Bei dem Unternehmen, das wir unterstützen durften, handelt es sich um einen deutschen Keramikhersteller, dessen Geschichte bis ins 18. Jahrhundert zurückreicht. Als eine der bekanntesten deutschen Premium-Marken ist das Unternehmen weltweit für seine hochwertigen Produkte bekannt. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 12.000 Mitarbeitende und gliedert sich in drei Hauptbereiche: Bäder, Tafelgeschirr sowie Küche.
Wie steuert man ein globales Bonussystem, wenn über 30 Länder beteiligt sind und wenn jede Sales-Person einen eigenen Verhandlungsspielraum hat? Wenn jedes dieser Länder eigene Steueranforderungen stellt, rechtlich einwandfreie Formulare verlangt und komplexe Kundenhierarchien berücksichtigt werden müssen? Einer unserer Kunden – ein deutscher Keramikhersteller – stand genau vor dieser Mammutaufgabe: ein internationales Labyrinth aus Abstimmungsprozessen, rechtlichen Fallstricken und hochindividuellen Kundenvereinbarungen. Die Lösung? Die Einführung des SAP Condition Contract Managements (CCM).
Gemeinsam mit uns als Partner automatisierte das Unternehmen seine globalen Bonusprozesse von Grund auf und ersetzte die fehleranfälligen manuellen Abläufe durch eine transparente, schnelle und zukunftssichere Systemlösung. Der Erfolg ist messbar: eine jährliche Zeitersparnis von über 40 Personentagen, maximale Prozesssicherheit und lückenlose Nachvollziehbarkeit über tausende Verträge in mehr als 50 Ländern.
Vielschichtige Systemlandschaften und anspruchsvolle Preisgestaltung
Die Systemlandschaft des Unternehmens zeichnet sich durch eine dezentrale Organisationsstruktur aus. Die drei Unternehmensbereiche arbeiten jeweils mit eigenen SAP-Systemen. Das Preissystem des Unternehmens ist durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet, die sich aus der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Lieferanten, Händlern und Bad-Ausstellungen ergibt. Ein zentrales Element der Preisstrategie sind Rückvergütungsmodelle. Diese werden beispielsweise bei Erreichen eines Mindestumsatzes oder bei Abnahme des gesamten Produktsortiments gewährt und variieren in weiteren Parametern. Zusätzliche Dynamik erhält das System dadurch, dass unterjährig bei einer Vielzahl von Vereinbarungen die Staffelerreichung rückverfolgt werden muss. Dabei wird regelmäßig aufgrund von Ist-Daten und Planzahlen ermittelt, wie hoch die zu erwartenden Zahlungen sind, was die Preisfindung zu einem anspruchsvollen Prozess macht.
Vor Beginn der Zusammenarbeit war der Prozess zur Verwaltung von Boni und Werbekostenzuschüssen (WKZ) stark von manuellen Eingriffen geprägt. Das bestehende System konnte komplizierte Kundenhierarchien nicht automatisch berücksichtigen, was dazu führte, dass Berechnungen teilweise manuell in Excel durchgeführt und Abrechnungen händisch erstellt werden mussten. Diese Arbeitsweise band erhebliche personelle Ressourcen: Mehrere Mitarbeitende waren ausschließlich damit beschäftigt, die Bonus- und WKZ-Vereinbarungen zu administrieren. Erschwerend kam hinzu, dass das interne Knowhow über die ursprüngliche Implementierung des Systems nicht mehr verfügbar war.
Das Projekt zur Modernisierung des Konditionsmanagements wurde 2021 intern bei unserem Kunden initiiert, um die stark manuellen und personalintensiven Prozesse abzulösen. Auf Basis einer Empfehlung des Prozessverantwortlichen für SD und Bonus wurde mindsquare als Sparringpartner mit Expertise im Bereich Condition Contract Management (CCM) gewählt. Der Startschuss für die Umsetzung fiel im Geschäftsbereich Bäder. Das Kernziel war die Schaffung einer automatisierten, transparenten und zukunftssicheren Lösung, die vollständig S/4HANA-kompatibel ist und das Tagesgeschäft erleichtert.
Der Kunde reflektiert: „Das Thema Bonus-Management mit CCM war für uns komplettes Neuland. In mindsquare haben wir den idealen Partner gefunden, der uns mit seiner tiefgreifenden Expertise – sowohl im Thema selbst als auch in der praktischen Umsetzung – überzeugt hat. Wir hatten zu jedem Zeitpunkt einen kompetenten Ansprechpartner an unserer Seite.“
In der zweiten Jahreshälfte 2021 lag der Fokus auf der Abbildung aller Kontrakte im System, das umfasste u. a. folgende Funktionen des Konditionskontraktmanagements:
Im Jahr 2022 lag der Fokus auf dem Feinschliff für die automatische Abrechnung, der Handhabung komplexerer Sonderfälle und der Implementierung von Funktionen für das Reporting. Ein weiterer Schwerpunkt war die Bonushochrechnung, die unter anderem folgende Funktionen umfasste:
Um die unterjährige Transparenz über zukünftige Bonuszahlungen zu gewährleisten, entwickelte mindsquare eine zentrale Hochrechnungsfunktion. Diese prognostiziert gegen Jahresende auf Basis definierter Kriterien den zu erwartenden Umsatz für die Bonusvereinbarung und leitet daraus die wahrscheinliche Bonusstufe für jeden Kunden ab. So lässt sich frühzeitig ermitteln, welche Rückflüsse zu erwarten sind – eine Information von hoher Bedeutung für die Finanzplanung. Darüber hinaus wurde ein Hierarchiebonus implementiert: Das System prüft automatisiert für jedes Mitglied einer Kundenhierarchie, ob eine individuelle Umsatzsteigerung erzielt wurde. Dadurch können auch einzelne Filialen großer Ketten basierend auf ihrer eigenen Leistung automatisch vergütet werden. Diese Automatisierung ersetzte den vorherigen, sehr aufwendigen Abstimmungsprozess zwischen Vertrieb und Controlling, bei dem Bonusstaffeln aufwendig im Nachhinein manuell berechnet werden mussten.
Der erste konkrete Entwurf für diese komplexe Bonushochrechnung wurde Ende März 2022 vorgestellt. Nach kleineren Nachjustierungen im Laufe des Jahres verfügte unser Kunde über ein stabil laufendes System. Dank der neuen Lösung können nun auch unterjährige Änderungen bei den Konditionen berücksichtigt werden, um Rückstellungen anzupassen, wodurch die Mitarbeiter alle Änderungen transparent nachvollziehen können.
Der Erfolg im Bereich Bäderdiente als Vorbild und überzeugte auch andere Unternehmensbereiche. In der Folge wurde 2024 die Entscheidung getroffen, das CCM-System auch im Geschäftsbereich Tafelgeschirr einzuführen. Zum Januar 2025 ging das Projekt live.
Das Thema Bonus-Management mit CCM war für uns komplettes Neuland. In mindsquare haben wir den idealen Partner gefunden, der uns mit seiner tiefgreifenden Expertise – sowohl im Thema selbst als auch in der praktischen Umsetzung – überzeugt hat. Wir hatten zu jedem Zeitpunkt einen kompetenten Ansprechpartner an unserer Seite.
Durch die Digitalisierung konnte eine massive Arbeitseinsparung realisiert werden, vor allem im Hinblick auf Kundenhierarchien. Die reine Zeitersparnis, verteilt auf alle beteiligten Kollegen, beläuft sich auf mindestens 30 Personentage pro Jahr – das Ganze aber bei einer deutlich steigenden Komplexität und Anzahl an Vereinbarungen. Dieser Effizienzgewinn basiert auf mehreren Faktoren: Alle Vereinbarungen, inklusive „Sonderlocken“, sind nun transparent im System abgebildet und werden automatisch berechnet. CO/PA-Auswertungen sind auf Knopfdruck verfügbar, was den früheren, extrem aufwendigen Abgleich zwischen CO/PA und Finanzbuchhaltung ersetzt. Die Nachvollziehbarkeit von Mischkalkulationen und die Notwendigkeit manueller Korrekturbuchungen bis auf Einzelartikelebene gehören der Vergangenheit an. Die neue Systemlandschaft schafft somit nicht nur wertvolle zeitliche Ressourcen, sondern hebt auch die Datenqualität und Prozesstransparenz auf ein neues Niveau.
Die Leistungsfähigkeit der neuen Lösung wird durch die schiere Menge und Komplexität der verwalteten Vereinbarungen deutlich. Aktuell sind ca. 3000 individuelle Absprachen allein im Bereich Bäder im System hinterlegt, die sich über 54 Länder erstrecken. Diese Absprachen sind oft mehrschichtig und können sich auf spezifische Produktgruppen wie Waschbecken, Badewannen oder ganze Kollektionen beziehen. Ein Blick auf den deutschen Markt verdeutlicht die Detailtiefe: Von den 574 Absprachen in Deutschland entfallen auf einen einzigen Großkunden beispielsweise 37 verschiedene Sales Boni, 9 Wachstums-Boni und 4 Staffel-Boni. All diese Varianten werden nun automatisiert verwaltet. Die für diesen Bereich spezifische Hochrechnung zur Prognose der Bonusstufen basiert dabei auf einer Mischung aus bereits realisierten Umsätzen und hinterlegten Planzahlen.
Während im Bereich Tafelgeschirr zuvor 740 Absprachen manuell verwaltet wurden, bewältigt das neue System nun eine immens gestiegene Anzahl neuer Konditionsvereinbarungen. Dies führt nicht nur zu einer signifikanten Effizienzsteigerung, sondern verhindert auch den sonst explodierenden Verwaltungsaufwand. Durch die Automatisierung von Berechnungen und die Halbierung der Bearbeitungszeit pro Vorgang wird eine jährliche Einsparung von rund zehn Arbeitstagen realisiert, die sich auf die Endabrechnung und die unterjährige Hochrechnung (YTD) aufteilen. Neue Funktionen wie ein zentraler Report und flexible Prognosen auf Basis von Ist-Zahlen oder Vorjahresdaten schaffen zusätzliche Transparenz. Ein wesentlicher Vorteil ist zudem die direkte Integration der Kosten in die Margen, was umständliche manuelle Verteilungen von z. B. Festwerten überflüssig macht.
Das Feedback aus dem Fachbereich war sehr positiv, wobei selbst anfängliche Skeptiker von den einfachen Kopiermöglichkeiten und der leichten Vertragsverlängerung überzeugt wurden. Ein zentrales Learning war jedoch, dass das volle Automatisierungspotenzial erst in der Praxis erkannt wurde, was die Bedeutung von intensivem Front-Loading-Training für zukünftige Projekte unterstreicht.
Die Integration des SAP Condition Contract Managements (CCM) markiert einen strategisch-technischen Meilenstein für den Keramikhersteller. Manuelle, langwierige Arbeitsprozesse bei Bonusprozessen wurden konsequent abgelöst und durch eine signifikant höhere Prozesssicherheit ersetzt. Als direkte Folge wurden Fehlerquellen minimiert und die Übersicht über alle Abrechnungsprozesse in beiden Fachbereichen maximiert, während sich der zentrale Pflegeaufwand erheblich reduziert. Besonders hervorzuheben ist der intelligente, standardisierte Ansatz: Obwohl die Hochrechnungen in den Fachbereichen Bäder und Tafelgeschirr auf unterschiedlichen Logiken basieren, ist das Handling für die Anwender*innen identisch. Dies senkt die Komplexität im täglichen Gebrauch und beweist die Zukunftsfähigkeit der neuen Plattform, welche vollständig mit SAP S/4HANA kompatibel ist.
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