SAP S/4HANA im Einkauf: Neue Möglichkeiten für Bestellanforderungen
Bestellanforderungen bilden einen zentralen Ausgangspunkt im Beschaffungsprozess. Somit hat jede Ungenauigkeit und jeder Fehler an dieser Stelle direkten Einfluss auf Kosten, Durchlaufzeiten und Prozessqualität in den Folgeschritten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie SAP S/4HANA diese Herausforderungen mit passenden Anwendungen adressiert und welche Vorteile sich daraus für Ihre Beschaffung ergeben.
Was ist eine Bestellanforderung?
Die Bestellanforderung (BANF) ist ein Antrag an den internen Einkauf, mit dem Sie den Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung übermitteln. So stoßen Sie den Beschaffungsvorgang an. Zu den Inhalten einer solchen Anforderung zählen u. a. der Bestelltermin, die Menge und die Art der benötigten Waren bzw. Leistungen.
Diese Punkte sind in einzelne Bestellpositionen gegliedert, die sich aus Kopfdaten, einer Positionsübersicht und den jeweiligen Einzelpositionen zusammensetzen. Letztere enthalten die konkreten Angaben zu Art, Menge und Termin der zu beschaffenden Ware bzw. Dienstleistung. Anschließend erfolgt die finale Umsetzung der Bestellanforderung durch die Bestellung im Einkauf.
Mit unserem umfangreichen Wissen unterstützen wir Sie bei allen Herausforderungen rund um das Themen Vertriebsprozesse und SAP S/4HANA Sales.
Herausforderungen im Umgang mit Bestellanforderungen
Bestellanforderungen bilden die Grundlage jedes Beschaffungsprozesses. Somit haben Ungenauigkeiten in dieser Disziplin direkte Auswirkungen auf die nachgelagerten Schritte. Im eng verknüpften Purchase-to-Pay-Prozess können bspw. falsch erfasste Materialien oder die Auswahl eines teuren Zulieferers unnötig hohe Ausgaben verursachen.
Darüber hinaus führt die Bestellung falscher Materialien in der Produktion im schlimmsten Fall zu Verzögerungen oder sogar zu Produktionsstaus. Gleichzeitig ist die Umsetzung von Bestellanforderungen in vielen Unternehmen von manuellen Schritten geprägt. Dazu zählen bspw. die Auswahl des passenden Lieferanten oder die gesonderte Prüfung und Freigabe kostenintensiver Einkäufe.
Zusätzliche Herausforderungen entstehen durch fehlende Transparenz über Bedarfe, Zuständigkeiten im Prozess und den aktuellen Bearbeitungsstand der Bestellanforderungen. Kommen zudem Medienbrüche, uneinheitliche Abläufe oder unvollständige Angaben hinzu, steigt das Risiko für Verzögerungen, Rückfragen und Fehler im weiteren Beschaffungsverlauf.
Bestellanforderungen unter SAP S/4HANA
Unter SAP S/4HANA sind zahlreiche Beschaffungsaktivitäten inklusive der Bestellanforderung im Bereich Sourcing & Procurement verortet. Das System umfasst somit zahlreiche Aufgaben rund um diesen Prozess und unterteilt sie in einzelne Anwendungen. Dazu gehören bspw. die Erstellung, Verwaltung und Genehmigung der Bestellanforderung.
Fiori App: Bestellanforderungen anlegen – erweitert
Die App “Bestellanforderungen anlegen – erweitert” bietet Anwendern einen besonders umfangreichen Funktionsrahmen und eignet sich für komplexe Anforderungen. Mithilfe dieser Anwendung können Sie zunächst Bestellanforderungen anlegen, angefangen bei der Auswahl der Belegart.
Darüber hinaus verfügt die App über zahlreiche Funktionen zur Anzeige, Bearbeitung und zum Löschen von Bestellanforderungen. So können Sie auf der Kopfebene einer Bestellanforderung die Belegart, die Beschreibung oder die Kopfnotiz pflegen. Kopfnotizen dienen der Erfassung von relevanten Informationen für Ihre Mitarbeiter im Prozess.
Außerdem verfügt die App über weitere Funktionen. Dazu gehört u. a. die Bildung von Summen und Zwischensummen für numerische Felder wie Nettowert oder Menge. Dabei lassen sich Zwischensummen auch über mehrere Spalten hinweg bilden, z. B. nach Werk und Material. Darüber hinaus können Sie die Genehmigungshistorie einer Bestellanforderung mitsamt der einzelnen Workflow-Schritte einsehen.
Fiori App: Bestellanforderungen verwalten – Professionell
Diese Anwendung ist im Vergleich zu “Bestellanforderungen anlegen – erweitert” wesentlich schlanker und daher für Standard- und Verwaltungsprozesse geeignet. Hier können Sie Ihre Bestellanforderungen ebenfalls anlegen, anzeigen und pflegen. Allerdings sind für die Bearbeitung Berechtigungen notwendig, die Sie an Ihre Mitarbeiter vergeben.
Elemente lassen sich in der App entweder in einer flachen Liste oder in einer Hierarchieliste hinzufügen. Die flache Liste bietet eine lineare Darstellung der Positionen und eignet sich für Positionen ohne strukturierte Reihenfolge oder Positionsgruppen. Die Hierarchieliste hingegen ermöglicht eine strukturierte, hierarchische Darstellung und kann sowohl Positionsgruppen als auch einzelne Positionen enthalten.
Darüber hinaus können Sie mit der App bereits abgelehnte Bestellanforderungen bearbeiten und neu einreichen. In dem Zuge entfernen Sie den Status “Abgelehnt”. Weitergehend können Sie während der Bearbeitung oder Anlage einer Bestellanforderung den voraussichtlich anschließenden Workflow betrachten. Dabei passt sich der abgezeichnete Verlauf der Workflows inklusive Prüfschritte entsprechend an Ihre Änderungen während der Bearbeitung an.
Fiori App: Bestellanforderungen bearbeiten und genehmigen
Die Fiori App “Bestellanforderungen bearbeiten und genehmigen” dient der Bearbeitung von Bestellanforderungen vor einer anschließenden Genehmigung. Dafür können Sie zunächst zahlreiche Faktoren wie bspw. Notizen, Bestellanforderungspositionen oder allgemeine Informationen im Bestellanforderungskopf einsehen.
Darüber hinaus zeigt die App Informationen aus der Bestellanforderungsposition an. Dazu gehören bspw. allgemeine Informationen, festgelegte Mengen oder Anlagen und Genehmigungsdetails.
Bei Bedarf können Sie außerdem zahlreiche Details bearbeiten. Für Nicht-Limit- und Limitpositionen lassen sich bspw. Kontierungsdaten, Ansprechpartner oder Notizen pflegen. Zudem können Sie Genehmigungsdetails im Anzeigemodus über die App „Workflow-Instanzen verwalten“ bearbeiten und um weitere Prozessschritte ergänzen.
Diese Vorteile liefert SAP S/4HANA für Ihre Bestellanforderungen
SAP S/4HANA hilft Ihnen dabei, typische Schwachstellen im Umgang mit Bestellanforderungen gezielt zu reduzieren. Dafür stellt SAP ein zentrales System bereit, reduziert dadurch Medienbrüche und erhöht die Nutzerfreundlichkeit durch den Einsatz von Fiori Apps.
Darüber hinaus profitieren Sie durch die Nutzung dieser Anwendungen von Transparenz über Bedarfe, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände im gesamten Beschaffungsprozess. Gleichzeitig sorgen standardisierte Abläufe und zentrale Pflegeoptionen dafür, dass Fehler und Medienbrüche frühzeitig vermieden werden.
Zudem lassen sich Freigabe- und Genehmigungsprozesse strukturiert und effizient steuern. So senken Sie den manuellen Aufwand, das Risiko für Verzögerungen und unnötige Kosten.
Fazit
SAP S/4HANA bietet für Ihre Bestellanforderungen eine moderne und strukturierte Systemunterstützung. Die Fiori Apps decken dabei sowohl die Anlage und Verwaltung als auch die Bearbeitung und Genehmigung von Anforderungen gezielt ab. Dadurch profitieren Anwender von einer erhöhten Transparenz, standardisierten Abläufen und einer spürbaren Reduzierung manueller Aufwände. So lassen sich Fehler, Verzögerungen und unnötige Kosten im Purchase-to-Pay-Prozess wirksam vermeiden.
Lassen Sie sich beraten
Wenn Sie weitere Fragen zur Umsetzung von Bestellanforderungen mit SAP S/4HANA haben, dann melden Sie sich gerne bei uns.
