Aufgrund starrer Freigabeprozesse bleiben Kundenaufträge, die auf eine ausstehende Genehmigung warten, oft tagelang liegen. Mit den flexiblen Workflows von SAP S/4HANA können Sie Ihre Genehmigungsprozesse schneller, transparenter und standardnäher gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie SAP S/4HANA mit flexiblen Workflows und der My Inbox Freigaben im Vertrieb verändert und welche konkreten Vorteile das für Ihr Unternehmen bedeutet.
Freigaben im Vertrieb unter SAP ECC
Das SAP-SD-Modul deckt innerhalb von SAP ECC die Abwicklung sämtlicher Vertriebsprozesse von der Angebotserstellung über den Kundenauftrag bis hin zur Fakturierung ab. Bei Freigaben stößt das klassische ECC-System jedoch an seine Grenzen. So stellt SAP beispielsweise keine standardisierten Workflows für Vertriebsbelege bereit.
Wenn Sie beispielsweise Kundenaufträge ab einem bestimmten Wert automatisch zur Genehmigung weiterleiten möchten, benötigen Sie eine individuelle Workflow-Entwicklung. Das bedeutet zusätzlichen Programmieraufwand für die IT, längere Umsetzungszeiten und einen dauerhaften Wartungsaufwand. Zudem müssen alle fachbereichsseitigen Anpassungen über die IT erfolgen. Deshalb laufen die Freigabeprozesse im Vertrieb in vielen Unternehmen über Umwege. Das führt zu fehlender Transparenz über offene Entscheidungen und schwer nachvollziehbaren Genehmigungshistorien.
SAP SD bringt Struktur in Ihren Vertrieb: klare Abläufe, saubere Preisfindung und ein transparenter Order-to-Cash‑Prozess, der nahtlos mit Logistik und Finance zusammenspielt.
Flexible Workflows unter SAP S/4HANA
SAP führte mit SAP S/4HANA ein neues Workflow-Framework als Lösung ein. Flexible Workflows ermöglichen die direkte Abbildung von Genehmigungsprozessen für Vertriebsbelege im SAP-Standard.
Technisch basieren die flexiblen Workflows weiterhin auf dem bewährten SAP Business Workflow, sind für Sie als Endnutzer jedoch einfacher und übersichtlicher in der Bedienung. So können Sie die Workflows beispielsweise in übersichtlichen Fiori-Apps anlegen. Die Fiori-App bündelt sämtliche offenen Freigabeaufgaben an einer Stelle und sorgt für einen transparenten und steuerbaren Entscheidungsprozess mit klaren Verantwortlichkeiten.
Sie können Vorgänge direkt prüfen, freigeben, ablehnen oder zur Nacharbeit zurückgeben. Es gibt auch eine Kommentarfunktion direkt im Freigabekontext. Für Abwesenheiten lassen sich Stellvertreterregelungen einrichten, sodass die Prozesse auch während der Abwesenheit der eigentlich zuständigen Person weiterlaufen. Da die App sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone und Tablet verfügbar ist, lassen sich Freigaben unterwegs erledigen. Ihre Freigaben lassen sich zudem ein- oder mehrstufig definieren und an fachliche Bedingungen anknüpfen, etwa an den Nettoauftragswert, die Belegart oder andere prozessrelevante Merkmale. Key-User können Änderungen selbst vornehmen – ohne IT-Unterstützung.
Beispiel: Freigabeprozess für Kundenaufträge einrichten
Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In Ihrem Unternehmen soll der zuständige Vertriebsleiter jeden Kundenauftrag mit einem Nettowert von über 5.000 Euro freigeben, bevor das Team ihn weiterverarbeitet. Diesen Prozess können Sie in SAP S/4HANA in drei Schritten über die Fiori-Oberfläche einrichten.
Schritt 1: Teams und Zuständigkeiten anlegen
Der erste Schritt besteht darin, in der Anwendung „Teams und Zuständigkeiten“ ein Team anzulegen und dessen Mitglieder sowie deren Funktion im Genehmigungsprozess zu definieren. Sie können beispielsweise den Genehmiger als Teamleiter und einen Stellvertreter hinzufügen. Das Team ist zunächst von einem konkreten Prozess losgelöst und Sie können es für verschiedene Szenarien verwenden. Ändert sich die Zuständigkeit, genügt es, das Team zu aktualisieren.
Schritt 2: Workflow konfigurieren
Im zweiten Schritt öffnen Sie die Anwendung „Workflows verwalten“. Hier legen Sie fest, für welchen Belegtyp der Workflow gelten soll und hinterlegen die Startbedingungen – in unserem Beispiel den Kundenauftrag. Als Startbedingung definieren Sie beispielsweise, dass SAP den Workflow immer dann anstößt, wenn der Nettowert des Auftrags 5.000 Euro überschreitet. Anschließend legen Sie die Genehmigungsschritte fest. All diese Parameter lassen sich flexibel konfigurieren und an die Prozessanforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Schritt 3: Workflow aktivieren und nutzen
Sobald der Workflow aktiviert ist, läuft der Prozess automatisch ab. Erfasst einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter einen Kundenauftrag, der die definierte Wertgrenze überschreitet, wird der zuständige Genehmigende unmittelbar benachrichtigt, entweder per Push-Notification auf dem Fiori Launchpad oder per E-Mail. Alle offenen Genehmigungsaufgaben laufen in der App „My Inbox“ zusammen. Dort kann der Genehmiger den Auftrag direkt einsehen, freigeben, ablehnen oder zur Nacharbeit zurückgeben. Kommentare lassen sich direkt im Freigabetext hinterlegen, die Genehmigungshistorie ist jederzeit einsehbar und nachvollziehbar.
Mehr Transparenz durch die My Inbox
Eine zentrale Rolle spielt die Fiori-App „My Inbox“. Hier laufen alle durch einen flexiblen Workflow ausgelösten Genehmigungsaufgaben zusammen. Sie dient als zentraler Posteingang für sämtliche offenen Entscheidungen und ersetzt somit den klassischen Weg. Der Genehmiger sieht direkt, welche Verkaufsbelege auf seine Freigabe warten. Er kann diese einsehen, freigeben, ablehnen oder zur Nachbearbeitung zurückgeben. Dabei kann er Kommentare direkt im Freigabekontext hinterlassen.
Zudem ist die App auch auf mobilen Endgeräten verfügbar. So können Sie Freigaben unabhängig vom Standort erteilen – direkt vom Smartphone, Tablet oder Desktop aus.
Hinzu kommt, dass jeder Zuständige seine Stellvertreterregelung direkt über das Fiori Launchpad pflegen kann, sodass das Team offene Aufgaben auch bei Abwesenheit zuverlässig weiterbearbeitet. Damit verwandelt SAP S/4HANA Ihren technischen Workflow in einen steuerbaren, transparenten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten.
Vorteile für IT und Fachbereich
Der Umstieg auf flexible Workflows bietet sowohl der IT als auch dem Fachbereich Vorteile. In der IT lassen sich Freigaben standardnäher und strukturierter abbilden. Zudem gibt es weniger Individualentwicklung und somit auch weniger Wartungsaufwand.
Der Fachbereich profitiert von schnelleren Entscheidungen, mehr Transparenz über offene Freigaben und kürzeren Liegezeiten.
Use-Case: Zwei Projektbeispiele
In der Praxis zeigt sich der Mehrwert deutlich. So führte ein mittelständisches Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe flexible Workflows inkl. Vier-Augen-Prinzip für Sonderkonditionen ein, die Key-User eigenständig pflegen und anpassen können. Dadurch stiegen die Compliance und die Prozesssicherheit, ohne die Flexibilität im Tagesgeschäft zu beeinträchtigen.
Ein weiterer Anwendungsfall ist der eines Industriekonzerns, der seine Genehmigungsworkflows im Vertrieb vollständig auf das neue Framework umstellte und alles in das Fiori Launchpad integrierte. Dadurch können die Genehmigenden offene Vorgänge einsehen und gezielt steuern.
Fazit
Mit flexiblen Workflows unter SAP S/4HANA lassen sich Freigabeprozesse im Vertrieb standardnah abbilden. Das funktioniert transparent, anpassungsfähig und ohne großen IT-Aufwand. Somit kommt es bei Freigaben zu deutlich weniger Engpässen, sondern zu steuerbaren Prozessen und das alles innerhalb des Fiori Launchpads in SAP S/4HANA.
FAQ
Was sind flexible Workflows in SAP S/4HANA?
Flexible Workflows ermöglichen es, Genehmigungsprozesse für Vertriebsbelege direkt im SAP-Standard abzubilden. Unternehmen können beispielsweise Kundenaufträge abhängig vom Auftragswert, der Belegart oder anderen Merkmalen automatisch zur Freigabe weiterleiten.
Welche Vorteile bieten flexible Workflows gegenüber SAP ECC?
Während Freigabeprozesse in SAP ECC häufig individuell entwickelt und dauerhaft durch die IT betreut werden müssen, lassen sich flexible Workflows in SAP S/4HANA standardnah konfigurieren. Das reduziert Entwicklungs- und Wartungsaufwände und ermöglicht es Key-Usern, viele Anpassungen eigenständig vorzunehmen.
Wie funktioniert die Freigabe von Kundenaufträgen in SAP S/4HANA?
Zunächst werden Teams, Zuständigkeiten und Stellvertretungen definiert. Anschließend legen Sie die Startbedingungen und Genehmigungsschritte des Workflows fest. Sobald ein Kundenauftrag die definierten Kriterien erfüllt, wird der zuständige Genehmigende automatisch benachrichtigt und kann den Auftrag prüfen, freigeben, ablehnen oder zur Nacharbeit zurückgeben.
Welche Rolle spielt die Fiori-App „My Inbox“?
In der „My Inbox“ laufen alle offenen Genehmigungsaufgaben zentral zusammen. Genehmigende können dort Vertriebsbelege einsehen, Entscheidungen treffen, Kommentare hinterlegen und die bisherige Genehmigungshistorie nachvollziehen. Die Anwendung steht auf dem Desktop sowie auf Smartphones und Tablets zur Verfügung.
Welche Vorteile ergeben sich für IT und Fachbereich?
Die IT profitiert von weniger Individualentwicklungen, einem geringeren Wartungsaufwand und standardnäheren Prozessen. Der Fachbereich erhält mehr Transparenz, klar definierte Verantwortlichkeiten und schnellere Entscheidungen. Dadurch verkürzen sich die Liegezeiten von Kundenaufträgen und Freigabeprozesse lassen sich flexibler steuern.
Lassen Sie sich beraten
Wenn Sie die Freigabeprozesse in Ihrem Vertrieb bereits heute standardnah, transparent und übersichtlich gestalten möchten, fragen Sie uns gerne für ein kostenloses Erstgespräch zur Anforderungsaufnahme zum Thema flexible Workflows an. In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen dann, wie Sie flexible Workflows in Ihrem Vertrieb einsetzen können.
