Die Westfalen AG liefert in Ihrem Geschäftsbereich „Energy Solutions“ unter anderem Flüssiggaslagerbehälter an Kunden aus. Dieser zuvor manuell geprägte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit Mindlogistik mithilfe von Apps optimiert und automatisiert. Wie die Lösung aussieht und welche Vorteile der neue Prozess hat, erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte.
Branche: Versorgung
Standort: Münster
Die Westfalen AG ist ein Handelsunternehmen in den Bereichen Flüssiggas, Kraftstoffen und technischen Gasen mit Sitz in Münster.
Mit dem Geschäftsbereich „Energy Solutions“ und der Marke „Westfalengas“ gehört die Westfalen Gruppe zu den führenden Versorgungsunternehmen für Flüssiggas in Deutschland. Als Familienunternehmen mit 100-jähriger Geschichte ist die Westfalen Gruppe mittlerweile europaweit an zahlreichen Standorten vertreten und unterstützt Kunden dabei, nachhaltiger zu werden.
Die Westfalen AG liefert an Ihre Kunden täglich Flüssiggasbehälter aus, holt sie vom Kunden zurück oder regeneriert Behälter, wenn sie eine Überarbeitung benötigen. Dieser Prozess läuft über externe Spediteure, die die Behälter ausliefern. Westfalen arbeitet dabei mit ca. 10 Spediteuren zusammen. Natürlich müssen alle Schritte im SAP-System protokolliert werden.
Vor dem Projekt wurde der Prozess in SAP sehr umständlich abgebildet und alle Daten mussten manuell gepflegt werden – bspw. die Behälternummer, die Behälterkontrakte oder die technische Platzstruktur. Diese Schritte waren nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und es herrschte keine Prozesssicherheit. Außerdem gab es keine durchgängige elektronische Kommunikation mit den Spediteuren, die die Behälter ausgeliefert haben. Daher musste das Unternehmen oft auf die zeitversetzte Rückmeldung der Spediteure per Fax oder Mail warten.
Das führte u.a. dazu, dass kurzfristige Flüssiggasbestellungen von neu ausgelieferten Behältern nur schwer und zeitversetzt im System zu bewerkstelligen waren. Zum Zeitpunkt der Bestellaufgabe waren nämlich teilweise notwendige Stammdaten noch gar nicht im System hinterlegt. Beispielsweise war u. a. noch nicht bekannt, welcher Behälter mit welcher eindeutigen Behälternummer überhaupt zum Kunden geliefert wurde.
Eine weitere Herausforderung war die Transparenz, da es keine Gesamtübersicht über alle Behälter gab. „Es kamen also immer wieder Fragen auf, welcher Behälter gerade wo liegt, welcher gerade aufbereitet wird oder welcher verschrottet werden muss“, erklärt Roland Sewald, Leiter Servicecenter und Systeme Energy Solutions. Diese Transparenz ist bspw. entscheidend, wenn es um die Neubeschaffung von Behältern geht.
Aufgrund dieser Herausforderungen hat die Abteilung „Supply Chain Management (SCM)“ der Westfalen AG veranlasst, die Prozesse in der Behälterlogistik automatisiert, prozesssicher und beleglos abbilden zu wollen und Westfalen trat mit Mindlogistik in Kontakt.
Zunächst definierte die Westfalen AG die Anforderungen. Mithilfe dieser erstellte das Mindlogistik-Team ein Konzept.
Das Konzept wurde inklusive Abnahmetests umgesetzt. Die Backend-Entwicklung in SAP erfolgte in Zusammenarbeit mit einem weiteren Dienstleister.
Nach erfolgreichen Tests erfolgte der Go-Live der Apps.
Um die genannten Ziele zu erreichen, entwickelte das Team von Mindlogistik in Zusammenarbeit mit der Westfalen AG webbasierte mobile Anwendungen. Dabei wurde ein Prototyp genutzt und individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Dieser beinhaltet Apps für die Instandsetzung und für die Umlagerung von Behältern zwischen einzelnen Spediteuren, die in einem Dashboard zusammengefasst sind.
Um den gesamten Prozess der Behälterlogistik abzubilden, wurden nun bei der Westfalen AG verschiedene Apps für die einzelnen Schritte eingeführt. Darüber werden alle Daten direkt in das SAP-System übertragen:
Zunächst einmal wurde eine App zur Auslieferung der Behälter entwickelt – das heißt, wenn es einen Neubedarf beim Kunden gibt und ein Behälter ausgeliefert werden muss. Der Spediteur, der ebenfalls Zugriff auf die Apps hat, kriegt den Auftrag direkt in der App angezeigt und kann ihn bearbeiten.
Darüber hinaus gibt es eine Anwendung für die Rückholung von Behältern von Kunden, zur Regeneration – wenn Behälter bspw. technisch aufbereitet werden müssen, nachdem sie zurückgeholt wurden – und zur Prüfung von Behältern. Auch dort kann jeder Status der Behälter direkt über die Apps in SAP verbucht werden.
Außerdem gibt es noch ein App, die erfasst, wenn Behälter verschrottet werden müssen.
Zusätzlich gibt es eine Anwendung, die den Behälterbestand zusammenfasst und abbildet. Dadurch wird Transparenz über den aktuellen Lagerbestand geschaffen.
Auch für die Umlagerung von Behältern waren Apps erforderlich, weil das Aufbereiten der gebrauchten Behälter nur bei bestimmten Spediteuren geschehen darf. Das heißt, dass Behälter manchmal von einem Spediteur zum anderen umgelagert werden müssen. Dabei kann es auch vorkommen, dass bspw. viele Behälter in einem Gebiet zurückgeholt werden und dann unter den Spediteuren verteilt werden. Um diesen Umlagerungsprozess zwischen den Spediteuren über Apps im System abzubilden, wurden folgende 4 Anwendungen entwickelt:
Neben der Einführung der Apps wurde der Prozess auch innerhalb des SAP-Systems umgestellt. Zuvor lief die Behälterlogistik noch über das Modul SAP SD. Im Zuge des Projekts wurde das allerdings umgestellt – nun wird das CS-Modul genutzt. Es handelt sich nun also von technischer Seite um Service- bzw. Instandhaltungsaufträge, die über Plangruppen leichter anzulegen sind.
Wenn ein Spediteur eine Buchung über die App vornimmt, wird das in Echtzeit an das SAP weitergegeben und alle Randprozesse laufen automatisiert. Bspw. wird das richtige Equipment mit der richtigen Serialnummer am richtigen technischen Platz hinterlegt, sobald der Spediteur bestimmte Werte gepflegt hat.
Durch den Einsatz der Apps wurde die vorgegebene Zielsetzung erfüllt. Der Prozess wurde automatisiert und durch das automatische Ausfüllen der Felder ist eine hohe Prozesssicherheit gegeben. Alle erforderlichen Dokumente werden in SAP automatisiert abgelegt und es gibt keinen Weg am Prozess vorbei.
Außerdem wurde die Transparenz extrem erhöht. Die Mitarbeiter haben nun einen durchgehenden Überblick über den Status und den Bestand der Behälter.
Ein weiterer Vorteil: Der gesamte Prozess inklusive der Apps läuft über den SAP-Standard.
Der Prozess läuft normalerweise folgendermaßen ab: Der Kundenberater gibt einen Auftrag zum Servicecenter, welches im System den Auftrag anlegt. Früher musste manuell eingegeben werden, welche Behälter zu welchem Kunden geschickt werden sollen. Nun können die Mitarbeiter direkt den Auftrag für die Behälterauslieferung zum Kontrakt anlegen und die daraus resultierende BANF in eine Bestellung umwandeln. Diese erscheint dann direkt zur Bearbeitung beim Spediteur.
Dadurch hat sich die Aufgabe für die Mitarbeiter in der Behälterlogistik verändert. Sie sind nun vielmehr Kommunikationspartner für die Spediteure und müssen sich nicht mehr mit aufwendigen manuellen Eingaben in SAP herumschlagen. Das interne Feedback ist diesbezüglich sehr gut, vor allem die Prozesssicherheit, der hohe Automatisierungsgrad und die Transparenz stechen hervor.
Auch die Spediteure selbst profitieren von der Lösung. Sie müssen sich keine eigene Software zulegen, da die Apps webbasiert laufen. Außerdem entfallen für sie die manuellen Rückmeldungen über Fax oder Mail. Dadurch sparen die Spediteure also Zeit im täglichen Arbeitsablauf.
Erstbefüllungen von Behältern können außerdem schneller durchgeführt werden, weil die wichtigen Daten gleich zu Beginn automatisiert im System hinterlegt werden.
“Ein großer Vorteil der Lösung ist, dass die Bestellungen zum Behältertransport nun zeitnah erfüllt werden können und live im System abgebildet werden.”
„Der Prozess ist nicht nur sicherer, sondern auch schneller, wodurch die Behälter schneller an den Kunden ausgeliefert werden können.“
“Im Grunde genommen profitiert von der Lösung jeder, der am Prozess beteiligt ist.”
