Effizienz im Einkauf steigern: KI Use Cases und Best Practices
Einkaufsabteilungen stehen unter Druck. Unsichere Lieferketten, steigende Volatilität und Effizienzdruck – wer diese Herausforderungen bewältigen möchte, kommt um Künstliche Intelligenz nicht herum. Vor allem in Kombination mit SAP wird KI zum Gamechanger. Wir stellen Ihnen drei besonders effektive Use Cases vor, mit denen Sie Ihre Effizienz im Einkauf steigern.
Warum KI im Einkauf so wirkungsvoll ist
KI unterstützt nicht nur die Automatisierung von Prozessen, sondern stärkt auch die datenbasierte Entscheidungsfindung im Einkauf. KI-Systeme erkennen Muster in Daten. Bei Abweichungen geben sie Hinweise und liefern wertvolle Informationen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Der Einkauf wird damit nicht nur effizienter, sondern auch strategischer gesteuert.
SAP hat Künstliche Intelligenz bereits tief in seine Anwendungen integriert und bietet auch für den Einkauf umfassende KI-basierte Unterstützung.
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Gerne beraten wir Sie, wie Sie KI im Einkauf optimal nutzen und welche Use Cases für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Use Case: Automatisiertes Einlesen von Dokumenten
Ein besonders wirksamer Anwendungsfall von KI im Einkauf ist die automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente, beispielsweise von Auftragsbestätigungen. Die KI im SAP-System liest Preise, Mengen, Liefertermine und Textpositionen aus PDFs oder E-Mails aus und ordnet sie automatisch dem passenden SAP-Beleg zu. Durch den Abgleich mit den vorhandenen Bestelldaten werden Abweichungen sofort sichtbar und bei Bedarf kann ein Workflow ausgelöst werden.
Die automatisierte Zuordnung reduziert Fehler und beschleunigt den Informationsfluss, was wiederum die Planbarkeit in anderen Abteilungen verbessert, beispielsweise in der Produktion oder Instandhaltung. Unternehmen sparen dadurch spürbar Zeit und reduzieren den Bedarf an manueller Kontrolle.
Abbildung: Automatisierter Prozess zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit KI und SAP – vom PDF-Auslesen über den systemischen Abgleich bis zur Bestätigung und Workflow-Steuerung
Use Case: Bedarfs- und Lieferanalysen
Viele Unternehmen leiden unter unzuverlässigen oder veralteten Daten, beispielsweise zu Preisen oder Lieferzeiten. SAP bietet eine KI-Funktion, die historische Daten auswerten, Prognosen erstellen und automatisch aktualisierte Informationen bereitstellen kann. Dadurch verbessert sich nicht nur die Bedarfsplanung. Es ist auch eine realistische Einschätzung von Lieferzeiten und Engpässen möglich.
Die KI stellt sicher, dass Unternehmen jederzeit auf einer verlässlichen Datenbasis arbeiten, die die Grundlage für bessere Einkaufsentscheidungen legt – von der Disposition bis hin zur strategischen Lieferantensteuerung.
Use Case: KI als Assistenz im Einkaufsprozess
SAP bietet auch operative KI-Unterstützung, mit der Sie die Effizienz im Einkauf steigern. Chatbots können beispielsweise als „Einkaufshandbuch“ fungieren und Fragen zu Richtlinien, Prozessen oder Vorgehensweisen beantworten. Moderne KI-Lösungen sind sogar in der Lage, Bedarfsanforderungen in natürlicher Sprache zu generieren, ohne dass Anwender SAP-Transaktionen bedienen müssen.
Dadurch wird der Einkauf intuitiver, schneller und für Mitarbeitende im gesamten Unternehmen leichter zugänglich.
Best Practices für die Einführung
Sie möchten einen solchen KI Use Case umsetzen? Damit Ihr KI-Projekt zum Erfolg wird und Ihren Einkauf messbar voranbringt, braucht es ein klares Vorgehen:
Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass alle bestehenden SAP-Standardprozesse stabil laufen, beispielsweise bei Bestellanforderungen (BANFs), RFQs, Stammdaten oder Freigaben.
Anschließend lohnt es sich zu prüfen, ob bestimmte Prozesse noch nicht digitalisiert sind oder ihre digitale Umsetzung optimiert werden könnte, beispielsweise durch Einführung eines Katalogsystems oder die Modernisierung von Nutzeroberflächen.
Wenn diese Grundlage geschaffen ist, entfaltet eine KI-Integration ihren größten Mehrwert: Sie kann Prozesse zuverlässig automatisieren und Entscheidungen unterstützen.
Fazit
KI ist ein zentraler Treiber für Effizienzsteigerungen im Einkauf. In Kombination mit einem leistungsstarken SAP ERP-System sorgt sie für automatisierte, transparente und zuverlässige Prozesse. Sie reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Qualität von Entscheidungen.
Früher oder später wird sich KI im Einkauf etablieren: im Vorteil ist, wer die KI-Transformation frühzeitig und proaktiv angeht. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie die richtigen Technologien vernetzen und KI zu einem dauerhaften Wettbewerbsvorteil aufbauen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!
