So sieht ein leistungsstarker Stammdatenprozess aus
Ein funktionierender Stammdatenprozess ist essenziell für jedes Unternehmen. Noch besser als ein schneller Stammdatenprozess ist ein durchdachter Ablauf, der durch gezielte Maßnahmen eines sicherstellt: Ihr Materialstamm bleibt konsistent, dublettenfrei und damit auf lange Sicht effektiv nutzbar. Wie Sie das umsetzen, zeigen wir in diesem Beitrag.
Warum ist ein guter Stammdatenprozess wichtig?
Ein guter Stammdatenprozess in SAP MM durchläuft die Schritte:
- Erstellung,
- Validierung,
- Verwaltung und
- Pflege.
Die Qualität dieser Stammdaten beeinflusst die effektive Arbeit des Logistikbereichs Ihres Unternehmens. Eine Fülle an Dubletten, unzureichenden Materialinformationen und veraltete Lieferantenpreise sind nur Beispiele für Szenarien, die sich ergeben, wenn der Stammdatenprozess nicht funktioniert.
All diese Probleme verlangsamen den kompletten Beschaffungsprozess und beeinflussen die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens. Die Folgen können sich letztendlich sogar auf die Zufriedenheit der Kunden auswirken, wenn Ihr Unternehmen nicht mit hoher Qualität überzeugen kann.
Ein guter Stammdatenprozess ist also in dieser Struktur so wichtig, da er
- für eine hohe Stammdatenqualität sorgt,
- eine effiziente Arbeitsorganisation zulässt,
- den Gewinn steigert.
Gepflegte Stammdaten sind ebenfalls eine verlässliche Grundlage bei Entscheidungen eines Unternehmens. Sie können für Prognosen genutzt werden und bei Analysen eine gute Aussage über den Bedarf Ihres Unternehmens liefern. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier.
Wollen Sie darüber hinaus wissen, warum sich gute Materialstammdatenpflege rechnet? In diesem Beitrag verraten wir es Ihnen.
Warum ist ein guter Stammdatenprozess langsam?
Im Worst-Case-Szenario erstellt jeder Mitarbeiter ohne weiteren Abgleich mit dem System das für seinen Arbeitsschritt gerade benötigte Material neu. Das bedeutet ein schnelles Vorankommen für den Einzelnen, hinterlässt auf lange Sicht aber Chaos in den Stammdaten. Wir haben tatsächlich schon Unternehmen betreut, bei denen pro Tag 200 neue Stammdaten angelegt wurden – auf lange Sicht ein Albtraum für jedes Unternehmen.
Wir empfehlen Unternehmen im Stammdatenprozess mehrere Schritte und zusätzliche Maßnahmen zur effektiven Erstellung, Überprüfung und Verwaltung der Stammdaten zu implementieren. Diese müssen Zuständige dann immer wieder schleifenartig durchlaufen.
Im Vergleich zu der “schnelleren” Variante bietet so ein Stammdatenprozess mehrere Zwischenschritte zur Überprüfung und Qualitätssicherung der Stammdaten. Die Arbeit erfolgt dementsprechend präziser und meist gebunden an klare Richtlinien und Regeln.
So verbessert sich der Stammdatenprozess
Hat Ihr Unternehmen mit Stammdatenchaos zu kämpfen, dann können mehrere Maßnahmen helfen, um den Stammdatenprozess in Ordnung zu bringen und damit effektiv zu gestalten.
Prozessskizzierung
Zuallererst ist es hilfreich zu skizzieren, wie der aktuelle Stammdatenprozess verläuft. Diese Übersicht hilft dem Unternehmen dabei, erste Schwachstellen oder Lücken ausfindig zu machen.
Folgende Fragen sind dabei wichtig:
- Welche der oben genannten Arbeitsschritte werden bereits abgedeckt? Welche nicht?
- Welche Tools werden bereits genutzt, um die Schritte zu vereinfachen?
Validierungsregeln
Validierungsregeln können erstellt werden, um einen festen Rahmen für die Stammdatenerstellung zu geben. Nur dann, wenn diese erfüllt sind, werden die neuen Stammdaten freigegeben.
Berechtigungskonzepte
Berechtigungskonzepte sorgen für eine bessere Arbeitsteilung. So werden bestimmten Mitarbeitern bestimmte Aufgaben und Funktionen freigegeben, während andere gesperrt sind. So können Sie sicherstellen, dass jeder auf seine Aufgaben begrenzten Zugriff auf Daten und die Programme hat.
Workflows
Um den Aufgabenfluss zu verbessern, empfehlen sich automatisierte Workflows. Diese helfen Prozesse zu steuern, indem bestimmte Ereignisse an bestimmte Bedingungen geknüpft sind.
Hier ein einfaches Beispiel: Hat eine Person 1 Aufgabe 1 erfüllt, werden die Daten automatisch an Person 2 weitergesendet, die dann Aufgabe 2 ausführt. Diese Kette nennt man dann Workflow. Somit bekommt der Stammdatenprozess einen einheitlichen Ablauf mit einer klar strukturierten Arbeitsteilung.
SAP MDG
Das SAP Modul bietet eine zentrale Verwaltungsmöglichkeit für Stammdaten. Das kann dabei helfen, einen besseren Überblick über Änderungen zu behalten und die Stammdatenqualität ordnungsgemäß zu überwachen. So werden Fehler schneller gefunden und behoben.
Auch die vorher beschriebenen Validierungsregeln und Berechtigungskonzepte können mit dem Modul erstellt werden.
Somit bietet SAP MDG verschiedenste Möglichkeiten, um die Stammdatenverwaltung so effektiv wie möglich zu gestalten und damit zu gewährleisten, dass Mitarbeiter die Stammdaten nach klaren Regeln und Abläufen erstellen.
Mitarbeiterschulungen
Ein Unternehmen sollte einen großen Fokus auf die Schulung von Mitarbeitern setzen. Wenn Abteilungen neue Tools wie Workflows einführen, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter in die Abläufe und Änderungen eingearbeitet wird. Somit treten keine Missverständnisse auf und die Zuständigen können die Arbeitsschritte richtig und nach den vorgegebenen Regeln ausführen.
Dies gilt auch dann, wenn Regeln für einheitliche Stammdatenformate beschlossen werden. So kann sich jeder an das Format halten und die Stammdaten bleiben konsistent einheitlich.
Fazit
Ein funktionierender Stammdatenprozess ist wichtig für ein Unternehmen. Läuft dieser unstrukturiert ab, kann das große Folgen haben. Feste Richtlinien, wiederholte Prüfung und Überwachung sollten Teil der Arbeitsschleife sein, damit Stammdaten verlässlich für die Beschaffungs- und Lagerprozesse genutzt werden können. Von Validierungsregeln bis zu Mitarbeiterschulungen: Einem Unternehmen bieten sich mehrere Möglichkeiten an, um Stammdatenerstellung, -pflege und -verwaltung strukturiert und verlässlich zu gestalten.
Haben Sie weitere Fragen?
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