Über Jahre hinweg haben sich im Einkauf individuelle Prozesse, Sonderlösungen und manuelle Arbeitsschritte etabliert. SAP S/4HANA schafft standardisierte Einkaufsprozesse, vereinfacht Abläufe und ermöglicht Entscheidungen auf Basis einheitlicher Daten. Wie SAP S/4HANA die Standardisierung im Einkauf unterstützt und welche Vorteile sich daraus für Sie ergeben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Herausforderungen individueller SAP-Lösungen
Viele Unternehmen passen ihre SAP-Systeme mithilfe von Einzellösungen an ihre individuellen Anforderungen an. Dadurch entstehen Probleme, sodass bspw. Freigaben liegen bleiben, Zuständigkeiten nicht eindeutig definiert sind und kritische Abweichungen oftmals erst erkannt werden, wenn bereits Handlungsbedarf besteht.
Zudem müssen sie zwischen verschiedenen Transaktionen wechseln, Informationen aus mehreren Quellen zusammentragen und manuelle Auswertungen erstellen. Diese Vorgehensweise ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit und erschwert die Entscheidungsfindung.
SAP S/4HANA unterstützt Sie dabei, diese Strukturen zu vereinfachen. Standardisierte Prozesse sorgen für klare Abläufe, höhere Transparenz und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT.
Mit unserem umfangreichen Wissen unterstützen wir Sie bei allen Herausforderungen rund um das Themen Vertriebsprozesse und SAP S/4HANA Sales.
Die wichtigsten Funktionen von SAP S/4HANA im Einkauf
Besonders diese fünf Funktionen schaffen einen deutlichen Mehrwert und sorgen für mehr Standardprozesse im Einkauf:
1. Fiori Launchpad: Rollenbasiert statt transaktionsgetrieben
S/4HANA ersetzt das klassische SAP-Easy-Access-Menü durch das Fiori Launchpad. Auf einer übersichtlichen Oberfläche stellt es alle relevanten Apps, Aufgaben und Informationen bereit. So können Sie direkt auf die Funktionen zugreifen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Die Procurement Overview bietet Ihnen einen Überblick über den Status von Bestellungen, Lieferplänen, Kontakten und offenen Freigaben. Sie haben laufende Vorgänge und offene Aufgaben somit immer im Blick.
Zusätzlich unterstützt die Enterprise Search die Arbeit mit einer intelligenten Suchfunktion. Bereits während der Eingabe erscheinen passende Vorschläge, sodass Sie schneller zu den benötigten Informationen gelangen und direkt in die entsprechende Anwendung wechseln können.
Auch Anpassungen lassen sich deutlich einfacher umsetzen. Mithilfe der Key-User-Extensibility passen Sie Oberflächen eigenständig an Ihre Anforderungen an. Sie können Felder ein- oder ausblenden, Registerkarten verschieben oder Bezeichnungen ändern, ohne dass zusätzlicher IT-Aufwand entsteht.
Das sorgt für kürzere Einarbeitungszeiten, eine höhere Produktivität und weniger Anpassungsaufwand durch die IT.
2. Effiziente Freigabeprozesse durch flexible Workflows in SAP S/4HANA
Freigaben im Einkauf gelten häufig als Engpass. Unklare Zuständigkeiten, starre Genehmigungsprozesse und fehlende Transparenz führen zu Verzögerungen.
SAP S/4HANA bietet mit flexiblen Workflows eine Lösung, um Genehmigungsprozesse standardnäher zu gestalten. Freigaben lassen sich einstufig oder mehrstufig konfigurieren, nach Betrag, Belegart oder Organisationseinheit definieren und direkt durch Key User pflegen. Dadurch lassen sich Prozesse einfacher anpassen und besser an organisatorische Veränderungen ausrichten.
Ergänzend sammelt die „My Inbox“ sämtliche offenen Genehmigungsaufgaben an einer zentralen Stelle. Genehmiger können Vorgänge direkt in der Anwendung prüfen, freigeben, ablehnen oder zur Nacharbeit zurückgeben inklusive Kommentarfunktion und Stellvertreterregelung.
Dadurch beschleunigen Sie Entscheidungen, haben weniger Liegezeiten und erhöhen die Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess.
3. Situation Handling: Kritische Abweichungen frühzeitig erkennen
Viele Unternehmen investieren täglich viel Zeit in die manuelle Kontrolle von Listen, Berichten und Auswertungen.
Situation Handling in S/4HANA überwacht kontinuierlich definierte Geschäftssituationen automatisch im Hintergrund. Sobald eine relevante Abweichung auftritt, informiert es Sie automatisch per Fiori-Notification, E-Mail oder Microsoft Teams. Dadurch können Sie frühzeitig auf kritische Entwicklungen reagieren und potenzielle Probleme vermeiden, bevor diese Auswirkungen auf den operativen Betrieb haben.
4. Transparente Analyse von Einkaufsausgaben
In vielen Unternehmen erfolgt das Reporting zu den Einkaufsvolumina und Ausgaben nach wie vor manuell in Excel oder in nachgelagerten Auswertungen. Die Zusammenführung dieser Daten ist zeitaufwendig und erschwert Entscheidungsprozesse.
SAP S/4HANA integriert entsprechende Analysen dagegen direkt in die Systemlandschaft. Mit dem Purchasing Spend Dashboard können Sie Ihre Einkaufsausgaben direkt im System filtern und nach Lieferanten, Einkaufsgruppen und Materialgruppen analysieren. Die Beschaffungsübersicht liefert Ihnen auf einer zentralen Oberfläche aktuelle Kennzahlen zu Bestellungen und Lieferleistungen.
Somit erkennen Sie Entwicklungen schneller und treffen Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.
5. Supplier Evaluation: Objektive Lieferantenbewertung
Die Operational Supplier Evaluation in S/4HANA ermöglicht eine Lieferantenbewertung auf Basis relevanter Kennzahlen und berücksichtigt dabei beispielsweise Qualität, Liefertreue oder weitere relevante Kriterien. Mit Supplier Evaluation By Time verfolgen Sie die Lieferantenperformance einzelner Lieferanten über längere Zeiträume hinweg.
Die Score History ermöglicht zusätzlich historische Analysen nach Lieferanten, Materialgruppe und Einkaufsorganisation.
Dadurch erkennen Sie negative Entwicklungen frühzeitig, schaffen eine objektive Grundlage für Lieferantengespräche und treffen fundierte Entscheidungen bei der Lieferantensteuerung.
Vorteile durch Standardisierung im Einkauf mit SAP S/4HANA
Mit den fünf vorgestellten Funktionen ersetzen Sie individuelle Einzellösungen und Sonderanpassungen durch ein standardisiertes und integriertes Einkaufsmodell. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile.
Höhere Effizienz in operativen Einkaufsprozessen: Einheitliche Oberflächen, rollenbasierte Arbeitsbereiche und zentrale Suchfunktionen reduzieren den Aufwand für die tägliche Systemnutzung. Sie finden relevante Informationen schneller, bearbeiten Aufgaben mit weniger Prozessschritten und profitieren von einer deutlich simpleren Benutzerführung. Gleichzeitig sinkt der Schulungsaufwand, da standardisierte Prozesse leichter verständlich sind.
Schnellere Entscheidungen durch Transparenz: Standardisierte Prozesse schaffen eine einheitliche Datenbasis für den gesamten Einkauf. Dadurch erhalten Sie Transparenz über Bedarfe, Ausgaben, Lieferantenleistungen und laufende Vorgänge. Die Informationen stehen im System direkt zur Verfügung und Sie müssen diese nicht aus verschiedenen Systemen wie Excel oder manuellen Auswertungen zusammenführen. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit und erhöht die Qualität operativer sowie strategischer Entscheidungen.
Proaktive Steuerung statt reaktiver Problemlösung: Mithilfe von Funktionen wie Situation Handling erkennt der Einkauf kritische Entwicklungen frühzeitig. Sie erkennen dadurch kritische Abweichungen, bevor sie zum Problem werden. Sie können außerdem Risiken wie Terminüberschreitungen, ausstehende Freigaben oder Lieferprobleme schneller erkennen und bearbeiten. Dadurch sinken Risiken und Prozessunterbrechungen.
Geringerer Betriebs- und Wartungsaufwand: Je näher Prozesse am Standard sind, desto geringer ist der Aufwand für die Entwicklung, die Tests und die Wartung individueller Anpassungen. Sie profitieren von einer stabileren Systemlandschaft und können neue Funktionen und Innovationen schneller übernehmen. Gleichzeitig sind Ihre Fachbereiche flexibler, da sie bestimmte Anpassungen eigenständig vornehmen können.
Einheitliches Verständnis in der Zusammenarbeit: Standardisierte Prozesse schaffen ein gemeinsames Verständnis von Abläufen, Rollen und Verantwortlichkeiten. Fachbereiche und IT arbeiten auf einer einheitlichen Daten- und Prozessbasis. Abstimmungen erfolgen schneller, Verbesserungen lassen sich effizienter umsetzen und Projekte basieren auf klaren Strukturen.
Fazit
Mit SAP S/4HANA stehen Ihnen zahlreiche Standardfunktionen zur Modernisierung Ihrer Einkaufsprozesse zur Verfügung. Funktionen wie flexible Workflows, Situation Handling oder Supplier Evaluation schaffen mehr Transparenz, reduzieren manuelle Aufwände und unterstützen schnellere Entscheidungen im Einkauf.
FAQ
Wie unterstützt SAP S/4HANA die Standardisierung im Einkauf?
SAP S/4HANA ersetzt individuelle Einzellösungen und manuelle Abläufe durch integrierte Standardprozesse. Rollenbasierte Oberflächen, automatisierte Workflows und einheitliche Daten schaffen klare Zuständigkeiten, reduzieren Fehlerquellen und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und IT.
Welche SAP-S/4HANA-Funktionen bieten im Einkauf den größten Mehrwert?
Besonders relevant sind das Fiori Launchpad, flexible Workflows, Situation Handling, integrierte Ausgabenanalysen und die Operational Supplier Evaluation. Diese Funktionen vereinfachen die tägliche Arbeit, erhöhen die Transparenz und unterstützen fundierte Entscheidungen.
Wie lassen sich Freigabeprozesse mit SAP S/4HANA beschleunigen?
Flexible Workflows ermöglichen ein- oder mehrstufige Freigaben, die beispielsweise nach Betrag, Belegart oder Organisationseinheit definiert werden können. Über „My Inbox“ bearbeiten Genehmiger alle offenen Aufgaben zentral und können Vorgänge direkt freigeben, ablehnen oder zur Nacharbeit zurückgeben.
Wie erkennt SAP S/4HANA kritische Abweichungen im Einkauf?
Das Situation Handling überwacht definierte Geschäftssituationen automatisch im Hintergrund. Bei Abweichungen wie ausstehenden Freigaben, Lieferproblemen oder Terminüberschreitungen werden die zuständigen Personen per Fiori-Notification, E-Mail oder Microsoft Teams informiert.
Welche Vorteile entstehen durch standardisierte Einkaufsprozesse?
Standardisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeitsschritte, verkürzen Bearbeitungs- und Einarbeitungszeiten und schaffen eine einheitliche Datenbasis. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Entwicklung, Wartung und Tests individueller Anpassungen. Unternehmen können Risiken früher erkennen und neue SAP-Funktionen schneller nutzen.
Lassen Sie sich beraten
Wenn Sie bewerten möchten, welches Potenzial die Standardisierung in Ihrem Unternehmen bietet oder wenn Sie vor einer Migration auf SAP S/4HANA stehen, dann fragen Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch an. Dort setzen wir uns ganz unverbindlich zusammen und analysieren Ihre Ausgangssituation und zeigen konkrete Handlungsoptionen für Ihren Einkauf auf.
