Die Telegärtner Karl Gärtner GmbH hat bereits im Jahr 2021 den vollständigen Umstieg auf SAP S/4HANA erfolgreich abgeschlossen. Damit hat das Unternehmen schon frühzeitig den Sprung auf das neue System vollzogen und konnte von den zahlreichen neuen Funktionen profitieren. Eine davon ist das CCM-Modul zur nachträglichen Vergütung bzw. Bonusabwicklung. Nach der Implementierung des Tools haben sich in diesem speziellen Bereich allerdings mit der Zeit einige Problemstellen aufgetan. 

Diese Herausforderungen setzten sich aus verschiedenen Faktoren zusammen:  

Zunächst brachte das Themenfeld der nachträglichen Vergütung bzw. Bonusabwicklung eine eigene Komplexität mit sich. Das lag vor allem an den unterschiedlichen und individuellen Vereinbarungen, die sich im Laufe der Jahre mit den jeweiligen Geschäftspartnern entwickelt hatten. Diesbezüglich merkt Alexander Voss, IT-Leiter der Telegärtner Karl Gärtner GmbH, an: „Diese Komplexität haben wir nur bedingt im System abbilden können“. 

Bei der ohnehin umfangreichen Umstellung auf das neue System traten bei der Einrichtung aller Vorgaben und Details stellenweise Lücken im Arbeitsprozess auf. Daher konnten die Konditionen nicht korrekt im System abgebildet werden, was das Arbeiten mit dem Programm sehr komplex gestaltete. Das hatte zur Folge, dass die Key User die Berechnungen nicht im Programm, sondern manuell durchführten – bspw. über Excel-Tabellen – und die Daten dann ins System übertrugen.  

Aus diesem Grund war für die Erstellung, Berechnung und Gutschrift der Bonusabrechnungen ein erheblicher Aufwand von ca. 3 Arbeitstagen pro Quartal erforderlich, die vom Head of Sales geleistet werden mussten. In Zeiten einer dynamischen Wirtschaftslage und Fachkräftemangels, in der jede Arbeitsstunde besonders kostbar ist, galt es, diesen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Hierfür sollte eine Automatisierung des Prozesses und entsprechende Anpassungen bzw. ein Customizing im System vorgenommen werden.  

Daneben fehlte es dem CCM an einigen nützlichen Funktionen, wie bspw.  dem Kopieren bereits bestehender Daten bzw. Kontrakten. Somit mussten Mitarbeiter regelmäßig Neuanlagen anfertigen.  

Darüber hinaus war kein effektives Monitoring vorhanden, um eine schnelle Einsicht und Transparenz in die getätigten Gutschriften zu erhalten.   

Hierzu hält Natasha Larestani, Inhouse Consultant bei Telegärtner, fest: „Das Ziel war, den ganzen Prozess direkt und zu 100 % im System abzuwickeln und nicht am System vorbeizuarbeiten“.