SAP SRM
Inhaltsverzeichnis
SAP SRM unterstützt bei der Planung und Steuerung der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten, indem das Modul den gesamten Geschäftsprozess von der Bedarfsermittlung über die Erteilung der Aufträge bis zur Bezahlung (Source-to-Pay) darstellt. Langfristig lassen sich aus der Nutzung eines SRM-Systems unter anderem eine Verbesserung der Kundenbeziehungen und Erweiterung strategischer Einkaufspotentiale ableiten.
Aufbau und Einsatzzweck von SAP SRM
Ein Einsatzzweck von SAP SRM ist es, den Procurement-to-Pay-Prozess abzubilden und zu optimieren. Procure-to-Pay kann mit „von der Beschaffung bis zur Bezahlung“ übersetzt werden. SAP SRM umfasst demnach alle Aktivitäten des Prozesses – von der Warenbeschaffung über den Warenerhalt bis zur Zahlung. Durch Automatisierung und Zentralisierung des Prozesses ermöglicht die Lösung eine Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte.
SAP SRM ist eine Anwendungs- und Datenbankinstallation, die auf dem SAP NetWeaver Application Server basiert. Die Besonderheit daran ist, dass das Modul von verschiedenen Datenbanken aus auf unterschiedliche Betriebssystemplattformen zugreifen kann. So ist es beispielsweise für Einkäufer möglich, mit der SAP Bidding Engine Angebotsanfragen zu erstellen und zu bearbeiten – Lieferanten wiederum können entsprechend auf die Ausschreibung reagieren und Angebote abgeben. Dadurch wird eine Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien in Echtzeit ermöglicht.
Procurement-to-Pay
Der Procurement-to-Pay-Prozesses verfolgt das Ziel, die einzelnen Bestandteile innerhalb des Prozesses nahtlos miteinander zu verbinden und einen reibungslosen Transaktionsfluss der Daten (die an die Lieferanten gesendet werden sowie sämtliche Daten, die mit der Warenbestellung- und Bezahlung verknüpft sind) zu gewährleisten.
Mit SAP SRM können Sie den gesamte Prozess automatisieren und kontrollieren: Genehmigungen leiten Sie beispielsweise automatisch an die Verantwortlichen weiter und wandeln diese nach Bestätigung in eine Bestellung um, die Sie anschließend per Mail an den Lieferanten senden.
Bidding Engine: Effizienz für Ausschreibungen und Auktionen
Im Einkauf geht es nicht mehr nur um eine bloße Warenbeschaffung. Im strategischen Einkauf nutzen Sie Ausschreibungen, um den eigenen Bedarf in bestimmten Bereichen komplett oder zumindest teilweise zu decken. Auf Basis solcher Ausschreibungen verhandeln Unternehmen zudem oft Rahmenverträge, die sie dann direkt im SAP-System abgelegen können.
Ausschreibungen sind auch ein Mittel in der betrieblichen Ausrichtung des Geschäftes, denn Unternehmen nutzen sie zur Sondierung des Marktes, was einem Competition-Check gleichkommt. Neben der Informationsgewinnung geht es in der Warenbeschaffung um finale Preisverhandlungen.
Die Bidding Engine innerhalb des SRM-Moduls führt beide Bereiche zusammen: So können Unternehmen in dieser Anwendung sowohl Ausschreibungen aufsetzen und Bedarfe erstellen, die sie den Lieferanten umgehend zugänglich machen, als auch eingehende Angebote bearbeiten und zuordnen.
SAP SRM: Funktionen
- Aufbau und Pflege von Lieferantenbeziehungen
- Einhaltung von Verträgen und Einkaufsrichtlinien
- Optimierung von Beschaffungsprozessen
- Kostenmanagement
Lieferantenverwaltung mit SAP SUS
SAP SRM stellt mit dem Modul SUS (Supplier Self-Services) einen Bereich zur Verfügung, in dem Lieferanten in großem Umfang in den Beschaffungsprozess eingebunden werden können. Mit SAP SUS benötigen Lieferanten keine eigenen Systeme zur Lieferung von Waren und Dienstleistungen, sondern haben über einen Webbrowser direkten Internetzugang zum Beschaffungssystem des Einkäufers. Auf diese Weise sind sie in der Lage, schnell auf vom Host empfangene Auftragsfunktionen zu reagieren.
SUS wird separat installiert und konfiguriert, um mit SAP SRM oder SAP ERP als Beschaffungssystem zusammenzuarbeiten. Aus technischer Sicht stellt die Verbindung zu SAP SRM ein eigenständiges Szenario mit einem Backend-System der Finanzbuchhaltung (FI) dar.
Der Prozess wird von einer Bestellung auf Seiten des Unternehmens ausgelöst, die an das SUS geleitet wird. Für den weiteren Verlauf des Bestellprozesses ist es nun wichtig, wie genau SAP SUS eingestellt ist. Auch der Typ des Belegs ist wichtig für die weitere Verarbeitung der Bestellung im SUS.
Im Normalfall nimmt es die Bestellung entgegen und eine Bestätigung darüber wird direkt an das SRM-System weitergeleitet. Nehmen Sie Änderungen an den Bestellungen vor, so leitet das System diese auch direkt an das SAP SUS weiter.
Abschließend kann der Versender der Lieferung dem Empfänger auch den Versand der Lieferung ankündigen lassen. Im SAP SRM wird der Vorgang dann automatisch erfasst und als Anlieferung verbucht. Die Rechnungsstellung erfolgt im Anschluss automatisch. Neben der Materialbestellung können auch andere Dienstleistungen im SUS erfasst werden, welche dann aber erst durch die passenden Fachbereiche freigegeben werden müssen.
Verträge – komplexe Verwaltung ganz einfach
Verträge sind unerlässlich für Unternehmen – sei es zur eigenen Betriebsabsicherung oder zur Grundlage einer Zusammenarbeit. Die Vertragsverwaltung ist komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch – agiert ein Unternehmen auch noch global, dann gewinnt dieses Thema nochmals an Relevanz.
Rahmenverträge, die mühsam ausgehandelt wurden, liegen in den meisten international agierenden Unternehmen vor. Oftmals können sie aber nicht komplett genutzt werden, weil das System der Vertragsverwaltung dies nicht zulässt. Eine mangelnde Transparenz über laufende Geschäftsmodelle und deren vertragliche Grundlagen kann schnell für zusätzliche Probleme sorgen.
Kündigungsfristen oder Zahlungen geraten nur allzu schnell in Vergessenheit, was mit einem passenden Monitoring vermieden werden könnte. Im SAP-SRM-System lassen sich alle Verträge bündeln.
Optimierung von Beschaffungsprozessen
Dadurch, dass SAP SRM den gesamten Geschäftsprozess zwischen Unternehmen und deren Lieferanten abbildet, lässt sich der Beschaffungsprozess langfristig optimieren. Unternehmen automatisieren meist die Prozesse, sodass Einkäufer mit einem Klick nach benötigten Produkten suchen können und ihre individuelle Bedarfsanforderung ganz einfach ergänzen. Somit können diese ihren Fokus auf strategische Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens auslegen.
Auch die Kommunikation mit den Lieferanten wird durch die gemeinsame Integration in den elektronischen Produktkatalog deutlich reduziert – Bestellungen werden direkt an die internen Verantwortlichen weitergeleitet und die Bestätigung automatisch in einen Bestell- und Rechnungsprozess umgewandelt. Das erspart dem Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern bringt auch eine erhebliche Kostenersparnis.
Kostenmanagement
Die Kostenreduzierung ergibt sich unter anderem aus zwei Faktoren. Zum einen vereinfacht die elektronische Beschaffung betriebsinterne Vorgänge und reduziert personalbedingte Aufwände. Zum anderen ergeben sich Kostenvorteile in der Reduzierung der Beschaffungskosten. Auktionen und Verhandlungen im Beschaffungskatalog sorgen für ein besseres Preisniveau und können langfristige Kooperationen möglich machen.
Vorteile im Überblick
Katalogverwaltung
Lieferanten können Katalogdaten einfach verwalten und diese Daten können problemlos in Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen und Planung integriert werden.
Procure-to-Pay-Optimierung
Der gesamte Procure-to-Pay Prozess wird durch die Unterstützung von SRM bei dem Versorgungsmanagement, Bestellanforderungen, Bestellung, Empfang, Rechnungsabgleich und Abrechnungsverbindlichkeiten optimiert und gleichzeitig wird die Kommunikation mit dem Lieferanten dadurch erheblich verbessert.
Strategischer Einkauf
Endbenutzer können Produkte anhand mehrerer Produktkataloge durchsuchen und es hilft ihnen dabei, Produkte zu finden und im Optimalfall einzukaufen, die mit der Einkaufs- und Beschaffungspolitik des eigenen Unternehmens übereinstimmen.
Berichtsfunktionalität
Mit SAP SRM können Sie Berichte zu Beschaffungsaktivitäten, zum Compliance- und Vertragsmanagement sowie zur Verwaltung der Kalkulation im Beschaffungsprozess erstellen.
Vertragsmanagement
Sie können Verträge über ein sicheres zentrales Repository verwalten. Dies trägt dazu bei, Compliance-Verstöße zu reduzieren und ermöglicht es Endanwendern, Geschäftsprozesse während der Selbstbedienungsbeschaffung zu verfolgen.
Websession: SAP SRM in der Anwendung
Möchten Sie SAP SRM in Ihr SAP-System integrieren oder haben Sie Fragen zum Beschaffungs- und Lieferantenmanagement mit SAP SRM? Dann vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Websession mit uns.
SAP SRM unter S/4HANA
Central-Procurement
Viele Unternehmen verwenden SAP SRM als wichtiges Portal für die Bearbeitung von Bestellungen, Anfragen und Verträgen. Sie können es weiterhin als Verbindungspunkt für verschiedene Backendsysteme nutzen, egal ob ECC oder S/4HANA. Die SAP hat den „Central-Procurement-Hub“ entwickelt, bei dem ein S/4HANA-System die Funktion des SRM übernimmt.
Operative Beschaffung
Die Einkaufswagenfunktionalität in SAP SRM ist weit verbreitet. Diese können Sie im S/4HANA mit neuen Fiori-Apps zur Anlage von Bestellanforderungen umsetzen. Dazu gibt es drei Fiori-Apps, darunter „Bestellanforderung verwalten – Professionell“, die den gewohnten Umfang bieten. Alternativ können Sie die bekannte ME51n GUI-Transaktion nutzen.
Kontrakte, Ausschreibungen, Reservierungen und Bestellungen können Sie direkt aus Bestellanforderungen generieren und mit einer Fiori-App namens „Bestellanforderungen verwalten“ verwalten. Bestellungen können Sie ebenfalls über Fiori-Apps oder die ME21n GUI-Transaktion erstellen oder bearbeiten.
Sourcing
Ausschreibungen und Auktionen können Sie unter S/4HANA weiterhin nutzen, entweder über das SRM oder mit den neuen Funktionalitäten im S/4HANA Core. Im Core können Sie Ausschreibungen an mehrere Lieferanten senden, in einem externen Portal platzieren und Lieferantenangebote direkt zurückspielen.
FAQ
Was ist SAP SRM?
Bei SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) handelt es sich um eine Lösung, die Unternehmen beim Beschaffungs- und Lieferantenmanagement unterstützt. Aufgrund der Zentralisierung und Automatisierung aller Arbeitsschritte gelingt es dem Modul, die Procurement-to-Pay Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Diese reichen von der Bedarfsermittlung über die Auftragserteilung bis hin zur Bezahlungsüberwachung.
Wie funktioniert SAP SRM?
Das Modul SAP SRM basiert auf dem SAP NetWeaver Application Server. Sie ist eine Anwendungs- und Datenbankinstallation, die auf mehrere Datenbanken zugreifen kann. So können bspw. Einkäufer mittels SAP Bidding Engine Angebotsanfragen erstellen und bearbeiten. Bieter können hingegen Gebote abgeben, um auf die erstellten Angebote zu reagieren.
Welche Eigenschaften hat SAP SRM?
SAP SRM bietet verschiedene Eigenschaften, die die Beschaffungsprozesse verbessern. So ermöglicht das Modul die Standardisierung und Rationalisierung von Waren und Dienstleistungen beim Einkauf sowie die Automatisierung der Betriebsabläufe. Dadurch können wiederum Arbeitszyklen beschleunigt und eine höhere Transparenz der Lieferantenbeziehungen erzielt werden. Schlussendlich lassen sich mittels SAP SRM laufende Beschaffungskosten reduzieren.
Welche Prozesse deckt SAP SRM ab?
SAP SRM unterstützt Sie bei den folgenden Prozessen:
- Beschaffungsmanagement (Procure-to-Pay)
- Katalogmanagement
- strategischer Einkauf
- zentrales Vertragsmanagement
- Lieferantenmanagement
- Lieferantenauswahl
Welche Vorteile bietet SAP SRM?
Mit SAP SRM können Lieferanten ihre Katalogdaten einfach verwalten und diese Daten problemlos in Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen und Planung integrieren. Zudem lässt sich die Beschaffung rationalisieren und die Kommunikation mit dem Lieferanten sowie das Kostenmanagement verbessern. Darüber hinaus können mithilfe des SAP Supplier Relationship Managements Berichte erstellt und Verträge verwaltet werden.
Fazit
Eine Beschleunigung der Arbeitszyklen und ein effizienterer Einkaufsprozess sind die Ziele des Einsatzes von SAP SRM. Durch ein effektives Monitoring und die Vernetzung mit anderen SAP-Modulen wie SAP SUS entsteht eine Kostenreduktion bei Prozessen und Materialien.
Eine Vernetzung der einzelnen Fachbereiche und die Verfügbarkeit von Verträgen werden dank der Anbindung an verschiedene SAP Module gestärkt. Jedoch kann das SAP SRM auch ohne andere Module eigenständig arbeiten – seine Stärken spielt das System jedoch in Verbindung aus.
