Prozessautomatisierung in SAP MM
SAP MM (Materials Management) ist ein Modul für die Materialwirtschaft und eine Subkomponente der Anwendung “Logistik”. Die Hauptaufgabe von SAP MM ist die Beschaffung und Verwaltung von Materialien im SAP-System, somit also unverzichtbar für den gesamten Logistikprozess. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Prozesse MM automatisieren kann, um für wesentlich effizientere und kostengünstigere Geschäftsvorgänge zu sorgen.
Wie ist SAP MM aufgebaut?
SAP MM ist für die Verwaltung und die transparente Abbildung der grundlegenden Prozesse der Materialwirtschaft zuständig. Es bildet die Grundlage und Voraussetzung für alle weiteren Logistikanwendungen und ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil des Systems.
SAP MM ist in mehrere Submodule unterteilt:
- Einkauf und Beschaffung (MM-PUR)
- Bestandsführung und Inventur (MM-IM)
- Rechnung (MM-INV)
- Materialstamm (MM-MD)
- Dienstleistung (MM-SRV)
- Logistik-Rechnungsprüfung (MM-IV)
In MM-PUR wird die Beschaffung von externen Materialien und Dienstleistungen organisiert, mögliche Bezugsquellen für einen Bedarf ermittelt und Warenlieferungen sowie deren Zahlung überwacht.
Das System unterstützt Anwender dabei vor allem im strategischen Einkauf, z. B. bei der Suche nach Lieferanten, als auch im operativen Einkauf, indem es zum Beispiel Bestellungen an den Lieferanten übermittelt.
In MM-IM werden die Menge und Werte ihrer Materialbestände kontrolliert Warenbewegungen geplant und erfasst. Zudem unterstützt das System die Organisation und Durchführung der Inventur.
In MM-INV werden alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Fakturierungsprozess, wie z. B. Rechnungseingänge vom Lieferanten oder automatisierte Rechnungen, vollzogen.
MM-MD befasst sich mit dem Materialstamm, Lieferantenstamm und Einkaufsstamm. Dabei enthält der Materialstamm beispielsweise Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft.
MM-SRV unterstützt Unternehmen im gesamten Zyklus von der Ausschreibung, Vergabe und Abnahme von Dienstleistungen bis hin zur Rechnungsprüfung.
MM-IV, die Logistik-Rechnungsprüfung, befindet sich am Ende der logistischen Lieferkette. Hier werden Eingangsrechnungen bezüglich Inhalt, Preis und Leistung geprüft. Mit dem Buchen der Rechnung werden die Daten im System gesichert.
Welche Prozesse können in SAP MM automatisiert werden?
Die Komponente Materialwirtschaft ist stark mit den anderen SAP-Modulen (v. A. Controlling (CO), Finanzwesen (FI), Vertrieb (SD) und Produktion (PP)) vernetzt. So wird ermöglicht, dass Warenbestände zum Beispiel in die Finanzbuchhaltung integriert sind und Entnahmen aus dem Lager automatisch Buchungen im Controlling auslösen können. Zudem können Unternehmen ihr SAP-System so einrichten, dass Bestelldaten an die Materialbedarfsplanung übermittelt werden und die Rechnungsprüfung wareneingangsbezogen erfolgt.
Automatisierungen können Sie also vor allem in diesen Geschäftsprozessen realisieren:
- Einkaufsprozesse
- Lagerprozesse
- Rechnungsprüfung
Im Folgenden geben wir Ihnen nun einige Beispiele für automatisierbare Geschäftsprozesse in der Materialwirtschaft:
Automatisierung von Einkaufsprozessen
Bestellungen
Bestellungen können beispielsweise über die Verwendung von Bedarfsanforderungen, Lieferantenbewertungen und Genehmigungsworkflows erfolgen.
Angebotsvergleich
Die Automatisierung des Angebotsvergleichs kann helfen, Angebote schnell und effizient zu vergleichen und die besten Vorliegenden auszuwählen. Hierbei können Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen berücksichtigt werden.
Genehmigungen
Für Genehmigungen können Workflows verwendet werden, die es Nutzern ermöglichen, Bestellungen und Rechnungen direkt aus dem System heraus zu genehmigen.
Automatisierung von Lagerprozessen
Lagerbewegungen
Durch die Automatisierung von Lagerbewegungen kann sichergestellt werden, dass diese schnell und effizient ausgeführt werden. Lagerbewegungen könne hierbei automatisch in Reaktion auf Bestellungen, Lieferungen oder Inventurbefehlen ausgelöst werden.
Inventur
In SAP MM ist es möglich, Inventurdaten automatisch zu erfassen und zu aktualisieren.
Lagerbuchhaltung
Lagerbuchhaltungsdaten können automatisch aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alle Bewegungen im Lager richtig erfasst werden.
Lagerortverwaltung
Genauso können wiederum auch Lagerorte automatisch auf Basis von Lagerbewegungen oder Inventurverfahren aktualisiert werden.
Bestandsübersicht
Die Echtzeit-Bestandsübersicht sorgt dafür, dass Unternehmen lediglich die Menge an Materialien nachbestellen können, die sie auch benötigen. Somit wird verhindert, dass zu viele Komponenten gelagert werden oder unerwartete Engpässe durch nicht vorhandene Rohstoffe entstehen. Zusätzlich können so Lagerbestände reduziert werden, ohne dass die Produktion gefährdet ist. Dadurch werden dann letztendlich Lagerkosten und Aufwand gespart.
Automatisierung der Rechnungsprüfung
Elektronische Rechnungen
Rechnungen werden automatisch erfasst, gescannt und an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet.
Rechnungsverarbeitung
Ebenso können Rechnungen automatisch überprüft, genehmigt und in das Finanzsystem eingebucht werden.
Rechnungsfreigabe
Diverse Freigabeprozesse können automatisch unter Beachtung von Regeln und basierend auf bestimmten Geschäftsprozessen ausgelöst werden.
Rechnungsbezug
SAP MM kann automatisch erkennen, welche Rechnungen zu welchen Bestellungen und Lieferungen gehören.
Besonders wichtig ist hierbei, wie bei vielen kundenbezogenen Prozessen, eine gute Stammdatenpflege. Je besser die Qualität der Stammdaten, desto reibungsloser und effizienter lassen sich die verschiedenen Vorgänge automatisieren.
Fazit
SAP MM ist also nicht nur ein unverzichtbares Modul im gesamten Logistik-System, es bietet auch viele Optionen, um einzelne Schritte und Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
Dies wird vor allem durch die enge Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen möglich gemacht. Die automatisch ausgelösten Workflows sorgen zudem insgesamt für schnellere Vorgänge bei gleichzeitig erhöhter Transparenz. Letztendlich können Sie sowohl Aufwand und Kosten sparen als auch Fehler minimieren.
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