Die KMW (Kraftwerke Mainz-Wiesbaden AG) startete im April 2023 ein Digitalisierungsprojekt zur Modernisierung der Instandhaltung und Reduzierung des Papierverbrauchs. Die Initiative kam aus der Belegschaft und wurde vom Management unterstützt, um Prozesse zu optimieren und die Arbeitgeberattraktivität zu steigern.
Unter dem Namen „Digitalisierung der Instandhaltungsabwicklung“ wurden Apps für Lagerwirtschaft und Instandhaltung eingeführt, die Papierprozesse ersetzen. Das Projekt verbessert nicht nur Abläufe, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag der Instandhalter*innen spürbar.
Branche: Energieversorgung
Standort: Mainz
Die KMW ist ein regionaler Energieversorger, der seit über 90 Jahren zuverlässige Strom- und Wärmeversorgung in der Region sicherstellt. KMW betreibt modernste Anlagen, darunter gas- und dampfbetriebene Kraftwerke, und treibt Projekte für erneuerbare Energie voran. Insgesamt beschäftigt der Energieversorger etwa 500 Mitarbeitende. KMW plant, bis 2045 klimaneutral zu sein und strebt an, der modernste Kraftwerksbetreiber Deutschlands zu werden. Um diese Ziele zu erreichen, hat KMW erkannt, dass ein digitaler Wandel notwendig ist, um interne Prozesse zu optimieren und die Leitbilder aktiv zu unterstützen.
Bei einem digitalen Wandel in dieser Größenordnung war die Auswahl des richtigen Umsetzungspartners entscheidend. Es war klar, dass die KMW keine Standardlösung „von der Stange“ wollte, sondern eine spezifische, individuell auf die Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnittene Lösung.
„Das Team von mindsquare überzeugte durch fundiertes Allgemeinwissen rund um SAP und eine vorausschauende Arbeitsweise, die die Zusammenarbeit besonders angenehm gestaltete. Herr Lambertz war dabei ein echter Change Maker – er schaffte es, unseren Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, mit ihren Anforderungen und Erwartungen vollständig verstanden zu werden. Da wussten wir: Bei mindsquare sind wir genau richtig. Die persönliche Betreuung vor Ort trug maßgeblich dazu bei, dass wir uns jederzeit optimal unterstützt fühlten“, sagt Johannes Schirner, Projektingenieur bei KMW.
Die Einbindung der Mitarbeitenden, insbesondere durch Rückmeldungen von den Instandhalter*innen und Lagermitarbeiter*innen, war entscheidend, da der Wunsch nach Digitalisierung direkt aus ihren Reihen kam. Ihre Anregungen und Bedürfnisse wurden von Anfang an berücksichtigt, um eine praxisnahe Lösung zu entwickeln. Regelmäßige Vor-Ort-Testtermine und Anforderungsworkshops des Projektverantwortlichen Felix Tissen von mindsquare trugen dazu bei, die Fortschritte des Projekts eng mit den operativen Anforderungen und den Erwartungen der Belegschaft abzustimmen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts bestand darin, die bestehende IT-Infrastruktur passend zu ergänzen. Da es sich bei KMW um einen Anbieter kritischer Infrastruktur handelt, sind Systemsicherheit und Zugriffsmanagement zentrale Themen. Der Umgang mit sensiblen Daten und die Sicherheit der IT-Systeme erforderten eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Gleichzeitig war es wichtig, die Mitarbeitenden in diesem digitalen Wandel abzuholen.
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Alter, sicher und effizient mit den neuen Apps arbeiten konnten, wurde der Prozess von einer internen SAP PM Beraterin begleitet. Ihre Aufgabe war es, die Belegschaft durch gezielte Schulungen in der Nutzung der neuen Apps zu unterstützen. Der Fokus lag dabei darauf, den digitalen Wandel für alle verständlich und intuitiv zu gestalten, sodass niemand bei der Umstellung zurückgelassen wird.
Seit über einem Jahr läuft das Projekt erfolgreich und wird kontinuierlich weiter ausgebaut. Die Fortführung ist für mindestens ein weiteres halbes Jahr vorgesehen. Um von Anfang an schnelle Erfolge zu erzielen und das Vertrauen der Mitarbeitenden in diesen digitalen Wandel zu stärken, wurde das Projekt in zwei Phasen unterteilt. Denn letztlich sollten die Menschen, die die Technik nutzen, überzeugt werden. Schließlich waren und sind die Mitarbeitenden das Herzstück von KMW.
Zuerst wurden Prozesse im Lager digitalisiert. In diesem Bereich wurden Workshops organisiert, um die Anforderungen der Lageristen genau zu verstehen und nachvollziehen zu können. In den Workshops hatten die Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Ideen und Lösungsvorschläge für ihre bestehenden Herausforderungen einzubringen. Sobald alle Antworten gesammelt wurden, wurden diese in drei Kategorien eingeteilt:
Sobald alle Antworten in den verschiedenen Kategorien strukturiert waren, begann wir mit der Umsetzung, beginnend mit den unabdingbaren Funktionen wie Nachbestellprozessen. Was früher noch händisch erledigt wurde, erfolgt nun nahtlos und digital. Dabei wurden direkt vor Ort in den Lagerhallen der KMW gemeinsam Tests durchgeführt. Durch diesen iterativen Prozess gelang es, eine erste Version der Apps schnell zu entwickeln, welche die wichtigsten Aspekte der Mitarbeitenden direkt berücksichtigt. Dabei standen besonders Funktionen wie Lagerentnahmen und Inventur im Fokus.
Nachdem das Lager erfolgreich digitalisiert wurde, folgte der Rollout bei den Instandhalter*innen. Auch hier wurden Mitarbeitende direkt befragt, was sie benötigen, um ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten. Dazu brachte das Projektteam einen ersten Entwurf der Apps mit, den die Instandhalter*innen testen konnten. Dieser Prototyp beinhaltete zentrale Funktionen wie die mobile Auftragsabwicklung inkl. Echtzeit-Zeitrückmeldungen und eine Live-Einsicht ins Lager. Dadurch diente er als Grundlage und Inspiration für die weitere Entwicklung. Eine kleine Benutzergruppe testete die Apps zunächst intensiv, um sicherzustellen, dass sie gezielt auf die spezifischen Anforderungen von KMW und die individuellen Bedürfnisse der Nutzenden zugeschnitten wurden.
Die Implementierung der Apps erfolgt evolutionär und iterativ: Neue Ideen fließen kontinuierlich ein und verbessern die Apps. Die Lager-App wird derzeit immer weiter weiterentwickelt. Aktuell arbeiten rund 20 Instandhalter*innen mit der ersten Version der App, während die Version 2.0 bereits in den Startlöchern steht. Mit dieser neuen Version werden schrittweise zusätzliche Funktionen integriert, wodurch die Effizienz der Instandhaltungsprozesse weiter gesteigert wird.
Der Großteil des Papierverbrauchs in den nun digitalisierten Prozessen bei KMW wurde durch die Einführung der Apps ersetzt. Ganz nach dem Motto: “Jetzt geht kein Zettel mehr verloren”. Wo früher Instandhalter*innen alle Aufträge, Materialbewegungen und Zeitrückmeldungen auf Papier festhielten, die dann später manuell ins System übertragen werden mussten, geschieht dies jetzt digital und in Echtzeit. Die Instandhalter*innen scannen die relevanten Daten direkt in die Apps ein, wobei die Informationen unmittelbar im System gespeichert werden. Dadurch entfallen nicht nur die mühsamen Schreibarbeiten, sondern auch lange Wege durch die großen Anlagen, um Informationen weiterzugeben oder abzustimmen.
Alle Arbeitsaufgaben werden den Instandhalter*innen nun auf Tablets und Smartphones sowie im Lager auf Handscannern angezeigt. Dies ermöglicht es ihnen, „on the fly“ zu arbeiten – ohne auf Rückmeldung aus dem Büro zu warten.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt war der wiederkehrende persönliche Austausch mit den Mitarbeitenden von KMW. Zudem konnte unser Projektteam mittels regelmäßiger vor-Ort-Testtermine ein tiefes Verständnis für die Arbeitsabläufe der Instandhalter*innen und Lagermitarbeitenden bei KMW entwickeln. Dieses praxisnahe Feedback floss in die fortlaufende Entwicklung der Apps ein. Es existiert ein iteratives Projektvorgehen, in der das Feedback der Mitarbeitenden direkt in die Software-Updates einfließt. Dies gewährleistet, dass die Apps immer mehr auf die Bedürfnisse der Nutzenden zugeschnitten ist.
„Der direkte Austausch mit den Instandhalter*innen und Lagermitarbeitenden hat unsere Arbeit erheblich bereichert und die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen ermöglicht, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden nachhaltig verbessern. Die Beziehung zu KMW basiert auf Augenhöhe und besonders die Vor-Ort-Testtermine stärken das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen unseren Teams.” reflektiert Felix Tissen, Projektleiter und Managing SAP Consultant bei mindsquare AG.
Das Projekt „Digitalisierung der Instandhaltungsabwicklung“ demonstriert, wie entscheidend eine enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Betriebsteams für die Entwicklung effektiver Lösungen ist, von denen die Nutzenden letztendlich tatsächlich profitieren. Durch den gezielten Einsatz mobiler Endgeräte ist es der KMW gelungen, ihre Instandhaltungsprozesse signifikant zu optimieren und gleichzeitig den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren, um auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit zu leisten.
Mit dem Projekt setzt KMW einen klaren Fokus auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden sowie die kontinuierliche Optimierung traditioneller Arbeitsabläufe durch innovative Technologien.
„Das Team von mindsquare überzeugte durch fundiertes Allgemeinwissen rund um SAP und eine vorausschauende Arbeitsweise, die die Zusammenarbeit besonders angenehm gestaltete. Herr Lambertz war dabei ein echter Change Maker – er schaffte es, unseren Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, mit ihren Anforderungen und Erwartungen vollständig verstanden zu werden. Da wussten wir: Bei mindsquare sind wir genau richtig. Die persönliche Betreuung vor Ort trug maßgeblich dazu bei, dass wir uns jederzeit optimal unterstützt fühlten“
