SAP-Salesforce

SAP ist immer noch Marktführer für Unternehmenssoftware. Doch mit Salesforce geht ein neuer Stern am Softwarehimmel auf: Während SAP 2017 ein Umsatzwachstum von rund 5% vorweisen kann, kam Salesforce in der gleichen Zeit auf satte 25% (Q1/17 – Q1/18). Welche Software ist für welchen Anwendungszweck besser geeignet? Wo sind Schnittstellen und was ist bei der Integration zu beachten? Die wichtigsten Antworten.

Unterschiede: SAP vs. Salesforce

Salesforce oder SAP? Diese Entscheidung stellt sich in den wenigsten Fällen. Denn Salesforce ist führender Softwarehersteller für das Customer Relationship Management (CRM), während SAP ein vollumfängliches ERP-System bietet, das einige CRM-Funktionalitäten mitliefert.

Was leistet Salesforce?

Salesforce bildet den gesamten Prozess der Kundenkommunikation vom Kennenlernen bis zum Auftrag ab. Mit dem Abschluss des Auftrags ist dann aber auch Schluss. Für alle weiteren Prozesse bietet Salesforce wenig bis keine Unterstützung.

Wo setzt SAP an?

Viele Unternehmen nutzen SAP, um Folgeprozesse abzubilden. Hinzukommt eine ganze Reihe von Tätigkeiten, die für den reibungslosen Unternehmensbetrieb wichtig sind, aber nicht (direkt) im Kundenzusammenhang stehen:

  • Produktionsplanung
  • Auslieferung
  • Warenwirtschaft
  • Buchhaltung
  • Marketing
  • Human Resources

Hier bietet Salesforce keine Möglichkeit der Darstellung und SAP ist für viele Unternehmen das System der Wahl. Die beiden Lösungen haben also eine gemeinsame Schnittmenge, bedienen jedoch nicht das gleiche Leistungsspektrum und lassen sich daher nicht alternativ verwenden. In vielen Fällen bietet es sich vielmehr an, SAP und Salesforce zu integrieren, um von den Vorteilen beider Systeme zu profitieren. Dabei stellen sich verschiedene Fragen:

  • Welche Daten müssen synchronisiert werden?
  • Welches System ist für welche Daten führend?
  • Müssen die Daten in Echtzeit ausgetauscht werden oder reichen längere Synchronisationsintervalle?
  • Welche Middleware (Schnittstellensoftware) wird am besten verwendet?

SAP & Salesforce: Welche Middleware soll genutzt werden?

Grundsätzlich ist eine Integration auch ohne Middleware möglich, indem Sie die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren lassen und Daten direkt austauschen. Zwar spricht Salesforce modernere Schnittstellensprachen aus dem Web-Bereich und nutzt unter anderem die REST API und die SOAP API, während SAP standardmäßig proprietäre Techniken wie z.B. Idocs verwendet. Dennoch ist es möglich, aus SAP heraus direkt mit Webservices zu kommunizieren. Für einfache Anwendungsfälle und erste Schritte ist dies eine geeignete Lösung.

Was hier aber fehlt ist das umfassende Fehler-Management von Middleware-Lösungen. Was passiert, wenn die Schnittstelle nicht verfügbar ist? Was passiert, wenn Daten nicht angelegt werden können? Bei einer direkten Verbindung beider Systeme muss ich mir selbst Gedanken machen, wie sich die Software im Fehlerfall verhält und wie ich sicherstellen kann, dass immer alle Daten korrekt abgeglichen werden. Kommerzielle Middleware-Lösungen machen die Integration verlässlicher und einfacher.

Middleware bietet Unterstützung bei der Zuordnung von Daten zwischen den beiden Systemen und gibt Hilfestellung im Fehlerfall. Verschickte Daten können erneut übertragen werden und es besteht die Möglichkeit, Fehlerprotokolle zu erstellen.

Bekannte Middleware-Lösungen (Auswahl):

  • SAP Cloud Platform Integration (SCPI)
  • Ehemals SAP HANA Cloud Integration (HCI)
  • SAP Process Integration (SAP PI)
  • Mulesoft
  • Talend
  • Lobster_data

SAP SD

Welche Daten sollen zwischen SAP und Salesforce synchronisiert werden?

Bei der Integration beider Systeme stellt sich die Frage, welche Daten in SAP und welche in Salesforce gespeichert sind und welche Daten synchronisiert werden sollten. Pauschale Antworten kann es nicht geben, jedoch lassen sich einige Entscheidungsleitlinien für die verschiedenen Daten im Vertriebsprozess nennen.

Kundenstammdaten

Salesforce ist als CRM-System prädestiniert, um Kundendaten zu speichern. Doch ganz so einfach ist es nicht: Während Salesforce aber vor allem für die Kontaktpflege genutzt wird, sind zum Beispiel Abrechnungsdaten, wie die Umsatzsteueridentnummer eher für den Fakturaprozess in SAP relevant. Hier sollten Unternehmen klar festlegen, welche Abteilungen welche Daten in welchem System pflegen.

Angebote

Angebote sind Teil des Opportunity Managements in Salesforce. Es kann aber sinnvoll sein, die Angebote weiterhin in SAP zu erstellen, wenn zum Beispiel der Materialstamm und Preiskonditionen in SAP abgebildet sind. Angebote können dann aus SAP zu Salesforce übertragen und automatisch einer bestehenden Opportunity zugeordnet werden oder es wird eine neue Opportunity erzeugt.

Genauso ist es möglich, Angebote in Salesforce zu erstellen und in SAP zu übertragen. Das bedeutet aber häufig, dass auch der Materialstamm zwischen beiden Systemen synchronisiert werden muss. Diese Lösung hat jedoch den Vorteil, dass der gesamte Angebotsprozess in einem System stattfinden kann und erst angenommene Angebote in SAP übertragen werden.

Aufträge

Wird ein Angebot angenommen, kommt es zu einem Auftrag. In SAP hilft hier die Kopiersteuerung, um Daten aus einem Angebot in einen Auftrag zu übernehmen. Der gleiche Mechanismus kann in Salesforce dafür sorgen, dass eine Opportunity in den Status „Closed Won“ gesetzt wird.

Wichtige Informationen, die in Salesforce übertragen werden sollten, sind z. B. Auftragsmengen und Auftragswerte. Auch dieser Prozess ließe sich komplett in Salesforce abbilden. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass der Auftrag in SAP oft bereits wichtige Daten für die Logistik und Fertigungssteuerung enthält. Anwender sollten sich fragen, wie viel Komplexität sie aus SAP in Salesforce bringen wollen. Schließlich besticht Salesforce gerade durch seine schlanken Prozesse.

Fakturen

Der Fakturaprozess spielt sich bisher meist noch in SAP ab. Es ist aber durchaus sinnvoll, fakturierte Mengen und Werte in Salesforce anzeigen zu lassen, um auswerten zu können, wie viele Angebote tatsächlich abgerechnet wurden.

Worauf ist bei der Synchronisation zu achten?

Um zu entscheiden, welche Daten in welchem System gepflegt werden und welche Methode zur Synchronisation verwendet werden soll, können die geplanten Prozesse auf verschiedene Qualitätskriterien geprüft werden. Drei zentrale Entscheidungskriterien sind die Datenaktualität, Datenqualität und Prozessdurchlaufzeiten.

Aktualität der Daten

Für viele Prozesse ist es wichtig, dass die Daten in beiden Systemen zuverlässig aktuell vorhanden sind. Bei einer Änderung von Kundenstammdaten kann es zum Beispiel relevant sein, dass diese Änderung sofort in beiden Systemen verfügbar ist, um Fehler bei der Auslieferung oder ähnliche Probleme zu vermeiden.

Datenqualität

Bei der Implementierung der Schnittstelle ist sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind. Während Salesforce im Standard nur wenige Daten automatisch überprüft, schaut SAP hier etwas genauer hin. Die Abbildung der Organisationsdaten ist in SAP zum Beispiel wesentlich strenger gelöst. Kommt es bei den Daten in einem System zu Fehlern, führt dies zu Inkonsistenzen. Für derartige Fälle sollte ein Prozess etabliert werden, um schnell reagieren zu können und die korrekten Daten (wieder-)herzustellen. Andernfalls sinkt das Vertrauen in das System und es nistet sich ein konstantes Misstrauen ein, ob die verwendeten Daten auch wirklich korrekt sind. Solche Prozesse können über Erfolg und Misserfolg bei der Einführung einer neuen Software entscheiden.

Prozessdurchlaufzeiten

Ein Ziel bei der Einführung von Salesforce ist häufig, Vertriebsprozesse zu harmonisieren und zu optimieren. Es soll eine bessere Planbarkeit im Vertrieb geschaffen werden bei gleichzeitig niedrigeren Durchlaufzeiten. Müssen zum Beispiel Kundenstammdaten erst manuell in SAP angelegt werden, bevor Mitarbeiter in Salesforce ein Angebot erstellen können, sorgt dies für unnötige Verzögerungen. Im schlimmsten Fall ist zusätzlich noch ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub und die Vertretung nicht gut geregelt – schon steht der Angebotsprozess für mehrere Tage still. Diese Verzögerungen können den Gewinn eines Angebots verhindern, obwohl mit Salesforce eine innovative Vertriebssoftware genutzt wird. Anwender sollten daher darauf achten, möglichst wenige Prozessschritte festzulegen, bei denen sie auf manuelle Nacharbeit warten müssen, um Geschwindigkeit in ihre Prozesse zu bringen.

Fazit

Salesforce ist ein modernes System für das Customer Relationship Management, das sich in vielen Unternehmen in der Praxis bewährt hat. Bisher stellt Salesforce aber keine komplette Lösung zur Abbildung aller Unternehmensprozesse zur Verfügung. Anwender müssen sich also die Frage stellen, wie sie Salesforce und SAP integrieren können, um ihre individuellen Vertriebsprozesse bestmöglich zu unterstützen. Dabei sollten sie Medienbrüche und manuelle Schnittstellen möglichst vermeiden, um keine unnötigen Verzögerungen in ihre Vertriebsprozesse zu bringen. Denn wir alle wissen: „Time kills deals“.

mindsquare hat in mehreren internationalen Projekten bereits erfolgreich Schnittstellen zwischen SAP und Salesforce implementiert. Während einige Fragestellungen unternehmensindividuell beantwortet werden müssen, gibt es doch eine große Basis wiederkehrender Themen. Gerne unterstützen unsere Experten von MindLogistik Sie dabei, Salesforce-Schnittstellen in Ihren Vertriebsprozess zu integrieren und Ihre Salesforce-Integration zu optimieren. Für weitergehende Fragen zu Salesforce arbeiten wir eng mit dem Team von MindForce zusammen, den Salesforce-Experten von mindsquare.

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