Stammdaten bilden die Grundlage vieler Geschäftsprozesse, allerdings schleichen sich im Arbeitsalltag häufig Dubletten oder fehlerhafte Datensätze ein. Wer solche Probleme erst bemerkt, wenn Prozesse ins Stocken geraten, verursacht vermeidbare Kosten und unnötigen Aufwand. Damit Stammdaten dauerhaft zuverlässig bleiben, reicht eine einmalige Datenbereinigung nicht aus. Unternehmen benötigen Verfahren, die Auffälligkeiten frühzeitig erkennen und die Verantwortlichen gezielt darauf hinweisen. Genau hier setzt die proaktive Anomalie- und Duplikaterkennung an.
Was bedeutet proaktive Anomalie- und Duplikaterkennung?
Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Material- oder Mitarbeiterdaten, nahezu jeder Geschäftsprozess greift auf Stammdaten zu. Sind diese Daten unvollständig, doppelt vorhanden oder widersprüchlich, entstehen schnell Probleme – je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es die Datenqualität manuell zu kontrollieren.
Bei der proaktiven Erkennung analysiert ein System die Stammdaten kontinuierlich auf Auffälligkeiten, sodass Unternehmen potenzielle Probleme bereits während der Datenerfassung erkennen können. Das System prüft beispielsweise:
- Ähnliche Namen
- Identische Adressen
- Übereinstimmende Steuer- oder Kundennummern
- Ungewöhnliche Datenkombinationen
- Fehlende Pflichtfelder
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Typische Anomalien in Stammdaten
Zu den typischen Anomalien in Stammdaten gehören:
Doppelte Geschäftspartner
Ein Kunde existiert mehrfach im System, weil unterschiedliche Schreibweisen verwendet wurden. Aus “Müller GmbH” wird beispielsweise “Mueller GmbH” oder “Müller G.m.b.H.”.
Unvollständige Datensätze
Einige Felder fehlen vollständig, wodurch Prozesse wie Rechnungsstellung, Versand oder Einkauf verzögert werden.
Widersprüchliche Informationen
Ein Lieferant besitzt unterschiedliche Zahlungsbedingungen oder verschiedene Bankverbindungen in mehreren Datensätzen. Solche Inkonsistenzen erschweren die Arbeit erheblich.
So funktioniert die Duplikaterkennung
Moderne Systeme vergleichen Datensätze nicht nur exakt, sondern bewerten Ähnlichkeiten. Dabei fließen verschiedene Merkmale gleichzeitig ein:
- Firmenname
- Ansprechpartner
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Steuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung
Auf Basis dieser Informationen berechnet das System eine Übereinstimmung. Wird ein definierter Schwellenwert überschritten, erhält der zuständige Mitarbeiter einen Hinweis zur Prüfung. So vermeiden Sie unnötige Doppelanlagen, ohne jede Eingabe manuell kontrollieren zu müssen.
Vorteile einer proaktiven Stammdatenprüfung
Eine kontinuierliche Überwachung der Stammdaten bringt zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:
- Höhere Datenqualität: Fehler fallen deutlich früher auf und lassen sich schneller korrigieren.
- Weniger manueller Aufwand: Mitarbeiter müssen Stammdaten nicht mehr vollständig durchsuchen oder vergleichen.
- Zuverlässigere Geschäftsprozesse: Saubere Stammdaten reduzieren Fehler im Einkauf, Vertrieb, Controlling und in der Logistik.
- Bessere Entscheidungsgrundlagen: Managementberichte und Auswertungen basieren auf konsistenten Daten, was wiederum die Aussagekraft von Analysen erheblich erhöht.
Welche Rolle spielt SAP dabei?
Viele Unternehmen verwalten ihre Stammdaten in SAP-Systemen. Mit zunehmender Datenmenge steigt jedoch auch die Wahrscheinlichkeit für Dubletten und fehlerhafte Einträge. Mithilfe intelligenter Prüfmechanismen können Stammdaten direkt innerhalb bestehender Prozesse überwacht und neue Datensätze bereits bei der Anlage geprüft werden. Zusätzlich analysieren regelmäßige Hintergrundprüfungen den gesamten Datenbestand und identifizieren mögliche Auffälligkeiten.
Dadurch profitieren Sie von einer höheren Datenqualität, ohne bestehende Arbeitsabläufe grundlegend verändern zu müssen.
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen legt täglich neue Lieferanten im SAP-System an, mehrere Standorte arbeiten gleichzeitig mit denselben Stammdaten.
Vor der Einführung einer automatisierten Prüfung sind regelmäßig doppelte Lieferantenstämme entstanden. Rechnungen mussten manuell zusammengeführt werden, die Einkaufsabteilungen arbeiteten mit unterschiedlichen Datensätzen und die Auswertungen lieferten keine eindeutigen Ergebnisse.
Nach der Einführung einer proaktiven Anomalie- und Duplikaterkennung prüft das System jedoch jeden neuen Datensatz bereits während der Anlage. Verdächtige Übereinstimmungen erscheinen sofort zur Kontrolle und eine Hintergrundprüfung analysiert gleichzeitig den gesamten Datenbestand auf weitere Auffälligkeiten.
Das Ergebnis sind weniger Dubletten, ein geringerer Pflegeaufwand und deutlich zuverlässigere Stammdaten.
Fazit
Die proaktive Anomalie- und Duplikaterkennung hilft Unternehmen dabei, die Qualität ihrer Stammdaten dauerhaft zu sichern. Fehler können zwar weiterhin entstehen, bleiben jedoch nicht lange unentdeckt. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand, verbessern Ihre Geschäftsprozesse und schaffen eine verlässliche Datenbasis für operative und strategische Entscheidungen.
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