IDocs und lassen sie in den Branchenstandard konvertieren.

Zusätzlich benötigen Sie einen Kommunikationsadapter, über den Sie die EDI-Nachrichten an Ihre Lieferanten verschicken und Nachrichten Ihrer Geschäftspartner empfangen können. Um dies zu lösen, existieren zwei unterschiedliche Ansätze.

1. Als erste Option können Sie ein Mailboxsystem verwenden, das wie ein digitaler Briefkasten funktioniert. Ihre Geschäftspartner stellen EDI-Nachrichten an Ihre Mailbox zu, aus der Sie diese abholen. Gleichzeitig schicken Sie Ihre EDI-Nachrichten an die Mailbox Ihres Lieferanten. Standardmäßig erfolgt die Kommunikation bei Mailboxsystemen über das X.400-Protokoll.
2. Die Alternative dazu ist die Punkt-zu-Punkt-Verbindung, bei der eine direkte Verbindung zwischen Sender und Empfänger aufgebaut wird. Dieses Verfahren eignet sich zum Übertragen großer Datenmengen besonders gut. Allerdings müssen Sender- und Empfängersystem dafür permanent erreichbar sein. Gängige Protokolle für die Direktverbindung sind HTTPs, (s)FTP, AS2, AS4 und OFTP2.

Purchase-to-Pay-Prozess mit EDI

Sie können den gesamten Einkaufsprozess mittels EDI abbilden. Unter Verwendung des EDIFACT-Standards könnte Ihr Prozess dann wie in der nachfolgenden Abbildung ablaufen:

Abb.: Nachrichtentypen im EDI Beschaffungsprozess

Sie senden Ihrem Lieferanten eine Bestellung des Typs ORDERS, die Ihr Lieferant mittels einer Bestellbestätigung (ORDRSP) bestätigt, mit Änderungen bestätigt oder ablehnt. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt eine Änderung an der Bestellung erforderlich sein, haben Sie die Möglichkeit, eine Bestelländerung (ORDCHG) zu versenden, auf die Ihr Lieferant wiederum mit einer ORDRSP reagiert. Den Versand der Ware wird Ihr Lieferant mit einem Lieferavis (DESADV) ankündigen.

Nach Erhalt der Ware können Sie den Empfang wiederum mittels Warenempfangs­bestätigung (RECADV) quittieren. Die Bestätigung bietet auch die Möglichkeit, Mängel zu rügen und nicht akzeptierte Waren zu dokumentieren. Daran anschließend erhalten Sie von Ihrem Lieferanten eine elektronische Rechnung (INVOIC). Nachdem Sie die erhaltenen Waren bezahlt haben, können Sie die Zahlung mittels Zahlungsavis (REMADV) bei Ihrem Lieferanten ankündigen.

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Neben dem oben erläuterten Beispiel liefern die verschiedenen EDI-Standards weitere Nachrichtentypen zur detaillierteren Kommunikation mit Lieferanten. Im Einkaufskontext sind beispielsweise die Nachrichtentypen REQOTE (Angebotsanfrage), DELFOR (Lieferabruf) und DELJIT (Feinabruf Just-in-Time) relevant.

Wir helfen Ihnen gerne weiter

Sie denken über die Einführung von EDI für Einkaufsprozesse nach, haben aber noch weitere Fragen? Melden Sie sich dafür gerne unverbindlich bei mir oder meinen Kollegen. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl des passenden EDI-Dienstleisters und der Implementierung in Ihrem SAP-System.