Bestellungen unter SAP S/4HANA verwalten

Bestellungen sind ein zentrales Element Ihrer Beschaffungsprozesse und bilden die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit mit Lieferanten. In der SAP-Welt lassen sich über dieses Dokument Auftragsinformationen, Positionen, Lieferbedingungen und Prüfprozesse strukturiert abbilden. Dieser Artikel zeigt, wie SAP S/4HANA Sie darüber hinaus unterstützt, Bestellungen transparent, effizient und regelkonform zu verwalten.

Was sind Bestellungen in SAP?

Eine Bestellung ist ein formeller Auftrag mit zahlreichen relevanten Spezifikationen. SAP teilt das Dokument dafür in den Belegkopf und Positionen ein. Dabei enthält der Belegkopf grundlegende Informationen über die Bestellungen, wie Liefer- oder Zahlungsbedingungen.

Abb. 1: Bestellungen im Überblick unter SAP S/4HANA

Die Positionen hingegen stellen Informationen zu den jeweiligen angeforderten Produkten bzw. Leistungen bereit, die in verschiedene Beschaffungsarten untergliedert werden. Dazu gehören bspw. normale Bestellungen, Dienstleistungen oder Lohnbearbeitung. Die ausgewählte Beschaffungsart Einfluss auf die Struktur der Positionen.

So führen bspw. Positionen von Dienstleistungen ein Leistungsverzeichnis auf, das sich durch Gliederungsstufen strukturiert. Hier zeigen Leistungszeilen die bestellte Menge auf. Darüber hinaus können Sie auf Wertlimits bei nicht klar definierten Mengen zurückgreifen. Daneben lässt sich bei normalen Bestellungen von bspw. Materialien die Gesamtmenge in Teilmengen aufteilen und mit jeweiligen Lieferterminen versehen.

Bestellungen unter SAP S/4HANA

SAP S/4HANA stellt Ihnen im Umgang mit Bestellungen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

1. Übersicht & Filterkriterien: In der Übersicht Ihrer Einkaufsbelegpositionen können Sie Ihre Belege anhand zentraler Kriterien wie bspw. Material, Lieferant oder Einkäufergruppe filtern und analysieren.
2. Rechnungsplan: Der Rechnungsplan legt Zeitpunkte und Höhe der Rechnungserstellung fest und ermöglicht bei entsprechender Abstimmung mit dem Lieferanten eine automatische Abrechnung über das System.
3. Flexibler Workflow: Mit flexiblen Workflows lassen sich Genehmigungsprozesse für Bestellungen von der automatischen Freigabe bis hin zur mehrstufigen Genehmigungen regelbasiert steuern.

Fiori App: Bestellungen verwalten

Diese App ermöglicht Ihnen unter SAP S/4HANA, Bestellungen manuell anzulegen, zu prüfen und über ihren Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Dafür enthält das Programm eine Übersicht mit einer Kopfebene, in der Sie u. a. nach Lieferanten, Werk oder Bestelldatum filtern können. Darüber hinaus lassen sich Bestellungen anhand eines Status wie bspw. „Entwurf“, „In Genehmigung“, „Abgelehnt“ oder „Gesendet“ einordnen.

Zudem können Sie Partnerrollen wie Lieferant, Rechnungssteller, Frachtlieferant oder Warenlieferant anzeigen, zuordnen oder aus Stammdaten übernehmen. In dem Zusammenhang lassen sich Anlagen auf Kopf- und Positionsebene verwalten und je nach Zweck für interne Nutzung oder externe Kommunikation mit dem Lieferanten kennzeichnen.

Abb. 2: Bestellungsübersicht in „Bestellungen verwalten“

Die App unterstützt außerdem Ihre Transparenz und Kontrolle durch CO₂-Fußabdruck-Informationen, Änderungsprotokolle und Status- bzw. Bestätigungsinformationen. Ergänzend helfen Prüfungen zur International Trade Compliance, Produkt-Compliance und Budgetverfügbarkeit dabei, rechtliche, nachhaltigkeitsbezogene und finanzielle Anforderungen einzuhalten.

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Abschließend bietet das System für erweiterte Bestellungen mit nicht unterstützten Funktionen einen direkten Absprung in die klassischen SAP-Anwendungen.

Fazit

SAP S/4HANA leistet eine umfassende Unterstützung um Bestellungen strukturiert, transparent und regelkonform zu verwalten. Von der Anlage über Genehmigungsworkflows bis hin zu Compliance-Prüfungen schafft das System eine zentrale Grundlage für effiziente Einkaufsprozesse. Dabei bündelt die Fiori App „Bestellungen verwalten“ diese Funktionen in einer übersichtlichen Oberfläche und erleichtert so die operative Steuerung, Kontrolle und Nachverfolgung von Bestellungen.

Beratung zu Bestellungen unter SAP S/4HANA

Wenn Sie weitere Fragen zu den Möglichkeiten von SAP S/4HANA für Ihren Bestellprozess haben, dann nehmen Sie gerne zu uns Kontakt auf.

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Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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