SAP ERS
Inhaltsverzeichnis
Der Einsatz von SAP ERS ergibt vor allem dann Sinn, wenn Unternehmen eindeutige Vereinbarungen mit ihren Zulieferern haben.
Warum ist SAP ERS so nützlich?
Mithilfe von SAP ERS rechnen Unternehmen die Wareneingänge direkt und ohne Rechnung ab. Das System ist in der Lage, eine entsprechende Rechnung selbst zu erzeugen und zu buchen. Zudem erstellt es Abrechnungsbelege, die direkt an den Lieferanten geschickt werden können.
Das ist für Unternehmen hilfreich, denn
- Bestellvorgänge werden schneller abgeschlossen,
- es entstehen weniger Übermittlungsfehler,
- in der Rechnungsprüfung entstehen keine Mengen- und Preisabweichungen.
Vor einer Einführung können Sie SAP ERS ausgiebig testen. Das System verfügt über einen Testmodus, in dem es eine Liste mit berechenbaren und nicht berechenbaren Wareneingängen ausgibt. Im Testmodus listet SAP ERS ausgewählte Rechnungen auf – Buchungen führt es dabei nicht durch.
Welche Voraussetzungen müssen für SAP ERS vorhanden sein?
Damit Sie mit SAP ERS arbeiten zu können, müssen Sie bestimmte Voraussetzungen in ihrem SAP-System schaffen. So müssen Mitarbeiter die automatische Wareneingangsabrechnung in der Bestellposition markieren.
Auch der Lieferant muss im Lieferantenstammsatz als ERS-fähig markiert sein. Als ERS-fähig sollten vor allem Zulieferer markiert werden, mit denen Unternehmen schon länger erfolgreich zusammenarbeiten und mit denen klare Vereinbarungen bestehen. Sobald ein Lieferant als ERS-fähig markiert wurde, wird jede mögliche Position dieses Zulieferers als ERS-fähig markiert. Das können Mitarbeiter verhindern, indem sie den Infosatz für das Material und den Lieferanten als nicht ERS-relevant markieren.
Damit SAP ERS einen Wareneingang automatisch abrechnen kann, muss sich dieser immer auf eine konkrete Bestellung beziehen. In der Bestellposition müssen Mitarbeiter die warenbezogene Rechnungsprüfung aktivieren und ein Steuerkennzeichen pflegen.
Der Bestellpreis der Waren muss zudem eindeutig sein. Mit einem Schätzpreis funktioniert die automatische Abrechnung von Wareneingängen also nicht.
Diese Warenbewegungen können Sie mit SAP ERS abrechnen
In vielen Fällen wird SAP ERS für die automatische Abrechnungen von Wareneingängen verwendet. Allerdings ist das längst nicht der einzige Einsatzzweck. So lässt sich die Lösung für folgende Warenbewegungen ebenfalls verwenden:
Rücklieferungen
Wenn das System zu einem Wareneingang bereits eine Rechnung gebucht hat und in der Zwischenzeit eine Rücklieferung erfolgt ist, erzeugt es eine entsprechende Gutschrift. Dem Lieferanten wird eine Belastungsanzeige über die zurückgelieferte Menge gesendet.
Stornierung von Wareneingängen
Wenn der Wareneingang noch nicht abgerechnet wurde, kann das System eine Stornomenge von der Wareneingangsmenge abziehen. Wenn die dadurch abzurechnende Menge auf null sinkt, erzeugt das SAP ERS keine Rechnung. Sollte der Wareneingang bereits abgerechnet sein, erzeugt das System eine Gutschrift.
Retouren
Bei Retouren erzeugt das System ebenfalls eine Gutschrift. Auch in diesem Fall erhält der Zulieferer eine Belastungsanzeige über die zurückgesendete Menge.
Unternehmen sind mit SAP ERS also nicht nur auf die Abrechnung von Wareneingängen beschränkt. Im Gegenteil: Sie können mit dem System auch nur Rücklieferungen und damit verbundene Bearbeitungskosten berechnen. In diesem Fall würden die Rechnungen zu den Wareneingängen weiterhin manuell erfasst, geprüft und gebucht werden.
Das kann SAP ERS nicht!
SAP ERS bietet Unternehmen zwar viele Vorteile – einige Einschränkungen in der automatischen Wareneingangsabrechnung sind allerdings vorhanden. So ist SAP ERS nicht in der Lage, geplante und ungeplante Nebenkosten zu berücksichtigen. Auch Rundungsdifferenzen können auftauchen – diese kommen zum Beispiel bei der Abrechnung von Teilrücklieferungen zustande.
Auch Neuberechnungen von prozentualen Bearbeitungszuschlägen nach Preisänderungen bei anschließenden Neubewertungen sind nicht möglich.
So funktioniert der Ablauf der automatischen Wareneingangsabrechnung
Der Ablauf bei der automatischen Wareneingangsabrechnung ist denkbar einfach:
- Der Kunde vereinbart mit dem Lieferanten einen Lieferplan mit festen Konditionen
- Der Kunde gibt eine Bestellung beim Lieferanten auf
- Der Lieferant liefert die bestellte Ware mit Bezug zum Einkaufsbeleg
- Der Kunde bucht den Wareneingang zur Lieferung
- Der Kunde erstellt mit der automatischen Wareneingangsabrechnung (SAP ERS) die Abrechnungsbelege
- Der Kunde sendet die erstellten Abrechnungsbelege dem Lieferanten per elektronischem Datenaustausch, E-Mail oder Druck
Um eine automatische Wareneingangsabrechnung durchzuführen, müssen Mitarbeiter im System die Logistik-Rechnungsprüfung auswählen und anschließend auf „Automatische Abrechnungen“ und danach auf „Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS)“ klicken.
Sie befinden sich danach auf einem Selektionsbild, über das sie die abzurechnenden Vorgänge eingrenzen können. So können Nutzer zum Beispiel entscheiden, ob sie die Wareneingänge des gesamten Unternehmens oder nur eines spezifischen Standortes einsehen möchten. Zudem können sie die Wareneingänge nach dem Buchungsdatum, dem Wareneingangsbeleg, dem Geschäftsjahr, dem Lieferanten oder nach dem bestellten Material filtern.
Nachdem sie auf einen Wareneingang zugegriffen haben, können sie festlegen, nach welcher Abgrenzung Rechnungsbelege erstellt werden können, z. B.
- pro Lieferung
- pro Bestellung
- pro Bestellposition
- pro Wareneingangsbeleg
- pro Gutschrift
- pro Rechnung
- pro Währung
Sobald Nutzer dies getan haben, gibt SAP ERS ein Protokoll aus. Hier können Mitarbeiter einsehen, welche Vorgänge berechnet und welche Vorgänge nicht abgerechnet wurden.
Websession: SAP ERS
Sie haben weitere Fragen zu SAP ERS und die automatische Abrechnung von Wareneingängen? In einer kostenlosen und unverbindlichen Websession beraten wir Sie gerne.
Fazit
SAP ERS ist ein nützliches System, mit dem Sie die Abrechnung ihrer Wareneingänge automatisieren können. Entscheidend dabei ist, dass Sie mit Zulieferern vertrauensvoll zusammenarbeiten und entsprechend klare Verträge vereinbart haben.
Im Falle von Rücklieferungen, Stornierungen oder Retouren stellt SAP ERS Gutschriften aus und sorgt so für eine zuverlässige Berechnung. Unternehmen können die Lösung auch dazu nutzen, lediglich Rücklieferungen mit den damit verbundenen Bearbeitungskosten abzurechnen und die Wareneingänge weiterhin manuell zu bearbeiten.
Die Vorteile eines automatischen Abrechnungssystems liegen auf der Hand: So werden Bestellvorgänge schneller abgeschlossen und Übermittlungsfehler vermieden. Zudem entstehen in der Rechnungsprüfung keine Mengen- oder Preisabweichungen mehr.
FAQ
Was ist SAP ERS und wie funktioniert es?
SAP ERS ist eine Lösung für die automatische Abrechnung von Wareneingängen, bei der keine Rechnung des Lieferanten mehr benötigt wird. Das System berechnet den Rechnungsbetrag basierend auf Bestellpreisen, Zahlungsbedingungen, Steuerinformationen und erfassten Liefermengen beim Wareneingang.
Wie wird ERS in SAP genutzt?
Bei der Verwendung des Evaluated Receipt Settlement (ERS) stimmen Sie mit dem Lieferanten überein, dass dieser keine Rechnung für eine Bestelltransaktion einreicht. Stattdessen bucht das System automatisch den Rechnungsbeleg basierend auf den Daten der Bestellung und den Wareneingängen.
Welche Vorteile bietet SAP ERS?
Mit SAP ERS können Unternehmen Wareneingänge direkt und ohne Rechnung abrechnen. Das System erzeugt automatisch entsprechende Rechnungen und Abrechnungsbelege, die direkt an den Lieferanten gesendet werden. Dadurch beschleunigen Sie Bestellvorgänge, reduzieren Übermittlungsfehler und vermeiden Mengen- und Preisabweichungen.
Wenn Sie weitere Fragen zu SAP ERS haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
