Optimierung der Materialstamm­daten­pflege bei der BINDER GmbH

Insgesamt sind nun bei der BINDER GmbH 48 Automatismen und Prüfungen im Prozess der Materialstammdatenpflege im Einsatz. Diese haben folgende Funktion:

• Automatismen: Im Materialstamm werden bestimmte Wertefelder des Materials automatisiert gefüllt. Wenn also ein Material bspw. vom Werkstatus „konstruktiv freigegeben“ auf den Status „Prototyp“ wechselt, füllt das System automatisch bestimmte Felder mit vorher festgelegten Werten aus.
• Prüfungen: Innerhalb der Materialstammpflege wird bei bestimmten Werten geprüft, ob sie korrekt hinterlegt sind. Bspw. muss bei der Wiederbeschaffungszeit eines Materials ein bestimmter Wert hinterlegt sein. Wenn dies nicht zutrifft, taucht ein entsprechender Hinweis auf.

Beispiele für Automatismen und Prüfungen innerhalb des Prozesses sind:

• Der Grunddatentext muss ausgefüllt sein.
• Bei der Beschaffungsart muss gepflegt sein, ob es eine Eigen- oder Fremdbeschaffung ist.
• Die Materialnummer muss gepflegt sein. Es gibt hier bestimmte Nummernverfahren mit Regeln, wie die Materialarten heißen müssen.
• Die Positionstypen müssen festgelegt sein.
• Die Wiederbeschaffungszeiten müssen hinterlegt sein.

Arbeitsvorrat

Der Arbeitsvorrat ist der zweite Teil der Lösung und stellt eine Art Dashboard da, in der alle Materialien angezeigt werden. Zum Beispiel werden hier alle Materialien angezeigt, deren Werkstatus gewechselt werden soll – im Fall von BINDER bspw. von Werkstatus 20 („konstruktiv freigegeben) zu Werkstatus 30 („Prototyp“). Außerdem kann hier eingesehen werden, ob zu den entsprechenden Anforderungen an das Material die richtigen Werte gepflegt sind. Zum Beispiel sollten die Vertriebswerte gepflegt sein, wenn ein Material auf dem Status „Prototyp“ steht und dem Kunden gezeigt werden soll.

Customizing-Funktion

Innerhalb der Customizing-Funktion legt das Unternehmen Regeln fest und passt sie an. Dadurch kann BINDER die Lösung auf seine individuellen Prozesse zuschneiden. Dabei haben sie die Möglichkeit, Statusregeln festzulegen – also von welchem Status ein Material überhaupt in welchen Status wechseln kann – oder Vorlagen für die Materialanlage abzulegen. Außerdem kann BINDER hier die Ansichten für den Arbeitsvorrat konfigurieren und individuell festlegen. Darüber hinaus gibt es hier auch die Option, User von Regeln zu befreien oder zu definieren, wer im Unternehmen Statuswechsel der Materialien durchführen darf.

Die Vorteile

Optimierung der Dateneingabe

• Korrekte Dateneingabe: Mitarbeiter werden durch die neue Lösung zur korrekten Eingabe von Materialstammdaten angehalten.
• Automatisierte Fixwerte: Wiederkehrende Informationen werden automatisch hinterlegt, was Fehler vermeidet.
• Erhöhte Datenqualität: Die Automatisierung und standardisierte Eingabe verbessern signifikant die Qualität der Daten.

Effizienz durch Automatisierung und Systemdokumentation

• Keine zusätzliche Dokumentation: Die Materialanlage wird direkt im System erfasst und automatisch dokumentiert.
• Verzicht auf externe Dokumente: Früher verwendete man Screenshots und Word-Dokumente, was zu schlechterer Transparenz führte.
• Bessere Transparenz: Durch die systeminterne Dokumentation wird die Transparenz im Prozess erheblich verbessert

Fehlervermeidung und Prozessverbesserung

• Transparenter, effizienter und schneller: Der strukturierte Prozess verbessert die Transparenz und Effizienz der Materialstammanlage erheblich.
• Vermeidung von Nacharbeit: Fehlerhafte Materialdaten, die zu aufwendiger Nacharbeit in der Finanzbuchhaltung führten, werden durch die korrekte Anlage von Anfang an vermieden.
• Automatische Datenpflege: Wichtige Daten wie Serialnummern werden automatisch hinterlegt, wodurch Fehler wie fehlende Serialnummern bei Endprodukten verhindert werden.

Ergebnis und Status quo

Mit der neuen Lösung ging logischerweise auch eine neue Arbeitsweise für die Mitarbeiter in der F&E-Abteilung, im Einkauf und im Auftragszentrum einher. Die Mitarbeiter mussten dabei zunächst einmal erkennen, dass es sich nicht um klassische Fehlermeldungen handelt, wenn ein Teil noch nicht richtig gepflegt ist, sondern um Informationsmeldungen, die die Mitarbeiter durch den Prozess führen und helfen. Zuvor gab es keine festgelegten Regeln bei der Materialanlage und der neue Prozess benötigte dementsprechend etwas Eingewöhnungszeit. Inzwischen freuen sich die Mitarbeiter allerdings sogar über die Meldungen und sehen sie als Unterstützung an.

Im Projekt haben sich BINDER und Mindlogistik bereits das Feedback der Mitarbeiter zunutze gemacht. „Es ist ein großer Meilenstein, die Mitarbeiter mitzunehmen und Feedback einzuholen“, stellt Joachim Hils heraus. Sie haben das Change Management also als aktiven Teil des Projekts genutzt und mithilfe des Feedbacks die Lösung kontinuierlich verbessert.

Da die fertige Lösung so gut funktionierte, hat die BINDER GmbH den Prozess auch auf die Subunternehmen BINDER Inc. In New York und BINDER Shanghai ausgerollt. Dort gab es noch andere Herausforderungen, weil es im Ausland bspw. aufgrund des anderen Versands andere Wiederbeschaffungszeiten gibt. Dennoch konnte die Lösung hier zum Großteil übertragen werden, sodass nun auch die anderen Standorte von der Lösung profitieren.

Aktuell hat die BINDER GmbH keinen Bedarf mehr für weitere Automatismen und Regeln. Der Materialstammdatenpflegeprozess ist optimiert und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt. Das Projekt ist daher erfolgreich abgeschlossen.