Die Petrofer Chemie H. R. Fischer GmbH + Co. KG (Petrofer) ist ein weltweit führender Hersteller von industriellen Schmierstoffen, Spezialflüssigkeiten und Prozesschemikalien. Das Unternehmen mit Sitz in Hildesheim hat sich im Laufe seiner Historie einen Ruf als innovativer und zuverlässiger Partner in verschiedenen Branchen aufgebaut. Heute zählt das Unternehmen mehr als 1.100 Beschäftigte an zehn internationalen Standorten. Ungeachtet dessen strebt Petrofer nach einer kontinuierlichen Optimierung seiner Prozesse, um die eigene Marktposition zu stärken und auf die steigenden Anforderungen der Kunden reagieren zu können.
Mindsquare war der Produktionsleitung von Petrofer aus vergangenen Projekten als Experte für digitale Anwendungen bekannt. Im Frühjahr 2021 sah sich Petrofer im Rahmen einer SAP-Einführung mit mehreren Herausforderungen, die eine zielgerichtete und durchdachte Projektumsetzung erforderten, konfrontiert. Beispielsweise wurden bislang Warenbewegungen zunächst handschriftlich erfasst und im Nachgang in das Warenwirtschaftssystem übertragen. So entstand aufgrund des zeitlichen Versatzes ein erhöhtes Fehlerpotenzial. Außerdem benötigten die Mitarbeiter ein gewisses Expertenwissen, was die Einarbeitung aufwendig gestaltete. Der Wunsch nach einer papierlosen Fabrik und übersichtlichen Ablaufprotokollen für alle Mitarbeitenden forcierte die Bemühungen, die betriebseigenen Prozesse zu digitalisieren.
Der geplante Umstieg auf SAP S/4HANA brachte darüber hinaus eine grundlegende Neugestaltung der betrieblichen Abläufe mit sich. Diese Neuausrichtung sollte die Grundlage für die Digitalisierung schaffen, während auch die bestehenden IT-Systeme integriert werden mussten – und all dies in einem äußerst eng getakteten Zeitplan. Dr. Andreas Klingenberg, Leiter Produktion und Logistik bei Petrofer, lässt daher durchblicken, dass die Entscheidung für mindsquare als Projektpartner keine schwierige war: „Ich habe da mal in meinem Gedächtnis gekramt und habe mich an unsere erste Zusammenarbeit erinnert. Aufgrund des Altprojekts war ich von der Fachkompetenz überzeugt. Insbesondere die Projektabwicklung hat mir damals gut gefallen.”
Von entscheidender Bedeutung war, dass die neuen digitalen Prozesse nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die tägliche Arbeit der Produktionsmitarbeiter*innen erleichtern würden. Gleichzeitig galt es, die bestehende IT-Infrastruktur zu nutzen – insbesondere die bereits implementierte mobisys-Software – um einerseits zusätzliche Lizenzkosten zu vermeiden und andererseits die Komplexität der Systemlandschaft zu minimieren.
Die geplante Initiative „Petrofer Live“ zielte darauf ab, die Produktionsprozesse „Mischen“, „Abfüllen“ und „Warenversorgung“ zu digitalisieren und in einer mobilisierten Form zu reorganisieren. Durch diese Modernisierung sollten papierbasierte Abläufe eliminiert und die Effizienz der Prozesse erheblich gesteigert werden. Um dieses Ziel zu erreichen, wandte sich Petrofer an die mindsquare AG. mindsquare sollte hierbei die technische Expertise sowie die notwendigen Ressourcen bereitstellen, um die geplanten Innovationen umzusetzen und die Mitarbeiter*innen in die neue Arbeitsweise zu integrieren.
Die Prozesse liefen bisweilen stark papierbasiert ab und verlangten eine manuelle Datenerfassung und -verarbeitung. Folgen dieser Arbeitsweise waren Fehleranfälligkeit und Ineffizienz, die Verzögerungen und erhöhte Betriebskosten nach sich zogen. Um dies zu beheben, benötigte Petrofer eine mobile Lösung, die nahtlos mit SAP S/4HANA integriert werden konnte und gleichzeitig intuitiv genug war, um von den Produktionsmitarbeiter*innen einfach angewendet werden zu können.
Das Projekt lässt sich in fünf verschiedene Phasen einteilen, die wichtige Abschnitte auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss markierten:
Phase 1: Konzeptionsphase
Den Projektstart bildete die Konzeptionsphase, während der die Anforderungen von Petrofer detailliert analysiert und spezifiziert wurden. In einem gemeinsamen Workshop erarbeitete mindsquare zusammen mit den Stakeholdern die Grundlagen für die Implementierung. Diese Phase beinhaltete die Entwicklung von Mockups, die als visuelle Prototypen der geplanten mobilen Anwendungen dienten, sowie die Definition technischer Spezifikationen. Die Zielstellung dieser Phase war es, zu gewährleisten, dass alle Anforderungen klar definiert und die geplanten Anwendungen optimal auf die Bedürfnisse der Produktionsprozesse abgestimmt sind.
Phase 2: Entwicklungsphase
Nach Abschluss der Konzeptionsphase begann die eigentliche Entwicklungsarbeit. mindsquare entwickelte drei separate Anwendungen für die Prozesse „Mischen“, „Abfüllen“ und „Warenversorgung“, die jeweils spezifische Anforderungen erfüllten. Die Anwendung für den Prozess „Mischen“ unterstützte die in der Produktion involvierte Belegschaft bei der Verwaltung von Mischaufträgen, der digitalen Erfassung des Rohstoffverbrauchs und der Rückmeldung von Produktionsdaten an das ERP-System. Für den Prozess „Abfüllen“ wurde eine Anwendung entwickelt, welche die Verwaltung von Abfüllaufträgen erleichterte und eine präzise Dokumentation von Mehr- und Mindermengen ermöglichte. Die dritte Anwendung ermöglichte unter anderem die Reservierung von Rohstoffen, die Mitarbeiter für die entsprechenden Prozessaufträge vornehmen konnten. Wenn Rohstoffe angefordert werden, werden diese zum Produktionsversorgungsort gebracht und warten dort auf die Weiterverarbeitung. Die Anwendung digitalisierte also den Prozess „Warenversorgung“, der den Materialfluss zwischen Lager und Produktion optimiert und eine reibungslose Buchung der verbrauchten Materialien sicherstellt.
Während der Entwicklung legte mindsquare besonderes Augenmerk auf die Benutzer*innenfreundlichkeit der Applikationen, um die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen zu fördern. Funktionen wie die automatische Validierung von Chargennummern, ein integrierter Etikettendruck und die Möglichkeit zur flexiblen Anpassung von Materialmengen wurden implementiert, um eine möglichst intuitive User Experience zu schaffen. Gleichzeitig wurden die Anwendungen im Sinne einer effizienten Datenverarbeitung, einhergehend mit höchstmöglicher Prozesssicherheit, nahtlos in S/4HANA integriert.
Phase 3: Testphase
Auf die Entwicklungsphase folgend, wurden die Anwendungen in einer umfassenden Testphase validiert. Die Mitarbeiter*innen, die als Testnutzer*innen fungierten, bewerteten dabei sowohl die technische Integration als auch die Nutzer*innenfreundlichkeit unter realen Bedingungen.
Phase 4: Integrationsphase/Go-Live
Nach Abschluss der Testphase wurden die entwickelten Anwendungen nahtlos in die Produktionsumgebung von Petrofer integriert. Dabei stand die vollständige Anbindung an S/4HANA und die bestehende mobisys-Technologie im Vordergrund. Die Integration wurde sorgfältig geplant, um sicherzustellen, dass die digitalen Prozesse stabil und effizient liefen. Alle relevanten Daten werden in Echtzeit zwischen den mobilen Anwendungen und dem ERP-System synchronisiert, um eine lückenlose Prozessdokumentation und eine hohe Datenintegrität zu gewährleisten. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiter*innen in die Nutzung der neuen Anwendungen eingeführt, um eine reibungslose Umstellung von papierbasierten auf digitale Arbeitsweisen zu ermöglichen.
Phase 5: Hypercare-Phase
Um einen erfolgreichen Übergang in den produktiven Betrieb zu gewährleisten, wurde eine Hypercare-Phase durchgeführt. Während dieser Zeit standen Expert*innen von mindsquare bereit, um offene Fragen der Mitarbeiter*innen zu klären und aufkommende Probleme schnell zu lösen. Kleinere Anpassungen, die in dieser Phase als notwendig erkannt wurden, konnten direkt umgesetzt werden, um die Effizienz weiter zu steigern und eine hohe Benutzer*innenzufriedenheit zu schaffen.
„Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung bei Petrofer im Sinne der Industrie 4.0 voranzutreiben und haben durch die Zusammenarbeit mit mindsquare deutliche Erfolge verbuchen können. Unsere Prozesse sind nun deutlich sicherer und effizienter – Informationen sind immer aktuell. Nachträgliche Buchungen werden minimiert.”
Wir verfügen über umfangreiches Knowhow und Spezialisten in den Bereichen Vertrieb, Logistik, Produktion, Service, HR und Security und können so vollständig auf Ihre Bedürfnisse eingehen und Sie bei verschiedensten Herausforderungen beraten.
Dabei haben wir Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten (verschiedene Branchen vom Familienunternehmen bis zum DAX-Konzern) gesammelt und so zahlreiche Best-Practice-Lösungen für unterschiedliche Problemstellungen entwickelt.
Sie möchten in Ihrem Unternehmen etwas verändern?
Kein Problem, melden Sie sich bei uns ganz einfach für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Unsere erfahrenen Berater finden auch für Ihr spezielles Anliegen eine passende Lösung.
