Die BINDER GmbH hat mit der Unterstützung von Mindlogistik eine Lösung eingeführt, die den Prozess der Materialstammdatenpflege optimiert. Dabei wurden u. a. Automatismen und Prüfungen eingeführt, die den Mitarbeiter bei der Materialanlage durch den Prozess führen. Dadurch wurden die Datenqualität und die Prozesssicherheit erhöht, während gleichzeitig Fehler vermieden werden. Wie genau die Lösung aussieht und wie das Projekt ablief, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Branche: Simulationstechnik
Standort: Tuttlingen
Die BINDER GmbH ist eine Familiengesellschaft mit Sitz in Tuttlingen und hat sich vollständig auf die Produktion von Simulationsschränken fokussiert. Sie ist der weltweit größte Spezialist für Inkubatoren und Klimaschränken für das wissenschaftliche und industrielle Labor – über 22.000 Geräte verlassen jährlich das Werk. Der Fokus liegt dabei auf der perfekten Simulation von biologischen, chemischen und physikalischen Umweltbedingungen für eine Vielzahl von Branchen.
Bei der BINDER GmbH, einem Hersteller von Inkubatoren und Klimaschränken, gehört es zur täglichen Arbeit, verschiedene Materialien anzulegen und zu verwalten. Bei der Materialstammdatenpflege kam es allerdings teilweise zu Problemen, da die Stammdaten oftmals unvollständig oder fehlerhaft hinterlegt waren. Zum Beispiel wurden falsche Materialarten, Warengruppen oder Bewertungsklassen angegeben. Es kam bspw. vor, dass fertige Schränke keine Serialnummer hatten. Diese konnten die Mitarbeiter auch im Nachhinein nicht mehr hinzufügen und die Bestellung nicht verbuchen.
„Das führte dazu, dass die Finanzbuchhaltung meist erst zum Ende des Prozesses festgestellt hat, dass die Daten bereits falsch durch das SAP-System und den kompletten Prozess gelaufen sind, sodass das Controlling am Ende die Bestellungen und Materialien nicht korrekt verbuchen konnte“, erklärt Joachim Hils, Business Process Consultant und Projektverantwortlicher bei der BINDER GmbH. Die Folge waren dann Stornierungen rückwärts entlang der Prozesskette, was sehr aufwendig und zeitraubend ist, da es schwer ist, die Daten zu korrigieren, wenn bereits am Anfang bspw. die Materialart falsch hinterlegt wurde.
Der Grund für diese Schiefstände war, dass es keinen fest definierten Prozess für die Anlage neuer Materialien gab – der SAP-Standard gibt keine Vorgaben beim Anlegen der Materialien mit. Dadurch hatten die Mitarbeiter viel Freiraum und der Prozess war undurchsichtig.
Aufnahme der gegebenen Anforderungen und Erstellung eines Konzepts durch das Mindlogistik-Team.
Einführung und individuelle Anpassung des Prototypen + Integrationstest.
Einzelne Anpassungen, erneuter Integrationstest und abschließender Go-Live.
Die Lösung, die BINDER und Mindlogistik gemeinsam implementiert haben, besteht aus 3 Teilen: den Automatismen & Prüfungen, dem Arbeitsvorrat und der Customizing-Funktion.
Insgesamt sind nun bei der BINDER GmbH 48 Automatismen und Prüfungen im Prozess der Materialstammdatenpflege im Einsatz. Diese haben folgende Funktion:
Beispiele für Automatismen und Prüfungen innerhalb des Prozesses sind:
Der Arbeitsvorrat ist der zweite Teil der Lösung und stellt eine Art Dashboard da, in der alle Materialien angezeigt werden. Zum Beispiel werden hier alle Materialien angezeigt, deren Werkstatus gewechselt werden soll – im Fall von BINDER bspw. von Werkstatus 20 („konstruktiv freigegeben) zu Werkstatus 30 („Prototyp“). Außerdem kann hier eingesehen werden, ob zu den entsprechenden Anforderungen an das Material die richtigen Werte gepflegt sind. Zum Beispiel sollten die Vertriebswerte gepflegt sein, wenn ein Material auf dem Status „Prototyp“ steht und dem Kunden gezeigt werden soll.
Innerhalb der Customizing-Funktion legt das Unternehmen Regeln fest und passt sie an. Dadurch kann BINDER die Lösung auf seine individuellen Prozesse zuschneiden. Dabei haben sie die Möglichkeit, Statusregeln festzulegen – also von welchem Status ein Material überhaupt in welchen Status wechseln kann – oder Vorlagen für die Materialanlage abzulegen. Außerdem kann BINDER hier die Ansichten für den Arbeitsvorrat konfigurieren und individuell festlegen. Darüber hinaus gibt es hier auch die Option, User von Regeln zu befreien oder zu definieren, wer im Unternehmen Statuswechsel der Materialien durchführen darf.
Durch die neu implementierte Lösung und den neuen Materialstammdatenpflegeprozess profitieren sämtliche Mitarbeiter, die an diesem Prozess beteiligt sind. Die Mitarbeiter werden zu einer korrekten Dateneingabe gezwungen und gleichzeitig werden Fixwerte für wiederkehrende Informationen automatisiert hinterlegt, was Fehler vermeidet und die Datenqualität erheblich anhebt.
Es braucht darüber hinaus keine zusätzliche Dokumentation der Materialanlage mehr, weil alles direkt im System erfasst und automatisch dokumentiert wird. Zuvor haben die Mitarbeiter hier oft noch Screenshots und Word-Dokumente verwendet, was eine schlechtere Transparenz mit sich trug.
Die Materialstammanlage ist durch den strukturierten Prozess deutlich transparenter, effizienter und schneller als zuvor. Außerdem wird die Nacharbeit in der Finanzbuchhaltung – die vorher viel Zeit gekostet hat – vermieden, weil das Material von vornherein korrekt angelegt wird. So wurde bspw. verhindert, dass fertige Endprodukte keine Serialnummer haben, da die erforderlichen Daten automatisch hinterlegt werden.
Mit der neuen Lösung ging logischerweise auch eine neue Arbeitsweise für die Mitarbeiter in der F&E-Abteilung, im Einkauf und im Auftragszentrum einher. Die Mitarbeiter mussten dabei zunächst einmal erkennen, dass es sich nicht um klassische Fehlermeldungen handelt, wenn ein Teil noch nicht richtig gepflegt ist, sondern um Informationsmeldungen, die die Mitarbeiter durch den Prozess führen und helfen. Zuvor gab es keine festgelegten Regeln bei der Materialanlage und der neue Prozess benötigte dementsprechend etwas Eingewöhnungszeit. Inzwischen freuen sich die Mitarbeiter allerdings sogar über die Meldungen und sehen sie als Unterstützung an.
Im Projekt haben sich BINDER und Mindlogistik bereits das Feedback der Mitarbeiter zunutze gemacht. „Es ist ein großer Meilenstein, die Mitarbeiter mitzunehmen und Feedback einzuholen“, stellt Joachim Hils heraus. Sie haben das Change Management also als aktiven Teil des Projekts genutzt und mithilfe des Feedbacks die Lösung kontinuierlich verbessert.
Da die fertige Lösung so gut funktionierte, hat die BINDER GmbH den Prozess auch auf die Subunternehmen BINDER Inc. In New York und BINDER Shanghai ausgerollt. Dort gab es noch andere Herausforderungen, weil es im Ausland bspw. aufgrund des anderen Versands andere Wiederbeschaffungszeiten gibt. Dennoch konnte die Lösung hier zum Großteil übertragen werden, sodass nun auch die anderen Standorte von der Lösung profitieren.
Aktuell hat die BINDER GmbH keinen Bedarf mehr für weitere Automatismen und Regeln. Der Materialstammdatenpflegeprozess ist optimiert und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Das Projekt ist daher erfolgreich abgeschlossen.
„Insgesamt profitieren wir in der Materialstammdatenpflege nun von korrekten Stammdaten, Materialarten, Warengruppen, allgemeinen Positionstypengruppen, Serialnummernprofilen und Bewertungsklassen.“
„Inzwischen sind bei uns 48 Automatismen und Prüfungen in der Materialstammdatenpflege aktiv“
„Insbesondere die Nähe zu den Programmierern fand ich sehr gut. Wir hatten einen direkten Ansprechpartner, der sich schnell um Lösungen gekümmert hat und mit dem wir uns auf direktem Wege austauschen konnten.“
