Die Telegärtner Karl Gärtner GmbH vertreibt ihre Lösungen zur Verbindungs- und Übertragungstechnik zu einem großen Teil über verschiedene Großhändler. Bei dieser Art der Zusammenarbeit kommt es regelmäßig zu nachträglichen Vergütungen der Großhändler. Zur Verwaltung dieser verfügt das Unternehmen bereits über das leistungsfähige CCM-Modul in SAP S/4HANA.
Jedoch führten die Key User die Bearbeitung stellenweise am System vorbei aus – weitere Schritte wurden gänzlich manuell in einer Tabellenkalkulation durchgeführt. Inwiefern das Unternehmen diesen Prozess mit der Unterstützung von mindlogistik optimiert hat und welche Vorteile sich daraus ergeben haben, erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte.
Branche: Verbindungs- und Übertragungstechnik
Hauptsitz: Steinenbronn
Als inhabergeführtes Familienunternehmen bildet die Telegärtner Karl Gärtner GmbH mit Hauptsitz in Steinenbronn und einem Zweitwerk in Höckendorf das Herzstück der Telegärtner Gruppe – und das seit 1945. Sie ist ein weltweit operierender Komplettanbieter für professionelle Lösungen in der Verbindungs- und Übertragungstechnik.
Ihr Programm umfasst HF-Koaxialsteckverbinder, Netzwerklösungen für die strukturierte Gebäudeverkabelung sowie modular aufgebaute Programme im Industrie- und LWL-Bereich. Wo Konnektivität stattfindet, wo Daten sowie Signale übertragen und Verbindungen hergestellt werden, da schafft die Telegärtner Karl Gärtner GmbH mit knapp 700 Mitarbeitern Lösungen.
Die Telegärtner Karl Gärtner GmbH hat bereits im Jahr 2021 den vollständigen Umstieg auf SAP S/4HANA erfolgreich abgeschlossen. Damit hat das Unternehmen schon frühzeitig den Sprung auf das neue System vollzogen und konnte von den zahlreichen neuen Funktionen profitieren. Eine davon ist das CCM-Modul zur nachträglichen Vergütung bzw. Bonusabwicklung. Nach der Implementierung des Tools haben sich in diesem speziellen Bereich allerdings mit der Zeit einige Problemstellen aufgetan.
Diese Herausforderungen setzten sich aus verschiedenen Faktoren zusammen:
Zunächst brachte das Themenfeld der nachträglichen Vergütung bzw. Bonusabwicklung eine eigene Komplexität mit sich. Das lag vor allem an den unterschiedlichen und individuellen Vereinbarungen, die sich im Laufe der Jahre mit den jeweiligen Geschäftspartnern entwickelt hatten. Diesbezüglich merkt Alexander Voss, IT-Leiter der Telegärtner Karl Gärtner GmbH, an: „Diese Komplexität haben wir nur bedingt im System abbilden können“.
Bei der ohnehin umfangreichen Umstellung auf das neue System traten bei der Einrichtung aller Vorgaben und Details stellenweise Lücken im Arbeitsprozess auf. Daher konnten die Konditionen nicht korrekt im System abgebildet werden, was das Arbeiten mit dem Programm sehr komplex gestaltete. Das hatte zur Folge, dass die Key User die Berechnungen nicht im Programm, sondern manuell durchführten – bspw. über Excel-Tabellen – und die Daten dann ins System übertrugen.
Aus diesem Grund war für die Erstellung, Berechnung und Gutschrift der Bonusabrechnungen ein erheblicher Aufwand von ca. 3 Arbeitstagen pro Quartal erforderlich, die vom Head of Sales geleistet werden mussten. In Zeiten einer dynamischen Wirtschaftslage und Fachkräftemangels, in der jede Arbeitsstunde besonders kostbar ist, galt es, diesen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Hierfür sollte eine Automatisierung des Prozesses und entsprechende Anpassungen bzw. ein Customizing im System vorgenommen werden.
Daneben fehlte es dem CCM an einigen nützlichen Funktionen, wie bspw. dem Kopieren bereits bestehender Daten bzw. Kontrakten. Somit mussten Mitarbeiter regelmäßig Neuanlagen anfertigen.
Darüber hinaus war kein effektives Monitoring vorhanden, um eine schnelle Einsicht und Transparenz in die getätigten Gutschriften zu erhalten.
Hierzu hält Natasha Larestani, Inhouse Consultant bei Telegärtner, fest: „Das Ziel war, den ganzen Prozess direkt und zu 100 % im System abzuwickeln und nicht am System vorbeizuarbeiten“.
Bereits vor Projektbeginn hat Telegärtner die konkreten Herausforderungen im Prozess der nachträglichen Vergütung identifiziert. Zum Start des Projektes wurden diese innerhalb von zwei Workshops mit dem mindlogistik-Team einer gesonderten Betrachtung unterzogen.
Anschließend haben die am Prozess der nachträglichen Vergütung beteiligten Mitarbeiter Knowhow-Schulungen zum CCM-Modul erhalten. Auf dieser umfangreichen Kenntnisgrundlage konnten sie zur Identifizierung und Lösungen von Problemen im Programm beitragen.
Im nächsten Schritt hat Telegärtner zusammen mit mindlogistik das CCM einem Customizing unterzogen. Hierbei hat das Projektteam das Programm durch Testläufe und die Identifizierung potenzieller Problemstellen angepasst.
Außerdem wurden für ein optimiertes Monitoring passende Fiori-Apps implementiert.
Nach der erfolgreichen Optimierung des Systems konnte das Projekt nach einer Laufzeit von ca. einem halben Jahr abgeschlossen werden.
Durch die Knowhow-Schulungen und die damit verbundenen Dokumentationen haben die beteiligten Mitarbeiter im Prozess ein umfassendes Verständnis für das CCM-Modul erhalten. Auf dieser neuen Kenntnisgrundlage können sie nun eigene Lösungen für Probleme im System entwickeln und zu Anpassungen in der Software beitragen.
Mithilfe der Customizing-Einstellungen und Automatisierungen im SAP CCM sind die Key User in der Lage, die Erstellung, Berechnung und Gutschrift der Bonusabrechnungen effizienter und direkt im System durchzuführen.
Die Implementierung von Fiori-Apps ermöglicht der Sales-Abteilung zudem eine detaillierte Übersicht und ein transparentes Monitoring der nachträglichen Vergütungen. Dank der neuen Funktion zum Kopieren bereits bestehender Daten sind keine ständigen Neuanlagen mehr nötig.
Während des Projekts hat die IT-Abteilung der Telegärtner Karl Gärtner GmbH die Lücken im Prozess der nachträglichen Vergütung geschlossen. So können die Anwender innerhalb des neuen S/4HANA-Systems nun auch das CCM-Modul aufgrund von Automatisierungen im Prozess und individuellen Customizing-Einstellungen effizient und vollumfänglich nutzen.
Insgesamt hat sich dadurch der Workload von ca. drei Arbeitstagen pro Quartal auf einen halben Tag pro Quartal reduziert.
Darüber hinaus liefern die Key User des Moduls im Vergleich zu vorher weitaus hochwertigere Daten an das System, da weniger manuelle Datenübertragung von Excel in das SAP-System nötig ist.
Hinzu kommen sämtliche softe Faktoren, die das Unternehmen durch die Zeiteinsparungen und den neuen Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten erzielt hat. Die zuvor etwas lästige manuelle Arbeit wurde erheblich reduziert, was für sehr positives Feedback gesorgt hat.
Da Telegärtner nun das CCM-Modul reibungslos nutzen und eingeständig anpassen kann, ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen.
„Der ROI ist gar nicht ausschlaggebend. Es steckt viel mehr ein nicht quantifizierbarer Wert dahinter. Der gefühlte ROI hat sofort eingesetzt.“
Wir verfügen über umfangreiches Knowhow und Spezialisten in den Bereichen Vertrieb, Logistik, Produktion, Service, HR und Security und können so vollständig auf Ihre Bedürfnisse eingehen und Sie bei verschiedensten Herausforderungen beraten.
Dabei haben wir Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten (verschiedene Branchen vom Familienunternehmen bis zum DAX-Konzern) gesammelt und so zahlreiche Best-Practice-Lösungen für unterschiedliche Problemstellungen entwickelt.
