SAP Fakturierung
Inhaltsverzeichnis
Belegarten
Eine Faktura bezieht sich immer auf einen oder mehrere vorhergehende Geschäftsvorgänge. Aus der Faktura kann in SAP ein Beleg für den Kunden erzeugt werden. Dies kann ein gedrucktes Formular, ein PDF-Dokument oder eine Rechnung sein, die über ein elektronisches Interface (EDI) entgegengenommen wird.
Mögliche Belegarten sind zum Beispiel:
- Kundenrechnung
- Gutschrift
- Lastschrift
- interne Rechnung
- Pro-forma-Rechnung
- Stornobelege
Als Fakturierung werden alle Prozessschritte bezeichnet, die zum Erstellen einer Faktura notwendig sind und zur Buchhaltung gehören, zum Beispiel: Verfassen einer Rechnung, Verbuchen von Geschäftsvorgängen, Abwicklung von Rabattsystemen, Erstellen von Gutschriften.
Aufbau einer Faktura
Jede Faktura hat die gleiche Grundstruktur. Sie setzt sich aus einem Kopf und beliebig vielen Positionsdaten zusammen.
Kopfdaten
Auf der Kopfebene sind allgemeine Daten zur Faktura hinterlegt:
- Art der Faktura
- Regulierer
- Status
- Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Kopfkonditionen (Preise, Rabatte…)
- Termine
Positionsdaten
Auf der Positionsebene werden Informationen zu den fakturierten Waren oder Dienstleistungen vermerkt. Zu den Informationen gehören: Menge, Gewicht, Volumen, Detailinformationen zum Material und Positionskonditionen. In SAP sind zudem Preisfindungsinformationen aufgeführt.
Fakturaanforderungen
Fakturaanforderungen in der SAP Fakturierung ermöglichen die Erstellung von Rechnungen aus einer Vielzahl von internen und externen Quellen. Sie dienen dazu, Fakturadaten zu sammeln und mit vorhandenen Daten zu verbinden, um kombinierte Kundenrechnungen zu erstellen. Dies ermöglicht die Abrechnung verschiedener Positionstypen aus externen und internen Systemen in einer Gesamtrechnung. Insbesondere können Sie die Einmalfakturierung, die verbrauchsabhängige Fakturierung und die wiederkehrende Fakturierung kombinieren.
Zudem können Sie externe Fakturaanforderungen verwenden, um Fakturierungsdaten aus externen Quellen zu konvertieren und zu speichern. Dies sind beispielsweise Daten aus integrierten Systemen oder manuell importierten Tabellen. Die konvergente Omnichannel-Fakturierung ermöglicht die Zusammenführung von externen Fakturadaten mit internen Fakturadaten. Dadurch können Sie Kunden für Angebote mit verschiedenen Formen und Quellen von Fakturadaten über eine einzige kombinierte Rechnung abrechnen.
Fakturaanforderungen ähneln Fakturen in ihrer Struktur, enthalten jedoch spezielle Felder, wie beispielsweise das Quellsystem der Daten. Eine Fakturaanforderung besteht aus einem allgemeinen Kopfteil und einer oder mehreren Positionen.
Fakturierung in SAP
Eine Faktura ist in den Vertriebsprozess eingebettet. Sie ist immer mit einem oder mehreren Vorgängergeschäftsvorgängen verbunden und löst Folgevorgänge aus.
Jede Faktura muss sich zwingend auf einen vorhandenen Vertriebsbeleg beziehen, zum Beispiel eine Gutschriftanforderung oder eine Lieferung, der in der Vorgangshistorie einsehbar ist. Anwender können im SAP-System nach Fakturen suchen, die für einen bestimmten Vorgängervorgang angelegt wurden. Die Daten für die Faktura werden in SAP größtenteils automatisch aus dem Geschäftsvorgang abgeleitet, für den die Faktura erstellt wird. Anschließend werden alle Daten an das Rechnungswesen weitergeleitet. Ab dann können die Daten zum Großteil nicht mehr geändert werden. Ausnahmen gelten zum Beispiel für das Gültigkeitsdatum der Faktura (z.B. für die Ermittlung der Zahlungsfrist).
Nach dem Weiterleiten der Daten an das Rechnungswesen können weitere Folgevorgänge ausgelöst werden, wenn ein Kunde zum Beispiel eine Rechnung moniert. In diesem Fall können Anwender eine Reklamation im System anlegen. Aus der Faktura können für den Kunden Belege erstellt werden. Dazu werden mithilfe der SD-Nachrichtenfindung über SAPScript, Smartforms oder Adobe Interactive Forms Formulare erzeugt. Sie können an die individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden.
SAP Fakturierung – Vorgehensweise
Wie wird eine Faktura in SAP angelegt und bearbeitet? Dazu gilt es, sich zunächst mit dem Aufbau des Belegs vertraut zu machen:
Belegstruktur
Wie jede Faktura bestehen Fakturen in SAP aus Kopf und Positionen. Im Kopf werden allgemeine Daten eingetragen, die für die gesamte Faktura gelten. In den Positionen werden Daten eingetragen, die nur für die jeweilige Position Gültigkeit haben.
Kopfdaten (Beispiele)
- Nummer des Regulierers
- Faktura-Datum
- Belegwährung
- Nettowert der gesamten Faktura
- Preiselemente auf Kopfebene
- Zahlungsbedingungen und Incoterms
- Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers
Positionen (Beispiele)
- Materialnummer
- Fakturamenge
- Gewicht und Volumen
- Nettowert der einzelnen Positionen
- Preiselemente der einzelnen Positionen
- Nummer des Referenzbelegs für die Faktura
Vorgehen
- Um eine neue Faktura anzulegen, wählen Anwender im Bild Fakturierung „Faktura anlegen“ aus. Sie befinden sich dann im Bild, in dem die notwendigen Daten eingetragen und automatisch eingefügte Daten geprüft werden können.
- Zunächst sollten Anwender in der Spalte „Beleg“ die Nummern der Vertriebsbelege eingeben, für die die Faktura erstellt wird, beispielsweise Lieferungen, Aufträge oder Gutschriftanforderungen.
- Sollen nur einzelne Positionen und/oder Teilmengen fakturiert werden, wählen Anwender die „Positionsauswahl“, markieren die gewünschten Positionen oder geben Teilmengen für einzelne Positionen vor.
Hinweis: Für die Positionsauswahl bei lieferbezogener Fakturierung muss die Fakturarelevanz des Positionstyps das Kennzeichen K haben. - Um erstellte Fakturen anzusehen und zu verändern, wählen Anwender „Bearbeiten > Ausführen“. Damit wird die Vordergrundverarbeitung ausgelöst. Treten Fehler auf, finden Anwender Hinweise, die zur Lösung beitragen können, im Protokoll („Bearbeiten > Protokoll“).
- „Faktura > Sichern“ stellt die Hintergrundverarbeitung sicher und erstellt die Faktura. Achtung: Danach haben Anwender keine Möglichkeit mehr, die Faktura zu ändern. Stellen sie später fest, dass die Faktura fehlerhaft oder unvollständig ist, müssen sie die Faktura stornieren. Sind die Vertriebsbelege dagegen nicht fehlerhaft oder unvollständig, wird die Nummer der zuletzt erstellten Faktura angezeigt.
Fazit
Die Fakturierung ist ein zentraler Prozessschritt im Vertrieb. In SAP können Fakturen zeitsparend und effizient erstellt werden, da sie auf bereits bestehende Daten zurückgreifen und sich nahtlos in den bisherigen Kundenvorgang einfügen.
Unsere Mitarbeiter des Fachbereichs Mindlogistik sind Experten für alle Fragen rund um SAP Fakturierung. Wir beraten Sie gerne zum optimalen Vorgehen.
Websession: SAP Fakturierung
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FAQ
Was ist eine Faktura?
Eine Faktura beschreibt einen oder mehrere vorhergehende Geschäftsvorgänge. Aus ihr können in SAP Belege wie z. B. Kundenrechnungen und Gut- oder Lastschriften für den Kunden erzeugt werden.
Was ist eine Fakturierung?
Fakturierungen sind sämtliche Prozessschritte, die notwendig für die Erstellung einer Faktura sind und zur Buchhaltung gehören, zum Beispiel: Verfassen einer Rechnung, Verbuchen von Geschäftsvorgängen, Abwicklung von Rabattsystemen, Erstellen von Gutschriften.
Wie ist eine Faktura in SAP aufgebaut?
Die Faktura besteht aus einem Kopf und beliebig vielen Positionsdaten. Diese Grundstruktur ist bei jeder Faktura gleich. Daten auf Kopfebene sind z. B. Nummer des Regulierers, Faktura-Datum, Belegwährung, Nettowert der gesamten Faktura. Positionsdaten sind beispielsweise Informationen wie Materialnummer, Fakturamenge, Gewicht und Volumen.
