SAP PPS

SAP Procurement for Public Sector (SAP PPS) ist eine Lösung für das Beschaffungswesen der öffentlichen Hand. 

Funktion & Aufgaben

Im Beschaffungswesen des öffentlichen Diensts stellen Transparenz und Compliance spezifische Anforderungen dar. SAP PPS integriert transparente, rationalisierte Einkaufsprozesse in ein E-Government-Framework unter Einhaltung rechtlicher Vorschriften und internationaler Beschaffungsrichtlinien. SAP PPS soll damit im öffentlichen Beschaffungswesen für Effizienz, Kontrolle und Konsistenz durch standardisierte Prozesse sorgen.

Die wichtigsten SAP PPS-Geschäftsszenarien sind:

  • Öffentliches Beschaffungswesen: Bezugsquellenfindung und Ausschreibungen
  • Beschaffung für den öffentlichen Sektor: Vertragsverwaltung
  • Beschaffung im öffentlichen Sektor: Operative Beschaffung
  • Beschaffung für den öffentlichen Sektor: Beschaffungsdienstleistungen
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Architektur und Integration

Um hierbei die spezifischen Anforderungen an Organisationen des öffentlichen Sektors zu erfüllen, werden mit SAP PPS Funktionen und Prozesse von SAP SRM (Supplier Relationship Management) und SAP ERP (Enterprise Resource Planning) kombiniert und erweitert. Die SAP PPS-Funktionalität kann im SRM-Server optional aktiviert werden.

Für die Nutzung von SAP PPS ist neben SAP ERP und dem SRM-Server die Anbindung der Anwendungen SAP Records Management und SAP Document Builder erforderlich. Beide Komponenten gehören zu SAP NetWeaver, SAPs Plattform für Geschäftsanwendungen.

SAP Document Builder

Mit dieser Anwendung können komplexe Geschäfts- bzw. Vertragsdokumente angelegt werden, zugeschnitten auf den Bereich des öffentlichen Sektors. Diese Dokumente generiert SAP PPS auf Basis von Daten der Geschäftsobjekte aus SAP SRM und basierend auf gesetzlichen Bestimmungen und definierbaren Regeln. Bestellungen, Ausschreibungen und Verträge können auf diese Weise mit dem SAP Document Builder angelegt werden.

SAP Records Management

SAP Records Management dient zum Verwalten von Geschäftsdokumenten. Damit werden elektronische Akten von Einkaufsbelegen inkl. der Dokumente der Folgeprozesse gesichert, wie E-Mail-Korrespondenz und Verträge mit Lieferanten. So kann immer zentral auf alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente zugegriffen werden. Die Anwendung unterstützt zudem die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bzgl. der revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten.

Mit SAP PPS werden also elektronische Akten für Bestellungen, Ausschreibungen und Verträge geführt. Von den Beschaffungsbelegen in SAP SRM kann zu den zugehörigen Akten in SAP Records Management navigiert werden, umgekehrt ebenso von den Akten zu den Belegen in SRM.

Geschäftsszenarien

SAP PPS bietet vier auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnittene Geschäftsszenarien:

Bezugsquellenfindung und Ausschreibungen

Hier wird die SAP SRM-Funktionalität der Findung von Bezugsquellen und Ausschreibungsverfahren erweitert um Funktionen wie die Vorqualifizierung von Bietern, die Möglichkeit getrennter Angebotsabgabe, die Ansetzung einer Ausschreibungsgebühr sowie eines Vertragserfüllungspfands.

Dieses Geschäftsszenario betrifft komplexe und stark regulierte Ausschreibungsprozesse. Belege können dabei gesetzeskonform in der Infrastruktur aus SAP SRM und SAP Records Management abgelegt werden. Folgende Geschäftsprozesse stehen hierbei zur Verfügung:

Vorqualifizierung von Bietern

Die Zahl der der Bieter wird auf ein überschaubares Maß reduziert durch Vorselektion mittels Präqualifizierungsfragebögen für potenzielle Bieter.

Ausschreibungsveröffentlichung

Anlegen, Sichern und auf Veröffentlichungsplattformen Hochladen von Ausschreibungen mittels SRM-Server und SAP Document Builder.

Bearbeitung der Ausschreibungsgebühr und des Vertragserfüllungspfands

Für das Herunterladen oder eine Druckversion der Ausschreibungsdokumente kann eine Gebühr verlangt werden. SAP PPS unterstützt hierfür Online- und Offline-Zahlung.
Ebenso kann ein Vertragserfüllungspfand erhoben werden. Erfolglosen Bietern kann dieses nach Vergabe des Zuschlags zurückerstattet werden.

Getrennte Angebotseinreichung

Damit bei der Wahl des Lieferanten fachliche Faktoren nicht vom Angebotspreis beeinflusst werden, kann verfügt werden, das fachliche Angebot von der Preisangabe zu trennen. SAP PPS verfügt über die entsprechenden Optionen.

Vieraugenkontrolle bei Öffnung des Angebots

Gegen Korruption bei der Angebotsbewertung kann verfügt werden, dass z. B. ein Einkäufer oder ein Bieter oder zwei Einkäufer gleichzeitig während der Angebotsöffnung ins System eingeloggt sein müssen und Einblick in das Angebot haben. Der entsprechende Prozess läuft auf dem SRM-Server.

Angebotsbewertung

Dieser Prozess auf dem SRM-Server umfasst die Schritte Bewerten, Annehmen und Genehmigen.

Analyse der Bezugsquellenfindung und Ausschreibungsverfahren

Für dieses Szenario zur Unterstützung der Einkaufsorganisation bietet SAP NetWeaver Analysefunktionen. Mit den Ergebnissen können Einkäufer die Compliance mit den geltenden Beschaffungsbestimmungen absichern. Ferner können Potenziale bzgl. Prozesseffizienz und Ausgabevolumen identifiziert werden.

Vertragsverwaltung

In diesem Geschäftsszenario werden Einkaufskontrakte unter den spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors verwaltet. Die SAP SRM-Funktionalität zur Verwaltung von Kontrakten wird durch SAP PPS erweitert. Sobald Preise, Geschäfts- und Lieferbedingungen und Zahlungen vereinbart sind, wird ein Workflow zur Genehmigung durch den Einkaufsmanager ausgelöst. Nach erfolgter Freigabe dient der Kontrakt dem Einkäufer als Bezugsquelleninformation.

Alle Beschaffungsdokumente sind in einer elektronischen Vertragsdatei in SAP Records Management abgelegt. Kontraktänderungen und Folgedokumente nach der Vergabe können der Datei hinzugefügt werden. SAP PPS deckt dieses Geschäftsszenario mit folgenden Prozessen ab:

Verwaltung komplexer Verträge

Der SAP Document Builder unterstützt hierfür Klauseln, die für den öffentlichen Sektor vorgesehen sind.

Festlegung des garantierten Minimums

Das garantierte Minimum ist der zugesicherte Mindestwert, zu dem Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten eingekauft werden.

Durchführen von Abschlussmaßnahmen

Die Verwaltungs- und Kontraktanforderungen nach Erhalt der Ware oder Dienstleistung und der Bezahlung werden mit diesem Prozess erfüllt.

Vertragsverfolgung und -überwachung

Mit SAP PPS das Beschaffungswesen der öffentlichen Hand steuern.

Einkäufer können den Vertragslebenszyklus lückenlos verfolgen: Benachrichtigungen senden, Beschaffungsdaten einsehen, Reports bearbeiten, operatives und strategisches Reporting.

Elektronische Vertragsdateien

In SAP Records Management werden alle zu einem Kontrakt gehörenden Daten gesetzeskonform revisionssicher in einer Datei abgelegt, inklusive Änderungen und Folgedokumente.

Verfahren nach der Vergabe

Dieser Geschäftsprozess bietet alle Funktionen, um Kontrakte nach der Vergabe zu ändern und mit Informationen wie Adressen, Meeting-Protokollen oder telefonischen Verbindungsnachweisen zu verknüpfen. Die Änderungsversion muss dabei immer vom Einkaufsmanager freigegeben werden.

Schrittweise Budgetbeanspruchung

Mit diesem Prozess können Kontrakte vergeben werden, deren Wert größer als das aktuelle Budget ist. Dies dient der Abwicklung mehrjähriger Aufwände, für die Haushaltsmittel jährlich zur Verfügung gestellt werden.

Operative Beschaffung

Dieses Geschäftsszenario beginnt mit der Bearbeitung von genehmigten Beschaffungen. Die Bestellanforderung wird an die Einkaufsabteilung geleitet. Der operative Einkäufer wandelt dort die Anforderungen in Bestellungen um. Er kann dazu eine Ausschreibung anlegen, sofern keine Bezugsquelle vorliegt.

Die operativen Beschaffungsprozesse von SAP SRM werden um folgende Funktionalität ergänzt:

Komplexe Bezugsquellenfindung

Dies beinhaltet die Aktivitäten vom Anlegen des Einkaufswagens über das Zuordnen von Bestellungen zu Bezugsquellen (per Ausschreibung oder Kontrakt) bis zur Ausgabe der Bestellungen.

Priorisierung des Arbeitsvorrats

Dieser Prozess legt für die Anforderungen eine Reihenfolge fest, mit der sie in Bestellungen umgewandelt werden.

Umverteilung des Arbeitsvorrats

Einkaufsmanager können den Arbeitsumfang nach Umfang und verfügbarem Personal auf mehrere Einkäufer verteilen.

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Optionenausübung

Bestellungsoptionen können flexibel definiert werden, wenn erst zu einem späteren Zeitpunkt die konkrete Kaufentscheidung getroffen wird. Dies kann z.B. von Marktbedingungen oder der Qualität einer ersten Lieferung abhängen. Das SAP-System informiert den Einkäufer, wenn der Ausübungszeitraum einer Option beginnt.

Anlegen einer elektronischen Akte für eine Bestellung

In einer solchen Akte werden alle Informationen inkl. Änderungen und Folgedokumente einer Bestellung gesetzeskonform revisionssicher dokumentiert.

Budgetintegration

Diese Funktionen binden den Beschaffungsprozess in das SAP ERP-Haushaltsmanagement ein. Dabei werden die Daten im Haushaltsmanagement automatisch aktualisiert. Eingänge von Bestellanforderungen, Bestellungen, Kontrakte mit garantiertem Minimum, Rechnungen und Zahlungen sorgen für Aktualisierung des Haushaltsbudgets.

Selektive Freigabe

Bestellungen können nach individuell definierbaren Regeln freigegeben werden, z.B. abhängig von Budget, Ende der Buchungsperiode, Wert der Bestellung oder Priorität der Anforderungen.

Auftragsverfolgung

Von Bestellanforderung bis Rechnungsstellung kann der Status einer Anforderung über den ganzen Beschaffungsprozess verfolgt werden.

Warenabnahme direkt beim Lieferanten

Waren können vom Lieferanten ab Werk entgegengenommen werden und danach am Standort des Empfängers geprüft und endgültig abgenommen werden. Die Organisation des öffentlichen Rechts übernimmt in diesem Fall selber den Transport.

Beschaffungsdienstleistungen

Zentrale Institutionen des öffentlichen Sektors können hiermit die Beschaffung für Behörden übernehmen. Anforderungen der Materialbedarfsplanung oder Aufträge von Behörden werden dazu über SAP PPS aufgenommen und an SAP SRM übertragen.


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